Cómo compartir archivos de forma segura con su firma de auditoría y mantener el control total con elDoc

En el entorno empresarial actual, compartir documentos con las firmas auditoras es algo habitual, pero no debería sentirse como una apuesta

Cada año, las organizaciones intercambian miles de documentos con firmas auditoras externas: desde estados financieros y reportes de cumplimiento hasta actas de juntas directivas y evidencias de respaldo. Este intercambio es esencial para la transparencia y el buen gobierno corporativo, pero también es uno de los momentos más vulnerables dentro del ciclo de vida de su información.

Porque, en el instante en que un archivo sale de su entorno seguro…
también pierde el control sobre él.

Incluso los socios de confianza operan fuera de sus políticas internas y de su perímetro de seguridad. En cuanto un documento se envía por correo electrónico o se comparte mediante un enlace común, aparece una cascada de riesgos invisibles:

• 📤 Redistribución no controlada: un correo reenviado o un enlace copiado puede exponer información sensible a destinatarios no autorizados.
• 💾 Disponibilidad permanente: la mayoría de los enlaces para compartir archivos permanecen activos mucho después de que concluya la auditoría, lo que permite acceder a los datos más allá de su propósito original.
• 📸 Copias imposibles de rastrear: los destinatarios pueden descargar, imprimir o capturar pantallas de material confidencial sin que usted llegue a enterarse.
• 🔍 Sin posibilidad de revocación: una vez que el archivo se ha compartido, ya no hay vuelta atrás. No existe una forma fiable de retirar o caducar el acceso cuando finaliza la auditoría.

Estos escenarios no son hipotéticos: ocurren todos los días. Por eso, los métodos tradicionales de intercambio —archivos adjuntos en correos, enlaces genéricos en la nube o carpetas compartidas— ya no son suficientes. Ofrecen rapidez, pero sacrifican lo más importante: seguridad, visibilidad y control.

El problema no es solo el riesgo externo, sino la pérdida del control interno

Dentro de tu organización puedes contar con controles de acceso estrictos, cifrado y registros completos de actividad. Pero en cuanto compartes información con un tercero, toda esa estructura de seguridad se desmorona. Tus informes confidenciales, contratos o evidencias internas pueden convertirse de inmediato en algo susceptible de:

• Ser duplicado sin autorización
• Ser reenviado a personas desconocidas
• Permanecer indefinidamente en la bandeja de entrada o el almacenamiento de otra persona

Incluso si confías plenamente en tus auditores, la cadena de custodia de tus archivos se fragmenta y deja de ser verificable. Y cuando los auditores regulatorios pregunten más tarde «¿Quién tuvo acceso a este archivo y en qué momento?», es posible que no puedas dar una respuesta completa.

Eso no es cumplimiento.
Es exposición.

Recupere el control más allá de su perímetro con el intercambio seguro de archivos de elDoc

elDoc cambia las reglas del juego. Le permite extender sus políticas internas de seguridad más allá de su propia infraestructura, ofreciéndole control continuo sobre sus archivos incluso después de compartirlos externamente.

Cuando comparte documentos con su firma auditora mediante elDoc, usted puede:

• 🔐 Restringir descargas, copias y reenvíos, manteniendo los archivos en modo de solo visualización cuando sea necesario
• ⏳ Establecer fechas de expiración automáticas para revocar el acceso cuando finalice el periodo de auditoría
• 🚫 Retirar o desactivar el acceso de inmediato, incluso después de haber compartido un archivo
• 🧾 Rastrear cada interacción: quién lo vio, cuándo, desde dónde y qué acciones realizó

Con elDoc, sus archivos nunca quedan “a la deriva”. Permanecen bajo su control, protegidos mediante gobernanza de acceso en tiempo real, verificación de identidad y trazabilidad completa de auditoría. Usted conserva la libertad de colaborar y la autoridad para proteger. Así puede compartir con confianza, sin compromisos.

Cómo elDoc hace que compartir archivos con firmas auditoras sea seguro y sencillo

Así es como elDoc garantiza que mantengas el control desde la primera carga hasta la descarga final.

Organiza, estructura y comparte a tu manera

Comienza cargando tus documentos de auditoría en elDoc o seleccionando archivos existentes desde tu espacio de trabajo seguro. Todo lo que cargues permanece listo para compartirse bajo tus propios términos. Con elDoc puedes fácilmente:

• 🗂 Crear carpetas y subcarpetas que reflejen tu propia lógica interna de archivado, por ejemplo: secciones separadas para ingresos, gastos, estados financieros, documentación legal o informes de gestión.
• 📂 Cargar documentos de forma masiva para preparar rápidamente un paquete completo de auditoría sin tener que enviar archivos individuales uno por uno.
• 🎞 Admite múltiples formatos de archivo, desde documentos ofimáticos y PDF hasta imágenes, hojas de cálculo e incluso archivos de vídeo utilizados como evidencia o demostraciones operativas.

Esta estructura te permite ofrecer a los auditores externos un acceso claro y organizado exactamente a lo que necesitan… y nada más.

Cada carpeta y archivo puede tener sus propios permisos, reglas de expiración y controles de acceso, lo que significa que puedes:

• Compartir una carpeta en modo «solo visualización»
• Conceder acceso a otra para revisión colaborativa
• Proteger anexos confidenciales o documentos del consejo mediante marcas de agua y restricciones de copia

Tu equipo auditor se beneficia de claridad y orden, mientras tú mantienes un control granular en cada nivel.

Uso seguro y control total: cómo elDoc gestiona cada paso del proceso

Al compartir archivos con su firma de auditoría, elDoc garantiza que cada paso del proceso sea seguro, transparente y esté completamente bajo su control. No se trata solo de enviar documentos, sino de gobernar cómo, cuándo y quién puede acceder a ellos.

Opciones de uso compartido flexibles

elDoc le permite elegir la forma más cómoda y segura de entregar sus documentos.
Puede enviar archivos directamente por correo electrónico a los auditores designados, incluyendo notas personalizadas o contexto adicional, o generar un enlace seguro único, con control de acceso, que puede compartir manualmente.
Ambos métodos le ofrecen total visibilidad sobre quién puede acceder a cada archivo y durante cuánto tiempo, garantizando que incluso los intercambios rutinarios sigan siendo seguros.

Controles de acceso avanzados

Antes de enviar cualquier archivo, usted decide con exactitud cómo podrán interactuar los destinatarios con él.
elDoc admite múltiples capas de autenticación para verificar la identidad del usuario y evitar accesos no autorizados:

• Contraseña de un solo uso (OTP): cada destinatario recibe un código único que confirma su identidad antes de visualizar el archivo.
• Protección con contraseña personalizada: añada una segunda capa de seguridad compartiendo la contraseña a través de un canal confiable.

Al combinar OTP con contraseñas personalizadas, crea un sólido sistema de doble autenticación, ideal para documentos financieros o legales de alta sensibilidad.

Acceso con límite de tiempo

Para evitar que los archivos obsoletos sigan siendo accesibles, elDoc permite establecer fechas y horas de expiración automáticas para cada documento compartido.
Una vez que el archivo caduca, el acceso se revoca al instante, aunque el enlace siga existiendo.
Esta función es esencial para ciclos de auditoría, colaboraciones de corta duración y revisión de borradores, garantizando que los datos confidenciales no estén disponibles más allá de su propósito previsto.

Experiencia de visualización controlada

No todos los destinatarios necesitan permisos completos de edición. elDoc te permite definir exactamente cómo pueden visualizarse tus archivos:

• Formato original para colaboración editable
• Formato PDF para un acceso estandarizado y de solo lectura
• Formato de imagen segura para una protección máxima, convirtiendo los archivos en vistas no editables basadas en imágenes

Esto garantiza que los datos sensibles puedan visualizarse, pero no copiarse, imprimirse ni extraerse, preservando la confidencialidad incluso durante la revisión externa.

Marcado de agua dinámico para garantizar la trazabilidad

Para evitar distribuciones no autorizadas, elDoc aplica automáticamente marcas de agua dinámicas a cada documento compartido.
Estas marcas de agua pueden incluir la dirección de correo del destinatario, la fecha y hora de acceso y otros identificadores personalizados, lo que hace que cada archivo sea trazable de forma única.
Incluso si se realizan capturas de pantalla o fotografías, la fuente queda identificada de inmediato, añadiendo responsabilidad y disuadiendo cualquier uso indebido.

Restricciones de descarga y re-compartición

Usted mantiene el control total sobre lo que sucede con sus documentos después de compartirlos.
Puede habilitar o deshabilitar las descargas, limitar los formatos disponibles (original o PDF) o restringir el acceso a modo “solo lectura”.
Además, elDoc le permite bloquear por completo la re-compartición o permitirla manteniendo visibilidad completa de cada destinatario secundario, asegurando que nada escape a su control.

Auditoría y monitoreo completos

Desde el momento en que comparte un archivo, elDoc comienza a rastrear y registrar automáticamente cada interacción: quién accedió, cuándo, qué acciones realizó e incluso desde qué dirección IP o dispositivo (si está habilitado).
Puede supervisar esta actividad en tiempo real para reportes de cumplimiento y documentación de auditoría.

Confianza, cumplimiento y control

Con elDoc, la compartición segura de archivos se convierte en un proceso controlado de extremo a extremo.
Cada documento que envía cuenta con autenticación, autorización, trazabilidad y auditabilidad, garantizando que incluso después de compartirlo externamente, nunca pierda supervisión.

En resumen: no solo envía archivos, sino que define cómo se gestionan, quién los ve y cuándo dejan de estar disponibles.
Ese es el poder de la colaboración segura y cumpliendo con la normativa gracias a elDoc.

No hay ambigüedad: solo un registro completo y verificable que demuestra cómo se gestionó cada archivo

Más allá de la compartición segura: un espacio de colaboración unificado y controlado

Con elDoc, la seguridad no termina una vez que se envía un archivo: se extiende a la manera en que usted y su firma auditora colaboran.
No es solo una herramienta para transferir documentos de forma segura; es un entorno de colaboración dedicado, diseñado para las necesidades específicas de las auditorías.

En una auditoría típica, el proceso no termina después de subir los archivos solicitados.
Los auditores los revisan, analizan los datos y envían preguntas de seguimiento o documentos de trabajo para aclaraciones.
Tradicionalmente, esto genera una cadena desordenada de correos electrónicos, adjuntos y versiones ad-hoc de archivos distribuidos en bandejas de entrada y unidades de almacenamiento: difícil de rastrear, imposible de asegurar y complicado de conciliar posteriormente.

elDoc elimina ese caos.

En lugar de enviar archivos de un lado a otro, usted y sus auditores trabajan dentro de un único espacio seguro, diseñado específicamente para el intercambio y la revisión de documentos.

Así es como funciona:

• 🗂 Carpetas de colaboración dedicadas: puede crear carpetas compartidas específicas para una auditoría o ciclo de informes. Cada carpeta funciona como una “sala de datos” controlada, donde ambas partes pueden subir, revisar y comentar documentos sin salir del entorno seguro.
• 🔁 Intercambio bidireccional: ¿Necesita proporcionar aclaraciones, evidencia adicional o documentos actualizados? Simplemente súbalos a la misma carpeta controlada: todas las acciones permanecen completamente auditables y con sello de tiempo.
• ⏰ Respuesta más rápida: con todo centralizado, los ciclos de retroalimentación se reducen de días a horas, ahorrando tiempo valioso en la preparación y respuesta de auditorías.

Esto significa que la colaboración ocurre en tiempo real, sin comprometer la confidencialidad ni el cumplimiento normativo. Cada comentario, revisión y aportación compartida se registra de manera segura, eliminando las incertidumbres sobre quién subió qué y cuándo.

Acceso externo ilimitado, sin licencias adicionales necesarias

Cuando se trata de colaborar con auditores externos o revisores de terceros, elDoc elimina las barreras de licencias habituales que ralentizan o complican el intercambio de archivos. A diferencia de muchas plataformas empresariales que requieren que cada participante externo tenga una cuenta de pago o una licencia de usuario dedicada, elDoc permite acceso externo ilimitado, sin costo adicional. Esto significa que su firma de auditoría, consultores, asesores legales u otros colaboradores autorizados pueden acceder y colaborar de forma segura en los archivos compartidos sin necesidad de registrarse o pagar una suscripción separada.

Este enfoque ofrece importantes ventajas operativas y financieras:

• 🔓 Colaboración externa sin fricciones: invite a tantos usuarios externos como necesite (auditores, asesores o socios) de manera instantánea y segura.
• 💸 Sin costos ocultos: su suscripción ya incluye acceso externo ilimitado; no hay tarifas por usuario, asientos adicionales que gestionar ni restricciones de acceso durante los picos de auditoría.
• 🧩 Configuración simplificada: los usuarios externos (como los auditores) pueden autenticarse mediante verificación OTP o contraseñas de acceso temporales, sin necesidad de integrarlos por completo en el sistema interno de su empresa.
• ⚖️ Permisos controlados: incluso con acceso ilimitado, usted conserva plena autoridad para definir el rol de cada auditor, ya sea solo visualización, comentarios o carga, garantizando que cada acción permanezca dentro de su modelo de gobernanza.

Esta flexibilidad convierte a elDoc en un verdadero puente de colaboración entre organizaciones, no solo en una herramienta de almacenamiento seguro.
Puede compartir archivos de manera libre y segura con múltiples firmas de auditoría, revisores externos o socios comerciales, todo dentro de la misma plataforma segura, sin preocuparse por límites de usuarios, tarifas adicionales o brechas de cumplimiento.

En esencia: elDoc le permite extender su ecosistema seguro hacia afuera (a cada auditor, revisor o socio) con cero fricciones por licencias y supervisión completa de la seguridad.