如何安全地與您的審計公司分享文件，並使用 elDoc 完全掌控

在現今的商業環境中，與審計公司共享文件已成為日常操作，但這不應該感覺像是一場冒險

每年，組織都會與外部審計公司交換數千份文件，從財務報表和合規報告，到董事會會議記錄及支持性證據。這種交流對於透明度和公司治理至關重要，但同時也是資訊生命週期中最脆弱的時刻之一。

因為一旦文件離開您的安全環境……
您的控制權也隨之消失。

即使是可信賴的合作夥伴，也可能在您的內部政策和安全邊界之外操作。一旦文件透過電子郵件或簡單鏈接發送，您就會面臨一系列無形風險：

• 📤 無法控制的再分發：轉發的電子郵件或複製的鏈接可能將敏感數據暴露給未授權的接收者。
• 💾 永久可訪問性：大多數文件共享鏈接在審計結束後仍然有效，意味著數據可能在其用途之外長期被訪問。
• 📸 無法追蹤的副本：接收者可以下載、列印或截圖機密資料，而您可能永遠不會知道這件事發生過。
• 🔍 無法撤回：一旦文件被分享，就無法收回。審計完成後，沒有可靠的方式可以撤銷或過期訪問權限。

這些情況並非假設，它們每天都可能發生。因此，傳統的共享方式：電子郵件附件、一般雲端鏈接、共享網路硬碟，已經不足以應對。它們提供了速度，但犧牲了最重要的因素：安全性、可見性與控制權。

問題不僅在於外部風險，而在於內部控制的喪失

在組織內部，您可能有嚴密的訪問控制、加密以及活動日誌。但一旦向外部共享，這套安全框架便會崩潰。您的機密報告、合同或內部證據可能會突然被：

• 未經許可複製
• 被轉發給未知的第三方
• 無限期保留在他人的郵箱或硬碟中

即使您完全信任審計人員，文件的保管鏈也可能變得分散且無法驗證。當監管審計員日後詢問「誰何時訪問了這份文件？」時，您可能無法提供完整答案。

這不是合規。
而是風險暴露。

使用 elDoc 安全文件共享，重新掌控超越邊界的權限

elDoc 改變了這種情況。它允許您將內部安全政策延伸至自有基礎設施之外，即使文件被外部共享，您仍可持續掌控。

當您透過 elDoc 與審計公司共享文件時，您可以：

• 🔐 限制下載、複製與再分享，必要時將文件設定為僅可瀏覽
• ⏳ 設定自動過期日期，在審計期結束時撤銷訪問權限
• 🚫 即時撤回或禁用訪問，即使文件已被分享
• 🧾 追蹤每次互動：誰查看了、何時查看、從何處查看以及進行了哪些操作

使用 elDoc，您的文件永遠不會「流失」。它們始終在您的掌控之下，受實時訪問治理、身份驗證與可追蹤審計軌跡保護。您保有協作自由，也擁有保護權限，能安心分享而不妥協。

elDoc 如何讓與審計公司的文件共享既安全又輕鬆

以下是 elDoc 如何確保您在整個流程中保持控制權，從首次上傳到最終下載。

按您的方式組織、結構化與共享

首先將審計文件上傳至 elDoc，或從您的安全工作區選擇現有文件。所有上傳的文件都可按照您的特定條件隨時共享。使用 elDoc，您可以輕鬆做到：

• 🗂 建立文件夾及子文件夾，以反映您內部的歸檔邏輯，例如將收入、支出、財務報表、法律文件或管理報告分開管理。
• 📂 批量上傳文件，快速準備完整的審計包，無需逐個發送文件。
• 🎞 支援多種文件格式、從標準辦公文件和 PDF，到圖片、試算表，甚至用作證據或操作展示的影片文件。

這種結構可讓您的外部審計人員清楚、井然有序地訪問所需文件，而不會額外接觸不相關內容。

每個文件夾和文件都可設定獨立權限、過期規則及訪問控制，這意味著您可以：

• 將某個文件夾設為「僅可瀏覽」模式共享
• 將另一個文件夾授予協作審閱
• 對機密附錄或董事會文件施加浮水印及複製限制，確保安全

審計團隊可以享有清晰有序的工作流程，而您則在每個層面保持細緻的控制權。

安全共享與全面控制：elDoc 如何管理每個步驟

在與審計公司共享文件時，elDoc 確保每個流程步驟都安全、透明，並完全在您的掌控之下。這不僅是傳送文件，而是管理文件的存取方式、時間與對象。

靈活的共享選項

elDoc 讓您選擇最方便且安全的方式傳送文件。
您可以直接透過電子郵件將文件發送給指定審計人員，可附帶個人化註解或說明；或生成一個唯一、受訪問控制的安全鏈接，手動分享給他人。
這兩種方法都可讓您完全掌握每份文件的訪問對象與時效，確保即使是日常交流也保持安全。

進階訪問控制

在發送任何文件前，您可以精確設定接收者的互動方式。
elDoc 支援多層身份驗證，以確認用戶身份並防止未授權訪問：

• 一次性密碼（OTP）：每位接收者會收到獨特代碼，觀看文件前需確認身份。
• 自訂密碼保護：增加第二道防線，透過信任渠道安全共享密碼。

結合 OTP 與自訂密碼，即可建立強大的雙重驗證系統，非常適合高度敏感的財務或法律文件。

時間限制訪問

為防止過期文件仍可被訪問，elDoc 允許您為每份共享文件設定自動過期日期與時間。
文件一旦過期，訪問權限立即撤銷，即使鏈接仍存在。
此功能對於審計週期、短期協作及草稿審查非常重要，可確保機密數據不會超出其預定用途。

受控瀏覽體驗

並非每位接收者都需要完整編輯權限。elDoc 可讓您精確設定文件的瀏覽方式：

• 原始格式，用於可編輯協作
• PDF 格式，用於標準化只讀訪問
• 安全圖片格式，將文件轉為不可編輯的圖片視圖以提供最高保護

這確保機密資料可以被查看但無法複製、列印或提取、即使在外部審查期間也能保護機密性。

動態浮水印追蹤

為防止未授權分發，elDoc 會自動為每份共享文件加上動態浮水印。
浮水印可包含接收者電子郵件、訪問日期和時間，以及自訂標識，使每份文件可被唯一追蹤。
即使有人截圖或拍照，也能立即識別來源，增加責任感並防止濫用。

下載與再分享限制

您可完全掌控文件分享後的使用情況。
您可以啟用或禁用下載，限制為特定格式（原始或 PDF），或設定為「僅可瀏覽」模式。
此外，elDoc 可選擇完全阻止再分享，或允許再分享的同時保持對每位二次接收者的完整可見性，確保一切在您的掌控下。

全面審計與監控

從您分享文件的那一刻起，elDoc 即自動追蹤並記錄每次互動：誰訪問、何時訪問、進行了哪些操作，甚至是從哪個 IP 或設備訪問（如啟用）。
您可以即時監控這些活動，用於合規報告和審計文件。

信心、合規與控制

使用 elDoc，安全文件共享成為端到端可控的流程。
您發送的每份文件都具備身份驗證、授權、可追蹤性及審計能力、確保即使外部共享，您仍然完全掌控。

簡而言之：您不僅僅是發送文件，您定義文件的存在方式、誰能看到以及何時消失。
這就是使用 elDoc 進行安全、合規協作的強大力量。

毫無歧義、完整、可驗證的證據軌跡，證明每份文件的處理情況。

超越安全共享：統一、可控的協作空間

使用 elDoc，安全不僅止於文件發送後，而是延伸到您與審計公司之間的協作方式。
它不僅是安全傳輸文件的工具，更是一個專為審計互動需求設計的專用協作環境。

在一般審計中，上傳所需文件後，流程並不會結束。
審計人員會審查文件、分析數據，並回傳後續問題或工作文件以便澄清。
傳統上，這會導致電子郵件、附件及臨時文件版本混亂地散佈於郵箱與硬碟中，難以追蹤、無法保障安全，也難以事後核對。

elDoc 消除了這種混亂。

不必再來回傳送文件，您與審計人員可在單一安全工作區內進行操作，此工作區專為文件交換與審查而設計。

運作方式如下：

• 🗂 專用協作文件夾：您可以為特定審計任務或報告週期建立共享文件夾。每個文件夾都像受控的「資料室」，雙方可上傳、審查及評論文件，而無需離開安全環境。
• 🔁 雙向交換：需要提供澄清、補充證據或更新文件？只需上傳至同一受控文件夾，所有操作都可完整審計並帶時間戳記。
• ⏰ 更快回應：一切集中管理後，反饋週期可從數天縮短至數小時，節省寶貴的審計準備與回覆時間。

這意味著協作可實時進行，且不會影響機密性或合規性。每個共享的見解、評論與修訂都被安全記錄，不再需要猜測誰在何時上傳了什麼。

無限外部訪問，無需額外授權

在與外部審計人員或第三方審閱者協作時，elDoc 消除了通常會拖慢或複雜化文件共享的授權限制。不同於許多企業平台要求每位外部參與者擁有付費帳號或專屬使用者授權，elDoc 允許無限外部訪問，無需額外費用。這意味著您的審計公司、顧問、法律顧問或任何其他授權對象都能安全訪問並協作處理共享文件，無需購買或註冊額外訂閱。

這種方式帶來重大的運營與財務優勢：

• 🔓 無摩擦的外部協作：可按需邀請任意數量外部用戶，審計人員、顧問或合作夥伴可立即安全加入。
• 💸 無隱藏成本：您的訂閱已包含無限外部訪問；無每用戶費用、無額外席位管理，也不受審計高峰期間訪問限制。
• 🧩 簡化設定：外部用戶（如審計人員）可透過 OTP 驗證或臨時訪問密碼進行身份確認，無需完整加入公司內部系統。
• ⚖️ 控制權限：即使無限訪問，您仍可完全掌控每位審計人員的角色，僅瀏覽、評論或上傳，確保每個操作皆在治理模型之內。

這種彈性使 elDoc 成為跨組織真正的協作橋樑，而不僅僅是安全存儲工具。
您可以在同一安全平台上，自由且安全地與多家審計公司、外部審閱者或商業夥伴共享文件，無需擔心用戶限制、額外費用或合規漏洞。

簡言之：elDoc 使您能將安全生態系統向外延伸，覆蓋每位審計人員、審閱者或合作夥伴，並實現零授權摩擦與完整的安全監控。