Jak bezpiecznie udostępniać pliki w elDoc: przewodnik krok po kroku

W świecie pełnym zagrożeń Twoje pliki zasługują na więcej niż zwykły link

W dzisiejszym szybkim, cyfrowym świecie udostępnianie plików to nie opcja — to codzienność. Niezależnie od tego, czy wysyłasz poufną ofertę biznesową, umowę prawną czy wrażliwe dokumenty wewnętrzne, jest to część Twojego codziennego przepływu pracy.

Ale oto trudna prawda:
🛑 Zagrożenia cybernetyczne ewoluują.
🛑 Naruszenia danych rosną w siłę.
🛑 Jedno nieostrożne udostępnienie może prowadzić do nieodwracalnych szkód.

Podstawowe narzędzia do udostępniania plików mogą oferować szybkość i prostotę, ale często kosztem bezpieczeństwa, kontroli i przejrzystości.

A gdybyś mógł udostępniać pliki bez zastanawiania się: „Kto jeszcze może to zobaczyć?”
Albo: „Czy mogą to przesłać dalej? Edytować? Zachować na zawsze?”

Nie potrzebujesz tylko wygody.
Potrzebujesz pewności, odpowiedzialności i ochrony wbudowanej w system.

Tu wkracza funkcja elDoc Secure File Sharing (bezpiecznego udostępniania plików).

Stworzony z myślą o nowoczesnych zespołach i wrażliwych danych, elDoc łączy prostotę użytkowania z ochroną klasy korporacyjnej, w tym siedem zaawansowanych warstw inteligentnego bezpieczeństwa. Każdy udostępniony plik jest w pełni śledzony, kontrolowany pod względem dostępu i zarządzany według Twoich zasad, a nie domyślnych ustawień innych.

✅ Udostępniaj swobodnie — bez utraty kontroli.
✅ Współpracuj na zewnątrz — bez narażania prywatności.
✅ Pracuj szybciej — bez kompromisów w zakresie bezpieczeństwa.

Z elDoc nie wysyłasz tylko plików.
Wysyłasz je w pełni bezpiecznie.

Bezpieczne udostępnianie plików z elDoc: przewodnik krok po kroku

Udostępnianie ważnych dokumentów nie powinno oznaczać ryzyka dla bezpieczeństwa. Dzięki elDoc Secure File Sharing zyskujesz pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do Twoich plików, kiedy, w jaki sposób i na jak długo — wszystko w kilku prostych krokach.

W tym przewodniku pokażemy Ci, jak korzystać z zaawansowanych narzędzi do udostępniania plików w elDoc, z zrzutami ekranu i instrukcjami krok po kroku. Nauczysz się:

• Bezpiecznie udostępniać pliki
• Stosować nawet 7 warstw zabezpieczeń
• Monitorować aktywność plików dzięki szczegółowej ścieżce audytu

Krok 1: Prześlij lub wybierz plik

Zacznij od przesłania dokumentu, który chcesz udostępnić, lub wybierz istniejący plik z przestrzeni roboczej elDoc.

Krok 2: Wybierz sposób udostępniania

Pliki możesz udostępniać na dwa sposoby:

• Wyślij e-mailem – dodaj konkretnych odbiorców. Uwaga: wybierając tę opcję, możesz również dołączyć własną wiadomość, aby przekazać odbiorcy kontekst lub instrukcje.
• Wygeneruj bezpieczny link – utwórz link, którym możesz udostępnić plik ręcznie

Krok 3: Skonfiguruj kontrolę dostępu

Przed udostępnieniem skonfiguruj uprawnienia i ograniczenia dla odbiorców.

Aby upewnić się, że tylko właściwy odbiorca ma dostęp do pliku, elDoc umożliwia zastosowanie wielu warstw kontroli dostępu:

• Jednorazowe hasło (OTP): Po włączeniu odbiorca otrzyma unikalny kod dostępu e-mailem. Kod ten należy wprowadzić przed otwarciem udostępnionego pliku — dodaje to etap weryfikacji tożsamości, chroniący przed nieautoryzowanym dostępem, nawet jeśli link zostanie przesłany dalej.
• Dodatkowe hasło ochronne: Dla zwiększenia bezpieczeństwa możesz ustawić własne hasło. Należy je przekazać odbiorcy za pośrednictwem zaufanego kanału (np. zaszyfrowanej wiadomości, telefonu, bezpiecznego czatu).

🔒 Połącz OTP z własnym hasłem dla podwójnej warstwy uwierzytelniania — idealne do udostępniania dokumentów prawnych, finansowych lub wrażliwych.

Krok 4: Ustaw datę wygaśnięcia

Nie każdy plik musi być dostępny bezterminowo. W elDoc możesz ustawić datę i godzinę wygaśnięcia udostępnionych plików — dostęp zostanie automatycznie cofnięty, gdy plik nie będzie już potrzebny.

Jest to szczególnie przydatne dla:

• Ofert wymagających szybkiej reakcji
• Poufnych wersji roboczych
• Współpracy ograniczonej czasowo

Jak to działa:

• Włącz opcję „Ustaw datę wygaśnięcia”.
• Wybierz konkretną datę i godzinę, po której plik stanie się niedostępny.
• Po wygaśnięciu link przestanie działać — nawet jeśli odbiorca nadal go posiada.

⛔ To pomaga zapobiec krążeniu przestarzałych dokumentów i chroni Twoje dane przed dostępem dłużej niż jest to konieczne.

Krok 5: Konwersja do formatu nieedytowalnego obrazu

Udostępniając wrażliwe treści, kontrola sposobu otwierania pliku jest równie ważna, jak kontrola tego, kto ma do niego dostęp.

W elDoc możesz wybrać format, w jakim udostępniony plik będzie otwierany przez odbiorcę:

• Format oryginalny – plik pozostaje w pełni interaktywny i edytowalny, tak jak został stworzony
• Format PDF – powszechnie kompatybilny, gotowy do druku
• Bezpieczny format obrazu – konwertuje plik na obraz nieedytowalny (np. PDF oparty na obrazie), umożliwiając tylko podgląd

Jak to działa:

Przed wysłaniem pliku wybierz preferowany tryb dostępu spośród dostępnych opcji.
Jeśli wybierzesz Bezpieczny format obrazu, elDoc automatycznie zamieni plik w obraz tylko do podglądu, uniemożliwiając:

• Kopiowanie tekstu lub zawartości
• Edytowanie lub nanoszenie adnotacji w pliku
• Wyodrębnianie danych z dokumentu

💡 Dlaczego warto? Tryb Bezpiecznego obrazu zapewnia maksymalną ochronę, umożliwiając jedynie podgląd treści — bez możliwości kopiowania czy modyfikacji. Idealny do udostępniania projektów prawnych, projektów graficznych, informacji własnościowych lub wszelkich treści, które muszą pozostać nienaruszone.

Krok 6: Dodaj znaki wodne

Aby zniechęcić do nieautoryzowanego udostępniania lub robienia zrzutów ekranu, elDoc umożliwia automatyczne dodanie dynamicznych znaków wodnych na każdej stronie udostępnionego pliku.

Znaki wodne są generowane indywidualnie dla każdego odbiorcy i mogą zawierać takie informacje jak:

• Adres e-mail odbiorcy
• Data i godzina dostępu
• Niestandardowe etykiety lub tagi (jeśli włączone)

Jak to działa:

Przed udostępnieniem pliku włącz opcję znaków wodnych. elDoc osadzi znak wodny bezpośrednio w dokumencie — niewidoczny do edycji i niemożliwy do usunięcia.

💡 Dlaczego warto? Znaki wodne działają jako silny środek odstraszający przed wyciekiem informacji. Jeśli ktoś zrobi zrzut ekranu lub rozpowszechni plik, można natychmiast ustalić, do kogo należał dostęp — co zwiększa odpowiedzialność i zniechęca do niewłaściwego użycia.

Krok 7: Ogranicz lub kontroluj pobieranie plików

W elDoc masz pełną kontrolę nad tym, co odbiorcy mogą zrobić z udostępnionymi plikami — w tym możliwość całkowitego ograniczenia pobierania.

Możesz przyznać uprawnienia do przeglądania, przesyłania lub edycji, ale możesz też zablokować pobieranie, aby pliki pozostały bezpiecznie w środowisku elDoc.

Jak to działa:

• Włącz lub wyłącz uprawnienia do pobierania podczas konfiguracji dostępu do pliku.
• Jeśli pobieranie jest zablokowane, odbiorcy mogą jedynie przeglądać plik, bez możliwości zapisania lokalnej kopii.
• Jeśli pobieranie jest dozwolone, możesz określić format pobierania:
  • Format oryginalny – zachowaj plik w jego natywnym formacie
  • Format PDF – pobierz plik w formacie konwertowanym (jeśli obsługiwany)

💡 Dlaczego warto? Ograniczenie pobierania uniemożliwia zapisywanie, udostępnianie lub przeglądanie plików offline — idealne do poufnych podglądów, ochrony własności intelektualnej lub kontrolowanej współpracy zewnętrznej.

Krok 8: Ustaw kontrolę nad dalszym udostępnianiem

W elDoc możesz zdecydować, czy odbiorcy mogą ponownie udostępniać plik — dając pełną kontrolę nad tym, jak daleko trafią Twoje dokumenty.

Jak to działa:

• Włącz lub wyłącz opcję „Pozwól na dalsze udostępnianie” podczas konfigurowania udostępniania.
• Jeśli opcja jest wyłączona, odbiorca nie może przesłać ani udostępnić pliku innym osobom.
• Jeśli opcja jest włączona, elDoc będzie nadal śledzić plik, nawet gdy zostanie ponownie udostępniony — rejestrując, komu, kiedy i w jaki sposób uzyskano dostęp.

💡 Dlaczego warto? Ta funkcja zapewnia pełną widoczność pliku — nawet gdy zostanie udostępniony poza pierwotnym odbiorcą. Idealne do zachowania śledzenia i kontroli w wielostronnych współpracach.

Krok 9: Włącz audyt i monitorowanie

Każda interakcja z udostępnionym plikiem ma znaczenie — a z elDoc nie musisz się zastanawiać, co się wydarzyło po kliknięciu „wyślij”. elDoc automatycznie tworzy kompleksowy dziennik audytu, rejestrując wszystkie działania związane z Twoim udostępnionym plikiem, w tym:

• Kto uzyskał dostęp do pliku
• Kiedy uzyskano dostęp
• Jakie działania wykonano (przeglądano, pobrano, edytowano, ponownie udostępniono)
• Gdzie (dane IP/lokalizacja, jeśli włączone)

Jak to działa:

• Audyt i monitorowanie są domyślnie włączone dla każdego udostępnionego pliku.
• Możesz przeglądać dzienniki bezpośrednio w panelu aktywności pliku w czasie rzeczywistym lub pobierać raporty do celów zgodności, archiwizacji lub przeglądu incydentów.

💡 Dlaczego warto? Dzienniki audytu zapewniają pełną widoczność i odpowiedzialność — niezbędne dla bezpieczeństwa, zgodności i odpowiedzialnego zarządzania danymi wrażliwymi.

Podsumowanie: pełna kontrola przy każdym udostępnieniu

W dzisiejszym cyfrowym świecie bezpieczne udostępnianie plików nie jest opcjonalne — jest koniecznością. Niezależnie od tego, czy wysyłasz poufne dokumenty biznesowe, umowy prawne czy raporty wewnętrzne, potrzebujesz nie tylko sposobu na przesłanie plików — potrzebujesz sposobu, by je kontrolować, chronić i monitorować od początku do końca.

elDoc daje Ci dokładnie to.

Dzięki szczegółowym uprawnieniom, wielowarstwowej ochronie i pełnej przejrzystości audytu, elDoc umożliwia udostępnianie dokumentów z pełnym poczuciem bezpieczeństwa — bez względu na to, kto jest odbiorcą.

✅ Ty kontrolujesz, kto uzyskuje dostęp do Twoich plików
✅ Ty określasz, w jaki sposób są używane
✅ Ty śledzisz każdą interakcję

Twoje pliki. Twoje zasady. Twój spokój umysłu.

Wykorzystaj elDoc, aby każdy udostępniany plik pozostał bezpieczny, możliwy do śledzenia i chroniony!