Jak organizować pliki z wykorzystaniem AI: klasyfikacja, zmiana nazw i automatyczne umieszczanie w odpowiednich folderach

Przez długi czas prawdziwa automatyzacja dokumentów wydawała się poza zasięgiem. Technologia nie była jeszcze na tyle rozwinięta, aby AI mogła czytać, rozumieć i podejmować działania w odniesieniu do złożonej różnorodności dokumentów, z którymi firmy pracują każdego dnia.

AI miała trudności z interpretacją kontekstu, rozróżnianiem typów dokumentów oraz określeniem, co powinno wydarzyć się dalej: czy zmienić nazwę, sklasyfikować dokument, czy przenieść plik do odpowiedniego folderu. Wyzwanie to potęgowała różnorodność formatów plików, takich jak PDF, dokumenty skanowane, obrazy czy dane nieustrukturyzowane, co sprawiało, że natychmiastowe odnalezienie treści i efektywne utrzymanie porządku było niemal niemożliwe.

Dziś sytuacja zmieniła się diametralnie.
Dzięki rozwojowi zaawansowanych modeli językowych (LLM) oraz architektury Retrieval-Augmented Generation (RAG) AI potrafi dziś rozumieć znaczenie, podążać za logiką i wykonywać precyzyjne działania na podstawie poleceń użytkownika. To połączenie sprawia, że AI nie tylko przetwarza tekst, lecz także go analizuje i wyciąga wnioski, podejmując inteligentne decyzje w czasie rzeczywistym.

Właśnie tutaj pojawia się elDoc.

Stworzyliśmy elDoc, Twojego AI Document Employee opartego na modelach LLM i architekturze RAG, aby wprowadzić prawdziwą inteligencję do zarządzania dokumentami. elDoc czyta i rozumie Twoje pliki, klasyfikuje je według typu, zmienia ich nazwy zgodnie z ustalonymi zasadami oraz automatycznie umieszcza je w odpowiednich folderach.

Co najważniejsze, elDoc realizuje to w pełni bezpiecznie.
Bezpieczeństwo oraz kontrola dostępu stanowią fundament architektury elDoc, zapewniając ochronę danych, dokumentów i procesów AI na każdym etapie.

Efekt?
Potężny, inteligentny i bezpieczny asystent AI, który zamienia chaos dokumentów w perfekcyjny porządek, dzięki czemu możesz skupić się na rozwoju biznesu, a nie na zarządzaniu folderami.

1️⃣ Prześlij dokumenty do elDoc AI w dowolnym formacie

Rozpoczęcie pracy z elDoc AI Document Super Intelligence jest niezwykle proste.
Możesz przesyłać dokumenty partiami lub pojedynczo, w zależności od tego, co najlepiej pasuje do Twojego procesu pracy. Nie musisz przygotowywać plików, zmieniać ich nazw ani informować AI o ich zawartości, ponieważ elDoc zajmuje się wszystkim automatycznie. Niezależnie od tego, czy są to pliki PDF, zeskanowane dokumenty, notatki odręczne czy obrazy, elDoc przyjmuje je wszystkie. Nie musisz martwić się typami plików, formatami ani konwencjami nazewnictwa, nawet nieznane lub świeżo zeskanowane pliki są przetwarzane bez wysiłku. Po przesłaniu elDoc natychmiast rozpoczyna analizę i rozumienie dokumentów, przygotowując je do inteligentnej klasyfikacji, nadawania nazw i organizacji dokładnie tak, jak tego potrzebujesz.

2️⃣ elDoc AI automatycznie odczytuje i przetwarza Twoje pliki za pomocą OCR

Po przesłaniu dokumentów elDoc AI Document Super Intelligence natychmiast rozpoczyna ich przygotowanie do pogłębionej analizy. Wykorzystuje zaawansowaną technologię OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), aby wyodrębnić tekst i dane z każdej strony, dzięki czemu nawet dokumenty skanowane lub oparte na obrazach stają się w pełni dostępne i natychmiast przeszukiwalne w dalszym przetwarzaniu przez AI. Zanim rozpocznie się OCR, mechanizmy Computer Vision inteligentnie optymalizują każdy plik, obracając strony do właściwej orientacji, wykrywając krawędzie i normalizując tło. Gwarantuje to, że każdy dokument, niezależnie od sposobu skanowania czy pozyskania, jest przetwarzany z maksymalną przejrzystością i dokładnością. Silnik OCR w elDoc jest wielojęzyczny z założenia, obsługując ponad 120 języków w chmurze oraz ponad 60 języków w środowisku on-premise. Oznacza to, że organizacje międzynarodowe mogą przetwarzać i rozumieć swoje dokumenty praktycznie w każdym języku, z zachowaniem tego samego poziomu precyzji i niezawodności.

Rezultatem są czyste i czytelne dane, które AI może rozumieć i na ich podstawie podejmować działania, umożliwiając precyzyjną klasyfikację, nadawanie nazw oraz organizację dokumentów bez jakiejkolwiek ingerencji manualnej.

3️⃣ Klasyfikacja i organizacja plików z AI zgodnie z Twoimi zasadami

Gdy pliki zostaną przesłane i staną się przeszukiwalne, elDoc AI Document Super Intelligence przechodzi do kolejnego etapu, klasyfikując i organizując dokumenty dokładnie tak, jak tego oczekujesz. W ramach funkcji AI File Classification wystarczy określić, w jaki sposób dokumenty mają zostać pogrupowane, na przykład według typu, roku, działu lub projektu. AI rozpoznaje kontekst każdego pliku i automatycznie stosuje wskazaną logikę, aby prawidłowo oznaczyć i skategoryzować każdy dokument.

Możesz rozpocząć od prostego polecenia, takiego jak:

„Pogrupuj i sklasyfikuj wszystkie dokumenty według typu i roku”.

Możesz także pójść o krok dalej i stworzyć bardziej złożone polecenia oparte na regułach, odzwierciedlające logikę Twojego biznesu.
Na przykład:

„Sprawdź kod nieruchomości w każdym dokumencie i sklasyfikuj go odpowiednio:”

• R001–R100 → Nieruchomość mieszkalna
• C001–C100 → Nieruchomość komercyjna
• G001–G100 → Nieruchomość publiczna

Na koniec elDoc może pogrupować lub przenieść pliki do odpowiednich folderów na podstawie tych klasyfikacji, tworząc natychmiast uporządkowane i przejrzyste repozytorium. Ponieważ elDoc rozumie polecenia w języku naturalnym, nie potrzebujesz żadnego programowania ani konfiguracji – wystarczy powiedzieć AI, czego oczekujesz, a system zajmie się resztą.

4️⃣ Zmiana nazw plików z AI zgodnie z Twoimi regułami i schematami

Koniec z plikami o nazwach typu „final_final_version(2).pdf”. Dzięki elDoc AI Document Super Intelligence nadawanie nazw staje się inteligentne, uporządkowane i w pełni zautomatyzowane.

Możesz zdefiniować własne reguły lub schematy nazewnictwa, na przykład:
{Client}-{DocType}-{YYYY} lub {Department}-{Project}-{Date}, a następnie pozwolić AI zmienić nazwy wszystkich dokumentów zgodnie z tym wzorcem. Proces jest natychmiastowy, bezbłędny i w pełni konfigurowalny, dzięki czemu dokumenty zawsze zachowują jasny i spójny format.

AI może również automatycznie zmieniać nazwy plików na podstawie ich klasyfikacji lub treści. Na przykład, jeśli elDoc zidentyfikuje plik jako „Umowę nieruchomości mieszkalnej”, może nadać mu nazwę:

• ResidentialProperty_Contract_R024.pdf
  lub jeśli jest to dokument finansowy:
• Invoice_ACME_2024_0045.pdf

Dzięki temu pliki są nie tylko prawidłowo sklasyfikowane, lecz także natychmiast rozpoznawalne i łatwe do odnalezienia, niezależnie od tego, jak bardzo rozrośnie się Twoja biblioteka dokumentów. Spójne schematy nazewnictwa sprawiają, że cyfrowe środowisko pracy pozostaje uporządkowane, przeszukiwalne i gotowe na audyt, oszczędzając Twój czas i eliminując frustrację związaną z poszukiwaniem właściwej wersji dokumentu.

5️⃣ Automatyczne umieszczanie plików w odpowiednich folderach z AI

Gdy dokumenty zostaną sklasyfikowane i otrzymają odpowiednie nazwy, elDoc wykonuje ostatni krok, czyli automatycznie umieszcza je w właściwych folderach. Koniec z ręcznym przeciąganiem plików i zastanawianiem się, gdzie powinny trafić. elDoc AI Document Super Intelligence działa zgodnie z Twoją zdefiniowaną logiką biznesową i hierarchią folderów, aby każdy plik znalazł się dokładnie tam, gdzie powinien. Możesz ustawić strukturę folderów według działu, projektu, klienta, typu dokumentu lub daty, w zależności od tego, co najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji. elDoc konsekwentnie stosuje te zasady, tworząc przejrzystą, logiczną i łatwą do śledzenia strukturę w całej bibliotece dokumentów.

To jednak nie wszystko. Gdy przesyłasz nowe pliki, AI natychmiast rozpoznaje ich charakter i umieszcza je bezpośrednio w odpowiednich folderach, utrzymując perfekcyjny porządek w czasie. Nie musisz już martwić się o zagubione czy nieposortowane dokumenty. Niezależnie od tego, czy zarządzasz kilkudziesięcioma dokumentami, czy milionami plików, elDoc zapewnia uporządkowane, zsynchronizowane i intuicyjne środowisko pracy, umożliwiając zespołom szybki dostęp do potrzebnych informacji dokładnie wtedy, gdy są potrzebne.

Dzięki temu, że AI zajmuje się rozmieszczaniem plików, zyskujesz pewność, że każdy dokument, od faktur i umów po formularze HR i raporty, zawsze automatycznie trafia na swoje właściwe miejsce.

6️⃣ Indeksowanie i tagowanie dokumentów z wykorzystaniem AI

Jedną z najbardziej zaawansowanych i przełomowych funkcji elDoc AI Document Super Intelligence jest możliwość automatycznego i bezwysiłkowego przechwytywania danych oraz ich indeksowania z wykorzystaniem AI.

Dzięki funkcji AI Document Indexing and Tagging możesz określić, które pola lub dane elDoc ma wyodrębniać z dowolnego typu dokumentu, niezależnie od tego, czy jest to faktura, umowa, rachunek za media, transkrypcja czy raport. Po zdefiniowaniu AI inteligentnie odczytuje każdy plik, identyfikuje odpowiednie pola i automatycznie wyodrębnia oraz uzupełnia dane w Panelu Indeksowania.

Panel Indeksowania staje się centrum zarządzania, umożliwiając:

• Sortowanie i filtrowanie dokumentów według określonych kryteriów
• Analizowanie wyodrębnionych danych w celu identyfikacji trendów i uzyskania wartościowych wniosków
• Automatyzację dalszych procesów, takich jak akceptacje, powiadomienia czy integracje z systemami ERP i CRM

To, co czyni to rozwiązanie wyjątkowym, to brak konieczności stosowania szablonów czy ręcznego trenowania systemu.
Nie musisz definiować stref, ustawiać znaczników ani konfigurować modeli ekstrakcji. AI w elDoc rozumie dokumenty kontekstowo, rozpoznając wzorce, wartości i zależności podobnie jak człowiek. Od nazw dostawców i numerów faktur po daty rozpoczęcia umów i identyfikatory klientów, elDoc automatycznie przechwytuje wszystkie te dane, dostarczając uporządkowane i precyzyjne informacje gotowe do wyszukiwania, raportowania i analizy.

To nie jest zwykła automatyzacja, lecz AI, które rozumie Twoje dokumenty, czyniąc dane dostępnymi, użytecznymi i gotowymi do inteligentnego przetwarzania.

Innymi słowy:

Ty określasz, co jest najważniejsze, a elDoc wyodrębnia, indeksuje i porządkuje to za Ciebie.

7️⃣ Wyszukiwanie z AI, sprawne audyty i pełna kontrola

Gdy Twoje dokumenty są już starannie sklasyfikowane, odpowiednio nazwane i umieszczone we właściwych folderach, elDoc AI Document Super Intelligence przenosi produktywność na wyższy poziom, czyniąc całe środowisko pracy inteligentnie przeszukiwalnym i gotowym na audyt.

Teraz możesz wyszukiwać informacje za pomocą zapytań w języku naturalnym, tak jakbyś zadawał pytanie współpracownikowi:

„Pokaż wszystkie umowy podpisane z ACME w 2023 roku”.
„Znajdź faktury powyżej 10 000 USD z pierwszego kwartału 2024 roku”.

AI w elDoc nie wyszukuje wyłącznie po nazwie pliku, lecz rozumie kontekst i treść, analizując tekst dokumentów, metadane, a nawet wyodrębnione dane, aby odnaleźć dokładnie to, czego szukasz. Możesz także otrzymywać podsumowania, wnioski i analizy bezpośrednio w wynikach wyszukiwania. elDoc wykracza daleko poza prostą klasyfikację, wykonując pogłębioną analizę treści, która pomaga szybciej podejmować świadome decyzje.

Całe środowisko dokumentów jest teraz uporządkowane, przeszukiwalne i w pełni przygotowane do audytu.
Jeśli zajdzie potrzeba udostępnienia plików audytorom, partnerom lub klientom, wszystko jest już odpowiednio przygotowane i zgodne z wewnętrznymi zasadami dostępu oraz bezpieczeństwa.

W celu bezpiecznej współpracy możesz skorzystać z funkcji elDoc Secure Sharing, wbudowanego rozwiązania umożliwiającego bezpieczne udostępnianie wybranych plików zewnętrznym interesariuszom przy zachowaniu pełnej kontroli nad dostępem, uprawnieniami i śledzeniem dokumentów.

Podsumowując, z elDoc możesz wyszukiwać inteligentniej, przeprowadzać audyty szybciej i współpracować bezpiecznie, mając pewność, że Twoje dane są chronione, zgodne z regulacjami i zawsze znajdują się dokładnie tam, gdzie powinny.

8️⃣ Skup się na tym, co najważniejsze, a resztę powierz AI

Gdy elDoc AI Document Super Intelligence sklasyfikuje, zmieni nazwy, zindeksuje i perfekcyjnie uporządkuje wszystkie Twoje pliki, pozostaje Ci tylko jedno: skupić się na tym, co naprawdę istotne. Koniec z wielogodzinną, żmudną i powtarzalną pracą polegającą na sortowaniu dokumentów, nadawaniu nazw plikom czy poszukiwaniu brakujących folderów. Twój elDoc AI Document Employee pracuje nieustannie w tle, rozumiejąc Twoją logikę działania, przestrzegając ustalonej struktury i dbając o perfekcyjny porządek w środowisku pracy.

Podczas gdy AI zajmuje się zadaniami manualnymi, Ty możesz skoncentrować się na rozwoju biznesu, strategii, innowacjach i sukcesie klientów. To nie tylko oszczędność czasu, lecz także odzyskanie koncentracji i przekształcenie zarządzania dokumentami w realną przewagę konkurencyjną. elDoc AI zamienia chaos dokumentów w porządek, złożoność w przejrzystość, a wysiłek w prostotę.
Wszystko bezpiecznie, efektywnie i inteligentnie, przez całą dobę.

Ponieważ Twój czas jest cenny, pozwól, aby elDoc AI Document Employee wykonał pracę za Ciebie, a Ty skoncentruj się na dalszym rozwoju swojego biznesu.