Przegląd dokumentów z wykorzystaniem AI: chmura czy on-premise – Ty decydujesz

Przegląd dokumentów od zawsze należał do najbardziej czasochłonnych, złożonych i obarczonych ryzykiem zadań zespołów prawnych oraz zakupowych. Umowy, aneksy, polityki wewnętrzne, umowy z dostawcami oraz NDA muszą być analizowane z najwyższą starannością. Każdy dokument często przechodzi wiele iteracji, angażuje wielu interesariuszy i wymaga koordynacji z podmiotami zewnętrznymi, takimi jak kancelarie prawne, dostawcy czy partnerzy biznesowi. Nawet drobne niespójności lub pominięte klauzule mogą prowadzić do problemów z zgodnością, ryzyka finansowego lub sporów prawnych.

To, co naprawdę zmienia ten proces, to nie samo AI, lecz GenAI wspierane przez Retrieval-Augmented Generation (RAG).

Dzięki elDoc przegląd dokumentów wykracza daleko poza tradycyjną automatyzację czy wyszukiwanie po słowach kluczowych. elDoc łączy GenAI, RAG, OCR oraz inteligencję dokumentów, umożliwiając AI rozumienie dokumentów w kontekście, a nie jedynie przetwarzanie tekstu. RAG zapewnia, że odpowiedzi GenAI są zawsze osadzone w rzeczywistych dokumentach, klauzulach i ich wersjach, eliminując halucynacje oraz zachowując pełną identyfikowalność względem treści źródłowej.

Oznacza to, że elDoc nie tylko streszcza lub wyodrębnia dane, lecz potrafi:

• Odpowiadać na złożone pytania prawne i zakupowe w oparciu o Twoje dokumenty
• Porównywać umowy z wewnętrznymi standardami lub wcześniejszymi porozumieniami
• Identyfikować ryzyka na podstawie rozumienia kontekstu, a nie statycznych reguł
• Wyjaśniać, dlaczego dana klauzula jest ryzykowna i gdzie występuje
• Sugerować usprawnienia, odwołując się do zatwierdzonego języka lub szablonów

Przegląd dokumentów staje się rozmową z Twoimi umowami, napędzaną przez GenAI, które jest bezpiecznie osadzone w repozytorium dokumentów dzięki RAG.

W rezultacie przegląd dokumentów z elDoc nie jest już tylko szybszy.
Staje się inteligentny, spójny, wyjaśnialny i znacząco mniej ryzykowny, niezależnie od tego, czy jest wdrożony w chmurze, czy w pełni on-premise. Zespoły prawne i zakupowe zyskują pewność, że wnioski generowane przez AI są dokładne, możliwe do audytu i zawsze oparte na ich własnych, zaufanych danych, a nie na ogólnych modelach czy wiedzy zewnętrznej.

Krótko mówiąc, elDoc nie tylko wprowadza AI do przeglądu dokumentów.
Dostarcza GenAI klasy enterprise z RAG, zaprojektowane specjalnie z myślą o rzeczywistych procesach prawnych i zakupowych.

Co AI w elDoc faktycznie wnosi do przeglądu dokumentów

Mówiąc o AI w elDoc, nie mamy na myśli ogólnych chatbotów ani oderwanych funkcji AI. Mówimy o praktycznym GenAI klasy enterprise z RAG, stosowanym bezpośrednio w rzeczywistych procesach pracy z dokumentami prawnymi i zakupowymi. Każdy wniosek generowany przez AI jest osadzony w Twoich rzeczywistych dokumentach, klauzulach i wersjach, co zapewnia dokładność, identyfikowalność i zaufanie.

1. Streszczanie umów z wykorzystaniem AI

elDoc natychmiast generuje przejrzyste, ustrukturyzowane i kontekstowe podsumowania złożonych dokumentów, w tym:

• Długie umowy prawne
• Umowy z dostawcami i kontrahentami
• Umowy ramowe oraz umowy master service
• Polityki wewnętrzne, aneksy i załączniki

Zamiast ręcznego czytania dziesiątek lub setek stron zespoły otrzymują zwięzłe podsumowania, które podkreślają to, co naprawdę istotne.

Zakres podsumowania obejmuje:

• Kluczowe obowiązki i odpowiedzialności
• Warunki finansowe i handlowe
• Warunki rozwiązania i odnowienia
• Odpowiedzialność, odszkodowania i ekspozycję na ryzyko
• Prawo właściwe i jurysdykcję

Przykłady z praktyki:

„Streść tę 60-stronicową umowę z dostawcą i wskaż wszystkie klauzule dotyczące rozwiązania oraz kary umowne.”
elDoc generuje ustrukturyzowane podsumowanie z bezpośrednimi odwołaniami do poszczególnych klauzul.

„Przygotuj streszczenie menedżerskie tej umowy NDA do zatwierdzenia biznesowego.”
elDoc dostarcza jednostronicowy przegląd skoncentrowany na zakresie poufności, wyłączeniach oraz ryzykach.

„Jakie są nasze główne obowiązki wynikające z tej umowy ramowej?”
elDoc przedstawia listę obowiązków z dokładnymi odwołaniami do klauzul, osadzonymi dzięki RAG.

Rezultat

Zespoły prawne i zakupowe rozumieją kluczowe obowiązki, odpowiedzialności i ryzyka w ciągu sekund, a nie godzin, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej identyfikowalności względem oryginalnego dokumentu.

2. Wykrywanie ryzyk i anomalii

elDoc automatycznie analizuje dokumenty w celu wykrywania ryzyk prawnych, finansowych i operacyjnych, rozumiejąc zapisy w ich kontekście, a nie wyłącznie na podstawie słów kluczowych.

Co wykrywa elDoc:

• Nietypowo wysokie zobowiązania lub kary
• Jednostronne klauzule wypowiedzenia
• Ukryte automatyczne odnowienia
• Niestandardowe zapisy dotyczące odszkodowań
• Niejednoznaczne lub sprzeczne postanowienia

Przykłady z praktyki:

„Zidentyfikuj wszystkie klauzule wysokiego ryzyka w tej umowie z dostawcą.”
elDoc wskazuje klauzule dotyczące wypowiedzenia, limitów odpowiedzialności oraz kar, wraz z wyjaśnieniem ich ryzyka.

„Czy w tej umowie występują klauzule odbiegające od naszej standardowej polityki ryzyka?”
elDoc oznacza anomalie i porównuje je z wewnętrznymi punktami odniesienia.

„Wyjaśnij, dlaczego ta klauzula może być ryzykowna.”
elDoc dostarcza uzasadnienie kontekstowe, oparte bezpośrednio na treści dokumentu dzięki mechanizmowi RAG.

Rezultat

Ryzyka są identyfikowane wcześnie i w sposób spójny, co ogranicza zależność od ręcznej analizy oraz minimalizuje ryzyko przeoczeń.

3. Identyfikacja brakujących klauzul

Umowy często sprawiają wrażenie kompletnych, lecz mogą nie zawierać kluczowych zabezpieczeń. elDoc wykrywa brakujące lub niekompletne klauzule, porównując dokumenty z:

• Wewnętrznymi szablonami
• Wcześniej zatwierdzonymi umowami
• Wymogami regulacyjnymi lub politykami wewnętrznymi

Co sprawdza elDoc:

• Brak praw do wypowiedzenia
• Brak klauzul poufności lub ochrony danych
• Brak klauzul siły wyższej lub prawa właściwego
• Brak postanowień podatkowych, audytowych lub dotyczących zgodności

Przykłady z praktyki:

„Sprawdź, czy w tej umowie brakuje jakichkolwiek obowiązkowych klauzul prawnych.”
elDoc identyfikuje brakujące sekcje i wyjaśnia ich potencjalne konsekwencje.

„Czy ta umowa z dostawcą zawiera klauzulę ochrony danych?”
elDoc potwierdza jej brak i proponuje standardowe brzmienie.

Rezultat

Zespoły unikają podpisywania umów z lukami strukturalnymi, które mogłyby prowadzić do długoterminowego ryzyka.

4. Porównywanie wersji z naciskiem na ryzyko, kary i podatki

elDoc porównuje wersje umów w oparciu o rozumienie semantyczne, a nie wyłącznie o oznaczenia zmian.

Co porównuje elDoc:

• Zmiany w karach umownych i odszkodowaniach ryczałtowych
• Zmodyfikowane klauzule podatkowe lub odpowiedzialność za VAT
• Zmiany w alokacji ryzyka i limitach odpowiedzialności
• Zmienione warunki płatności lub ustalania cen

Przykłady z praktyki:

„Porównaj wersję 2 i wersję 5 oraz pokaż wyłącznie zmiany związane z ryzykiem.”
elDoc wskazuje dodane kary oraz zwiększone zakresy odpowiedzialności.

„Co zmieniło się w zakresie odpowiedzialności podatkowej pomiędzy wersjami roboczymi?”
elDoc identyfikuje zmiany na poziomie klauzul wraz z wyjaśnieniami.

„Czy nasza odpowiedzialność wzrosła w najnowszej wersji?”
elDoc udziela bezpośredniej odpowiedzi wraz z odniesieniami.

Rezultat

Zespoły natychmiast widzą, co faktycznie uległo zmianie, bez konieczności przeglądania całych dokumentów linia po linii.

5. Analiza warunków finansowych i handlowych

elDoc analizuje warunki handlowe w umowach, aby identyfikować niespójności oraz potencjalne ryzyka finansowe.

Co analizuje elDoc:

• Struktury cenowe oraz harmonogramy płatności
• Kary za opóźnienia w płatnościach
• Waluty oraz zasady opodatkowania
• Rabaty, upusty oraz kredyty usługowe

Przykłady z praktyki:

„Wymień wszystkie kary i opłaty zawarte w tej umowie.”
elDoc generuje uporządkowaną listę wraz z odniesieniami do odpowiednich klauzul.

„Czy warunki płatności są zgodne z naszą polityką zakupową?”
elDoc wskazuje odstępstwa i wyjaśnia ich znaczenie.

Rezultat

Zespoły zakupowe zyskują przejrzystość finansową oraz spójność warunków w relacjach z różnymi dostawcami.

6. Analiza międzydokumentowa i portfelowa

elDoc nie ogranicza się do jednej umowy, lecz skaluje analizę na tysiące dokumentów.

Co umożliwia elDoc:

• Wykrywanie niespójnych klauzul u różnych dostawców
• Identyfikację ryzyk systemowych w portfelach umów
• Porównywanie zobowiązań pomiędzy umowami

Przykłady z praktyki:

„Pokaż wszystkie umowy z dostawcami z nieograniczoną odpowiedzialnością.”
elDoc natychmiast je identyfikuje i prezentuje w formie listy.

„Które umowy narażają nas na ryzyka podatkowe?”
elDoc wskazuje dokumenty i klauzule, których to dotyczy.

Rezultat

Organizacje przechodzą od reaktywnego przeglądu dokumentów do proaktywnego zarządzania ryzykiem.

Niezależność od branży już na poziomie projektu: jedna platforma GenAI, wiele zastosowań

Jedną z kluczowych zalet elDoc jest jego pełna niezależność od branży. Nowoczesne GenAI z RAG nie ogranicza się już wyłącznie do tekstów prawnych, lecz potrafi rozumieć, analizować i wnioskować w każdym obszarze opartym na dokumentach. elDoc przenosi tę inteligencję do jednej, spójnej platformy, która dopasowuje się do sposobu pracy niezależnie od działu czy branży.

Współczesne organizacje nie działają już w silosach. Działy prawne, finansowe, zakupowe, compliance, logistyki oraz operacyjne opierają się na dokumentach, często analizując te same umowy, faktury, polityki czy warunki dostaw z różnych perspektyw. elDoc umożliwia każdemu zespołowi pracę na tych samych dokumentach, przy jednoczesnym zadawaniu różnych pytań w sposób bezpieczny i spójny.

Przykłady zastosowań w zespołach

Zespoły prawne pytają:
„Które klauzule narażają nas na nieograniczoną odpowiedzialność?”
„Co zmieniło się w warunkach rozwiązania umowy pomiędzy wersjami?”

Zespoły zakupowe pytają:
„Czy warunki cenowe i kary umowne są zgodne z naszą polityką zakupową?”
„Które umowy z dostawcami zawierają automatyczne odnowienia?”

Zespoły finansowe pytają:
„Jakie zobowiązania podatkowe są określone w tej umowie?”
„Które umowy wpływają na rozpoznawanie przychodów?”

Zespoły logistyki i operacyjne pytają:
„Jakie umowy SLA dotyczą dostaw i jakie kary mają zastosowanie?”
„Które umowy zawierają klauzule siły wyższej wpływające na harmonogramy?”

Wszystkie te analizy są generowane przez ten sam silnik GenAI, zakotwiczony w Twoich dokumentach dzięki RAG, co zapewnia dokładność, spójność oraz pełną identyfikowalność źródeł.

Chmura lub on-premise – wybór należy do Ciebie

Sposób wdrożenia GenAI jest równie istotny jak jego funkcjonalność. elDoc został zaprojektowany tak, aby wspierać zarówno wdrożenia w chmurze, jak i on-premise, zapewniając organizacjom swobodę wyboru modelu najlepiej dopasowanego do ich wymagań w zakresie bezpieczeństwa, zgodności regulacyjnej oraz operacyjnych potrzeb. Zamiast narzucać jeden model wdrożenia, elDoc dopasowuje się do Twojego środowiska, polityk organizacyjnych oraz poziomu akceptowanego ryzyka.

W modelu chmurowym elDoc może zostać uruchomiony bardzo szybko, zapewniając natychmiastowy dostęp do przeglądu dokumentów wspieranego przez GenAI bez długotrwałej konfiguracji. Rozwiązanie łatwo skaluje się między zespołami, działami oraz regionami geograficznymi, co czyni je idealnym dla organizacji ceniących szybkość działania, elastyczność i sprawną współpracę. Wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa klasy enterprise oraz zarządzania zapewniają ochronę wrażliwych dokumentów, jednocześnie umożliwiając szybkie wdrożenie i scentralizowane zarządzanie.

W modelu on-premise elDoc jest instalowany w całości w Twojej infrastrukturze, działając jako w pełni prywatny i autonomiczny system. Wszystkie dokumenty, metadane oraz przetwarzanie AI pozostają lokalnie, co gwarantuje pełną suwerenność danych i kontrolę nad nimi. Ten model jest szczególnie odpowiedni dla branż regulowanych, takich jak sektor prawny, finansowy oraz publiczny, gdzie kluczowe znaczenie mają zgodność regulacyjna, poufność i wewnętrzny nadzór. Żadne dane nie opuszczają Twojego środowiska i nie są udostępniane systemom zewnętrznym.

Niezależnie od wybranego modelu wdrożenia elDoc zapewnia te same możliwości GenAI, ten sam poziom bezpieczeństwa oraz tę samą kontrolę dostępu i uprawnień. Różnica nie polega na tym, co elDoc potrafi, lecz na tym, gdzie i w jaki sposób zdecydujesz się go uruchomić.