Automatyczne przetwarzanie faktur za media: inteligentne przechwytywanie, ekstrakcja danych i bezpieczna archiwizacja z GenAI

Rachunki za media mają wpływ na znacznie więcej niż tylko działy księgowe. Od firm budowlanych i inżynieryjnych, które zarządzają energią elektryczną, wodą oraz tymczasowymi przyłączami mediów na wielu placach budowy, po przedsiębiorstwa z branży nieruchomości i zarządzania obiektami, monitorujące zużycie w budynkach, u najemców i w różnych lokalizacjach, rachunki za media stanowią stały element operacyjny. W sektorze produkcyjnym media bezpośrednio wpływają na koszty wytwarzania, marże oraz raportowanie zrównoważonego rozwoju. W sektorze publicznym odgrywają kluczową rolę w budżetowaniu, przejrzystości oraz gotowości audytowej. Nawet banki i instytucje finansowe przetwarzają duże wolumeny rachunków za media nie jako zobowiązania do zapłaty, lecz jako element procesów zgodności i weryfikacji. Rachunki za media są powszechnie wykorzystywane do: procedur Know Your Customer (KYC), weryfikacji adresu zamieszkania, onboardingu klientów oraz okresowych przeglądów. W takich środowiskach dokładność, identyfikowalność, bezpieczeństwo oraz możliwość audytu są obowiązkowe.

Jak elDoc zapewnia kompleksowy, end-to-end proces obsługi rachunków za media

1. Przechwytywanie rachunków za media z poczty e-mail i systemów webowych

Rachunki za media trafiają z wielu źródeł, a elDoc obsługuje je wszystkie w sposób płynny i spójny.

Rachunki mogą być automatycznie przechwytywane z:

• Dedykowanych skrzynek e-mail (np. utilities@company.com)
• Współdzielonych skrzynek pocztowych lub skrzynek użytkowników
• Ręcznego przesyłania dokumentów przez interfejs webowy
• Pobierania dokumentów z portali dostawców mediów
• Skanowanych dokumentów papierowych oraz zdjęć z urządzeń skanujących

Organizacje mogą skonfigurować elDoc w celu:

• Automatycznego pobierania wszystkich rachunków za media od określonych nadawców e-mail lub domen
• Wyodrębniania załączników i treści wiadomości bez ręcznej ingerencji
• Masowego przesyłania dokumentów podczas pobierania ich z portali dostawców mediów

Oznacza to, że zespoły nie muszą już ręcznie zapisywać plików, zmieniać nazw dokumentów ani przenosić ich między folderami. Każdy przychodzący rachunek za media jest przechwytywany centralnie i w sposób spójny.

2. Inteligentne rozpoznawanie i klasyfikacja dokumentów

Niezależnie od tego, w jakiej formie trafiają rachunki za media — jako zdjęcia z telefonu, zeskanowane obrazy czy pliki PDF — elDoc automatycznie przetwarza je kompleksowo, od początku do końca.

Natychmiast po przechwyceniu dokumentu elDoc wykorzystuje OCR do przekształcenia treści wizualnej w tekst możliwy do odczytu maszynowego. W razie potrzeby stosowane są algorytmy computer vision, które automatycznie normalizują orientację obrazu, korygują jego obrót, poprawiają czytelność oraz obsługują skany o niskiej jakości. Zapewnia to spójną i niezawodną ekstrakcję danych nawet z niedoskonałych materiałów wejściowych.

Po przechwyceniu tekstu modele LLM wbudowane w elDoc analizują dokument w sposób kontekstowy. Zamiast polegać na stałych szablonach lub regułach specyficznych dla dostawców, elDoc rozumie strukturę i znaczenie dokumentu.

Na tym etapie elDoc natychmiast rozpoznaje i klasyfikuje dokument według typu.

Wykorzystując klasyfikację opartą na AI, system automatycznie identyfikuje:

• Rachunki za media w porównaniu z innymi typami dokumentów
• Opłaty za energię elektryczną, wodę, gaz, telekomunikację, internet lub usługi związane z infrastrukturą
• Dostawcę mediów, kontrahenta oraz kategorię usługi

Na podstawie tej klasyfikacji dokumenty są automatycznie kierowane do właściwego przepływu przetwarzania bez użycia szablonów, predefiniowanych układów ani ręcznej konfiguracji.
Niezależnie od wyglądu rachunku ani od tego, który dostawca go wystawił, elDoc dynamicznie się dostosowuje i przetwarza go w sposób spójny.

3. Ekstrakcja danych uwzględniająca kontekst

Od surowego tekstu do wiarygodnych, ustrukturyzowanych danych

elDoc nie tylko wyodrębnia tekst z rachunków za media, lecz rozumie dokument w jego kontekście.

Po zastosowaniu OCR i klasyfikacji dokumentów modele LLM wbudowane w elDoc analizują pełną strukturę oraz znaczenie rachunku. Pozwala to systemowi rozróżniać podobnie wyglądające pola, interpretować logikę rozliczeń oraz precyzyjnie identyfikować informacje, które mają rzeczywiste znaczenie dla procesów biznesowych, finansowych i zgodności.

Zamiast przechwytywać oderwane fragmenty tekstu, elDoc wyodrębnia i strukturyzuje dane dotyczące mediów, gotowe do wykorzystania biznesowego, w tym:

• Nazwę dostawcy mediów oraz numer konta lub numer klienta
• Okres rozliczeniowy, datę wystawienia oraz termin płatności
• Wartości zużycia z prawidłowymi jednostkami (kWh, m³, minuty, transfer danych itp.)
• Pozycje rozliczeniowe, sumy częściowe, podatki, dopłaty oraz ostateczną kwotę do zapłaty
• Adres usługi, lokalizację obiektu lub identyfikatory liczników

To kontekstowe rozumienie ma kluczowe znaczenie. Przykładowo elDoc potrafi rozróżnić:

• Daty okresu rozliczeniowego oraz daty odczytów liczników
• Sumy częściowe oraz kwoty łączne
• Wiele liczników lub usług ujętych na tym samym rachunku
• Opłaty, uznania, korekty oraz salda przeniesione

4. Gotowe do walidacji, automatyzacji i analizy

Od ustrukturyzowanych danych do inteligentnych działań

Ponieważ dane z rachunków za media w elDoc są wyodrębniane z pełnym kontekstem i normalizowane już na etapie przechwytywania, stają się natychmiast gotowe do użycia bez ręcznego przygotowania ani ponownego formatowania. Te ustrukturyzowane, wiarygodne dane umożliwiają GenAI działanie na dokumentach, a nie wyłącznie wewnątrz nich.

Walidacja na poziomie pól i kontrole spójności

Po wyodrębnieniu i normalizacji danych z rachunków za media elDoc przeprowadza systematyczną walidację na poziomie poszczególnych pól.
Każdy kluczowy element danych jest sprawdzany indywidualnie, aby zapewnić poprawność i spójność przed rozpoczęciem dalszego przetwarzania.

Reguły walidacji mogą obejmować:

• Obecność wymaganych pól, np. okres rozliczeniowy, kwota całkowita, dostawca
• Spójność numeryczna (sumy częściowe + podatki = kwota całkowita)
• Walidację progową, czyli wartości mieszczące się w oczekiwanych zakresach
• Porównanie historyczne z wcześniejszymi rachunkami
• Wykrywanie duplikatów, czyli tego samego dostawcy, okresu i kwoty

Na przykład:

• Jeśli zużycie przekracza określony próg, rachunek zostaje oznaczony
• Jeśli kwoty nie zgadzają się matematycznie, tworzony jest wyjątek
• Jeśli okres rozliczeniowy się nakłada lub jest niekompletny, przepływ pracy zostaje wstrzymany

Zapewnia to, że dalej przetwarzane są wyłącznie zwalidowane i wiarygodne dane.

Walidacja jest stosowana na poziomie pól, a nie tylko całych dokumentów, dzięki czemu błędy są wykrywane precyzyjnie i na wczesnym etapie.

Zaawansowana analiza rachunków za media z GenAI

Zrozumienie zachowań, wzorców i ryzyka

Po przejściu walidacji danych GenAI może przeprowadzać dogłębną, kontekstową analizę rachunków w różnych okresach czasu.

W przeciwieństwie do walidacji opartej na regułach analiza ta koncentruje się na zachowaniach, trendach i anomaliach wymagających wnioskowania.

GenAI może analizować:

• Wzorce zużycia w różnych lokalizacjach lub na licznikach
• Wzrost kosztów bez odpowiadającego wzrostu zużycia
• Odchylenia sezonowe
• Zachowania cenowe dostawców
• Długoterminowe trendy oraz pojawiające się ryzyka

Analiza ta obejmuje wiele dokumentów, a nie tylko pojedynczy rachunek.

Przykładowe zapytania GenAI

„Przeanalizuj zużycie energii elektrycznej we wszystkich lokalizacjach z ostatnich sześciu miesięcy i zidentyfikuj nietypowe wzorce zużycia.”

„Wykryj rozbieżności między naliczonymi kwotami a historycznymi trendami zużycia dla tego samego dostawcy mediów.”

„Zidentyfikuj potencjalne ryzyko nadmiernego zużycia lub wycieków na podstawie wzorców zużycia wody.”

„Porównaj koszty mediów rok do roku i wskaż niewyjaśnione wzrosty.”

„Podsumuj rachunki za media przekraczające oczekiwane progi i wyjaśnij prawdopodobną przyczynę.”

5. Inteligentna klasyfikacja, grupowanie i automatyczne archiwizowanie rachunków za media

elDoc zarządza klasyfikacją, grupowaniem, zmianą nazw oraz bezpiecznym archiwizowaniem na dwa sposoby: poprzez automatyczne przetwarzanie sterowane systemowo lub działania inicjowane przez użytkownika za pomocą poleceń. W trybie automatycznym elDoc działa w sposób ciągły na podstawie predefiniowanych instrukcji systemowych, klasyfikując rachunki za media, wyodrębniając kluczowe atrybuty, stosując ustandaryzowane konwencje nazewnictwa oraz archiwizując dokumenty w odpowiednich folderach bez udziału użytkownika. Jednocześnie elDoc obsługuje sterowanie oparte na poleceniach, umożliwiając użytkownikom wydawanie instrukcji w języku naturalnym, takich jak „sklasyfikuj te rachunki za media i uporządkuj je według dostawcy oraz okresu rozliczeniowego”, po czym GenAI dynamicznie wykonuje klasyfikację, ponowne grupowanie, zmianę nazw i archiwizację na żądanie. W obu przypadkach wszystkie działania są realizowane w bezpiecznym środowisku zarządzania dokumentami elDoc, z domyślnym egzekwowaniem kontroli dostępu opartej na rolach, uprawnień oraz pełnych ścieżek audytu.

Inteligentna klasyfikacja

Wykorzystując połączenie OCR, computer vision oraz wbudowanych modeli LLM, elDoc rozumie treść, kontekst oraz biznesowe znaczenie każdego rachunku za media. Platforma precyzyjnie identyfikuje typ dokumentu i wyodrębnia kluczowe atrybuty, takie jak kategoria mediów, dostawca, nazwa firmy lub klienta, numer konta lub licznika, lokalizacja usługi oraz okres rozliczeniowy, niezależnie od formatu lub nazwy dokumentu. Klasyfikacja oparta na treści zapewnia niezawodne przetwarzanie nawet w przypadku zmian układów dokumentów lub formatów dostawców.

Inteligentne grupowanie

Na podstawie wyników klasyfikacji elDoc automatycznie grupuje rachunki za media zgodnie z logiką biznesową. Dokumenty mogą być organizowane według typu mediów, dostawcy, firmy lub podmiotu prawnego, identyfikatora konta lub licznika, lokalizacji lub obiektu oraz okresu rozliczeniowego. Struktury folderów mogą odzwierciedlać z góry określone standardy organizacyjne lub dynamicznie dostosowywać się do pojawienia się nowych dostawców, kont lub lokalizacji, bez konieczności ręcznej konfiguracji.

Automatyczna zmiana nazw

Aby zapewnić spójność i poprawić wyszukiwalność, elDoc stosuje automatyczną zmianę nazw plików na podstawie ustrukturyzowanych metadanych wyodrębnionych z każdego dokumentu. Nazwy plików są standaryzowane w sposób jednoznacznie odzwierciedlający treść dokumentu, dzięki czemu rachunki za media są natychmiast zrozumiałe, łatwe do odnalezienia i gotowe do audytu, bez ręcznego porządkowania czy ingerencji.

Bezpieczne automatyczne archiwizowanie

Po sklasyfikowaniu, zgrupowaniu i zmianie nazw rachunki za media są automatycznie archiwizowane w odpowiednich folderach w bezpiecznym środowisku zarządzania dokumentami elDoc. Kontrola dostępu oparta na rolach, polityki uprawnień oraz pełne ścieżki audytu są egzekwowane domyślnie, co zapewnia stałą ochronę wrażliwych dokumentów finansowych i związanych ze zgodnością.

Od rachunków za media do inteligentnych przepływów pracy

Rachunki za media nie muszą spowalniać pracy zespołów. Dzięki elDoc dokumenty dotyczące mediów są przechwytywane z dowolnego źródła, rozumiane w każdym formacie i przetwarzane kompleksowo, automatycznie oraz bezpiecznie. Od inteligentnej ekstrakcji i walidacji danych, przez automatyczną klasyfikację i archiwizowanie, po automatyzację przepływów pracy, elDoc eliminuje ręczną pracę, zapewniając jednocześnie dokładność, ład korporacyjny i gotowość audytową.

Co ważniejsze, elDoc przekształca rachunki za media w użyteczne wnioski, pomagając wykrywać rozbieżności, kontrolować koszty i szybciej reagować, wystarczy zadać właściwe pytania.

Przestań zarządzać rachunkami za media ręcznie. Wypróbuj elDoc i doświadcz kompleksowej automatyzacji GenAI od pierwszego dnia.