Klasyfikacja dokumentów AI: przełom w automatyzacji, dostępna od ręki w elDoc

Współczesne przedsiębiorstwa mierzą się z nieustannym napływem dokumentów: umów, faktur, raportów, roszczeń ubezpieczeniowych, zamówień zakupu, dokumentów HR i wielu innych. Trafiają one w różnych formatach, układach i na różnym poziomie złożoności, od skanowanych plików PDF i załączników e-mail po ustrukturyzowane formularze oraz pisma w formie swobodnego tekstu.

Każdy z tych dokumentów musi zostać sklasyfikowany, uporządkowany i odpowiednio zabezpieczony, zanim będzie mógł zostać efektywnie wykorzystany.

Tradycyjne podejście: ręczna praca i wąskie gardła związane z czynnikiem ludzkim

Do tej pory organizacje polegały na sekretarkach, administratorach, a nawet kadrze kierowniczej wyższego szczebla, którzy ręcznie przeglądali i kategoryzowali dokumenty. Proces ten na pierwszy rzut oka wydaje się prosty, jednak w praktyce generuje szereg powtarzających się problemów:

• 🗂️ Zbyt wiele typów dokumentów
  Różnorodność napływających dokumentów sprawia, że ich natychmiastowa klasyfikacja bez dokładnej analizy treści jest praktycznie niemożliwa.
• ⌛ Czasochłonność i wysokie koszty
  Ręczne przeglądanie i oznaczanie każdego dokumentu wymaga znacznego nakładu czasu i pracy, spowalnia operacje oraz zwiększa koszty.
• ⚠️ Podatność na błędy ludzkie
  Błędna klasyfikacja lub niespójne porządkowanie powodują, że kluczowe dokumenty mogą zostać niewłaściwie przypisane lub pozostać niezauważone, co rodzi ryzyko dla zgodności z regulacjami oraz procesów decyzyjnych.
• 🔐 Złożoność zarządzania uprawnieniami dostępu
  Po sklasyfikowaniu dokumenty muszą otrzymać odpowiednie uprawnienia dostępu, tak aby wyłącznie właściwe osoby mogły je przeglądać lub edytować. Ten etap również bywa realizowany ręcznie i jest podatny na błędy.

Efekt? Spadek produktywności, rosnące koszty oraz narastające ryzyko, gdy organizacje zmagają się z nadążaniem za napływem dokumentów.

elDoc: AI, które klasyfikuje dokumenty na podstawie Twojego polecenia

Właśnie w tym miejscu elDoc zmienia zasady gry. Przez dekady obsługa dokumentów opierała się na pracy ludzi: pracownicy mozolnie przeglądali pliki, oznaczali je według typu i archiwizowali. Choć takie podejście sprawdzało się przy mniejszej skali, dziś nie nadąża za realiami świata przeciążonego informacjami, w którym organizacje przetwarzają tysiące dokumentów dziennie.

elDoc wprowadza nowy paradygmat inteligencji dokumentów, oparty na synergii przełomowych technologii, które wspólnie zapewniają natychmiastową, niezawodną i uwzględniającą kontekst klasyfikację.

Kluczowe technologie napędzające elDoc

• 🔎 Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)
  Przekształca nawet skanowane pliki PDF, obrazy czy odręczne notatki w ustrukturyzowany tekst możliwy do odczytu maszynowego. Dzięki temu niezależnie od formatu dokument jest gotowy do analizy.
• 🧠 Duże modele językowe (LLM)
  Wykraczają daleko poza proste wyszukiwanie słów kluczowych. LLM potrafią zrozumieć znaczenie, strukturę i intencję dokumentu, niezależnie od tego, czy jest to umowa z dostawcą, umowa o zachowaniu poufności (NDA), czy faktura, co sprawia, że klasyfikacja jest bardziej precyzyjna i elastyczna.
• 🌐 Retrieval-Augmented Generation (RAG)
  Zapewnia inteligencję kontekstową poprzez powiązanie procesu klasyfikacji z istotną wiedzą biznesową. Gwarantuje to, że wyniki są nie tylko precyzyjne, lecz także zgodne z unikalną taksonomią i zasadami obowiązującymi w Twojej organizacji.

Jak elDoc przekształca chaos dokumentów w uporządkowany system

W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów opartych na sztywnych szablonach lub pracy manualnej, elDoc łączy OCR, LLM i RAG, tworząc w pełni zautomatyzowany, inteligentny proces klasyfikacji. W praktyce działa to następująco:

1. Prześlij dowolne dokumenty w dowolnym formacie

Rozpoczynasz od przesłania pakietu dokumentów: plików PDF, dokumentów Word, arkuszy Excel, wiadomości e-mail, zeskanowanych obrazów, a nawet odręcznych notatek.

• Silnik OCR w elDoc przekształca obrazy i skany w tekst możliwy do odczytu maszynowego.
• Każdy dokument jest następnie automatycznie indeksowany, co zapewnia, że nic nie pozostaje nierozpoznane.

Oznacza to, że niezależnie od tego, jak chaotyczne lub niespójne są źródła Twoich dokumentów, elDoc jest w stanie je skutecznie przetworzyć.

2. Klasyfikacja oparta na AI sterowana Twoimi poleceniami

Po przesłaniu dokumentów elDoc wykracza poza proste rozpoznawanie tekstu. Wykorzystując zaawansowane duże modele językowe (LLM), może:

• Rozpoznawać typ dokumentu, na przykład fakturę, umowę, roszczenie, zamówienie zakupu czy dokument HR.
• Wyodrębniać kluczowe metadane, takie jak daty, numery referencyjne, strony umowy czy kwoty.
• Rozumieć kontekst, dzięki czemu nawet dokumenty o podobnym brzmieniu, lecz odmiennym przeznaczeniu, na przykład umowa o zachowaniu poufności (NDA) i umowa z dostawcą, są prawidłowo klasyfikowane.

Jednak prawdziwa siła tkwi w organizacji opartej na poleceniach. Zamiast ręcznie tworzyć foldery lub reguły, po prostu wskazujesz elDoc, jaki efekt chcesz osiągnąć.

• Przykład 1: „Uporządkuj te dokumenty według roku i typu”.
• Przykład 2: „Posortuj wszystkie umowy z dostawcami oddzielnie od umów z klientami”.
• Przykład 3: „Pogrupuj faktury według dostawcy i miesiąca”.

W ciągu kilku sekund agent AI analizuje całą zindeksowaną zawartość, proponuje logiczną strukturę folderów i przejrzyście grupuje dokumenty. To, co wcześniej zajmowało godziny, a nawet dni, teraz odbywa się natychmiast i z wysoką precyzją.

3. Zatwierdzenie i natychmiastowa klasyfikacja

Zawsze zachowujesz pełną kontrolę. Po przeanalizowaniu dokumentów elDoc prezentuje przejrzysty, wizualny podgląd proponowanej struktury folderów. Otrzymujesz pełną widoczność tego, w jaki sposób pliki zostaną pogrupowane, czy to według roku, typu, dostawcy, czy dowolnej innej klasyfikacji wskazanej w poleceniu.

Jednym kliknięciem zatwierdzasz propozycję, a elDoc zajmuje się resztą:

• 📂 Automatyczne przypisanie: wszystkie pliki są natychmiast przenoszone do odpowiednich folderów.
• 🗂️ Inteligentne podfoldery: elDoc tworzy zagnieżdżone podfoldery, zapewniając lepszą nawigację i przejrzystość, na przykład 2024 → Umowy → NDA.
• ⚡ Natychmiastowe rezultaty: to, co wcześniej wymagało wielu godzin ręcznego sortowania, teraz zajmuje kilka sekund.
• 🛡️ Organizacja bez błędów: nie ma potrzeby otwierania każdego pliku i decydowania, gdzie powinien trafić, ponieważ AI robi to w sposób spójny i dokładny.

Efekt? Przejrzyste, dobrze ustrukturyzowane repozytorium dokumentów, w którym wszystko znajduje się dokładnie tam, gdzie powinno, gotowe do szybkiego wyszukiwania, bezpiecznego dostępu i sprawnej współpracy.

Co jeszcze elDoc może zrobić z Twoimi dokumentami

elDoc AI Document Excellence Platform to znacznie więcej niż sama klasyfikacja, to kompleksowe środowisko do zarządzania dokumentami z wykorzystaniem inteligencji AI oraz zabezpieczeń klasy korporacyjnej.

Po sklasyfikowaniu i uporządkowaniu dokumentów elDoc umożliwia pracę z nimi w bezpiecznym, kontrolowanym środowisku, w którym produktywność, współpraca i zgodność z regulacjami idą w parze.

Oto, co możesz zrobić dalej z elDoc:

• 🔐 Ustawianie uprawnień dostępu: określ, kto może przeglądać, edytować lub udostępniać konkretne pliki, zapewniając ochronę wrażliwych informacji.
• 📝 Współpraca w czasie rzeczywistym: edytuj dokumenty online z zespołem, śledź zmiany i z łatwością zarządzaj wersjami.
• 📤 Bezpieczne udostępnianie: udostępniaj pliki wewnętrznie lub zewnętrznie z kontrolowanymi uprawnieniami, datami wygaśnięcia dostępu oraz rejestrem działań.
• 🧠 Analiza wspierana przez AI: automatycznie identyfikuj klauzule prawne, luki w zgodności lub czynniki ryzyka, które zazwyczaj wymagają ręcznej weryfikacji.
• ✅ Uruchamianie procesów workflow: jednym kliknięciem możesz:
  
  • Zatwierdzić dokument do kolejnego etapu.
  • Uruchomić proces podpisywania oraz zarządzać działaniami następczymi.
  • Rozpocząć proces podpisu elektronicznego, aby szybko sfinalizować umowy.
• 📊 Monitorowanie i audyt: śledź, kto uzyskał dostęp do dokumentu, zmodyfikował go lub podpisał, tworząc pełną ścieżkę audytową dla celów zgodności i rozliczalności.

Czy mogę uruchomić elDoc w chmurze i w modelu on-premise?

Tak, masz pełną swobodę wyboru.

elDoc został zaprojektowany tak, aby bezproblemowo wpisywał się w Twoją strategię IT, niezależnie od tego, czy preferujesz elastyczność chmury, czy kontrolę wynikającą z wdrożenia on-premise:

• ☁️ Wdrożenie w chmurze
  Uruchom elDoc w bezpiecznym, skalowalnym środowisku chmurowym. To rozwiązanie minimalizuje koszty infrastruktury, zapewnia szybkie wdrożenie oraz umożliwia zespołom dostęp z dowolnego miejsca.
• 🖥️ Wdrożenie on-premise
  Dla organizacji z rygorystycznymi wymaganiami dotyczącymi zgodności, lokalizacji danych lub bezpieczeństwa elDoc może zostać zainstalowany i zarządzany bezpośrednio w Twojej infrastrukturze. Dzięki temu wrażliwe dokumenty nigdy nie opuszczają Twojego środowiska.
• 🔄 Elastyczność modelu hybrydowego
  Niektóre firmy wybierają model hybrydowy, utrzymując najbardziej poufne dane w infrastrukturze lokalnej, a jednocześnie wykorzystując chmurę do skalowania i współpracy. elDoc w pełni wspiera również takie podejście.

Niezależnie od wybranej ścieżki otrzymujesz te same zaawansowane możliwości klasyfikacji i organizacji oparte na AI, dostosowane do Twoich potrzeb operacyjnych i regulacyjnych.

🔔 Klasyfikacja dokumentów AI z elDoc: wypróbuj już dziś:

Odkryj inteligentniejsze sposoby pracy z elDoc AI Document Excellence Platform. To już nie tylko przechowywanie czy wyszukiwanie, elDoc przekształca codzienny napływ plików w uporządkowaną, bezpieczną i gotową do działania wiedzę. Od klasyfikacji opartej na AI i organizacji sterowanej poleceniami po współpracę w czasie rzeczywistym, podpisy elektroniczne, monitorowanie i audyty, wszystko odbywa się płynnie w jednym kontrolowanym środowisku.