En el entorno empresarial actual, acelerado e impulsado por el cumplimiento, las organizaciones necesitan algo más que un lugar para almacenar contratos: necesitan una solución estratégica e inteligente que pueda gestionar todo el ciclo de vida del contrato y, al mismo tiempo, garantizar una seguridad sólida para la gestión de proveedores, datos confidenciales y flujos de trabajo sensibles. Con seguridad y estándares de nivel empresarial, elDoc se destaca como la opción ideal para las empresas que buscan una solución de gestión de contratos moderna y confiable. He aquí por qué elDoc es la opción adecuada.
Gestión optimizada del ciclo de vida de los contratos
elDoc simplifica y automatiza cada etapa del ciclo de vida del contrato, desde la solicitud y la creación hasta la ejecución, la renovación y el archivo. Su motor de flujo de trabajo intuitivo garantiza que los contratos se muevan a través de los canales de aprobación correctos de manera eficiente, lo que reduce los retrasos y minimiza los cuellos de botella.
Capacidades de firma electrónica sin interrupciones
elDoc ofrece la funcionalidad de firma electrónica incorporada directamente dentro de la plataforma, lo que elimina la necesidad de integraciones de terceros y evita costos adicionales. Con solo unos pocos clics, los usuarios pueden ejecutar firmas legalmente vinculantes para todo, desde acuerdos de confidencialidad hasta acuerdos complejos con proveedores. Todo el proceso cumple con las normas, es seguro y totalmente auditable, cumpliendo con los estándares líderes en la industria.
CRM integrado para la gestión centralizada de contrapartes
elDoc se toma muy en serio la gestión de contratos al ofrecer un módulo CRM dedicado e integrado dentro de la plataforma, lo que permite que todas las contrapartes, incluidos los proveedores y vendedores, se gestionen de forma centralizada. Esto elimina la necesidad de integraciones de CRM externas, lo que simplifica el panorama de TI y ayuda a las organizaciones a reducir los costos asociados con el mantenimiento de plataformas de CRM separadas. Todos los perfiles de contraparte son fácilmente accesibles y están perfectamente vinculados a los contratos y flujos de trabajo, lo que garantiza una gestión fluida e integral del ciclo de vida de los contratos.
Flujos de trabajo personalizados adaptados a su negocio
No hay dos empresas que gestionen los contratos de la misma manera, y elDoc lo reconoce. La plataforma elDoc le permite configurar flujos de trabajo personalizados en función del tipo de contrato, el valor, el departamento o la función empresarial. También puede crear plantillas estandarizadas y formularios de contrato predefinidos para garantizar la coherencia y el cumplimiento en toda la organización. Ya sea para asuntos legales, de compras o de ventas, cada equipo se beneficia de flujos de trabajo personalizados y plantillas de documentos personalizadas que se alinean con sus procesos y requisitos únicos.
Edición colaborativa de documentos y control de versiones
elDoc garantiza una colaboración fluida en los documentos a través de un sólido control de versiones, lo que evita la confusión entre las revisiones y permite a los usuarios volver fácilmente a versiones anteriores cuando sea necesario. Para mejorar la eficiencia interdepartamental, elDoc admite la edición en línea en tiempo real, lo que permite que equipos como el de compras y el legal colaboren simultáneamente en el mismo documento. Los comentarios y cambios se consolidan en una única versión actualizada, lo que garantiza la claridad y la alineación. Además, para las organizaciones sin licencias de Microsoft Office, elDoc ofrece soporte integrado para documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos, sin costo adicional.
Organización de contratos a la medida de sus necesidades
elDoc ofrece capacidades flexibles de organización de contratos, lo que permite a los equipos estructurar carpetas y vistas de acuerdo con sus preferencias específicas o necesidades departamentales. Ya sea que se organice por proyecto, departamento, tipo de contrato o región, elDoc admite estructuras de carpetas personalizables mientras mantiene estrictos controles de acceso. Solo los usuarios autorizados pueden ver o acceder a carpetas específicas, y la configuración de permisos granular garantiza que el acceso se pueda controlar hasta el nivel de archivo individual. Independientemente de cómo estén organizados sus contratos, elDoc garantiza una seguridad y un control sólidos en toda su jerarquía de documentos.
Repositorio de contratos centralizado y con capacidad de búsqueda
Con elDoc, todos sus contratos se almacenan de forma segura en un repositorio centralizado equipado con capacidades de búsqueda avanzadas. El potente filtrado y etiquetado de metadatos facilita la localización de documentos en segundos, ya sea por nombre de proveedor, tipo de contrato o cualquier otro atributo. elDoc también admite la búsqueda de texto completo, incluida la lógica booleana, la búsqueda aproximada, la búsqueda de frases y proximidad, los comodines y el filtrado basado en etiquetas, lo que brinda a los usuarios la máxima flexibilidad y precisión al recuperar datos de contratos.
Seguridad y cumplimiento de nivel empresarial
La seguridad de los datos está en el corazón de elDoc. Con el control de acceso basado en roles, los registros de auditoría, la autenticación multifactor y el cifrado en reposo y en tránsito, puede asegurarse de que la información confidencial de los contratos permanezca protegida y cumpla con la normativa. Además, elDoc admite implementaciones de alta disponibilidad, lo que fortalece la continuidad del negocio de su organización al minimizar el tiempo de inactividad y mantener el acceso ininterrumpido a los datos críticos de los contratos.
¿Está interesado en saber cómo elDoc puede ayudarle a gestionar los contratos de forma más eficiente? No dude en ponerse en contacto con nosotros en cualquier momento. ¡Conéctate con nosotros de la manera que más te convenga!