全球奢華旅行用品製造商與零售商的發票自動化處理

對全球製造商與零售商而言，當發票來自多個國家、不同法人實體，且涉及多種貨幣、語言及稅務環境的數百家供應商時，應付帳款（Accounts Payable，AP）作業很快就會變得複雜。原本看似簡單的發票處理工作，在大規模執行時，可能需要投入大量人工。

一家全球領先的奢華旅行袋、行李箱及配件製造商與零售商，透過導入 elDoc Intelligent Document Processing，將其亞太地區（APAC）的發票處理流程自動化，從而應對這項挑戰。

目標十分明確：減少發票人工處理工作、提升資料準確性、實現跨市場 AP 作業標準化，並建立可擴展的自動化模式，以支援不斷成長的交易量。

客戶概況

一家全球高端及奢華旅行袋、行李箱及配件製造商與零售商，在亞太地區建立了廣泛的零售、配送及供應商網絡。

該公司在香港、新加坡、中國大陸、日本、韓國、台灣、馬來西亞、泰國、澳洲、紐西蘭、印尼及其他亞太市場均擁有廣泛的業務據點，發票來源涵蓋數百家供應商、物流服務商、業主、服務公司及其他商業合作夥伴。

由於業務遍布多個國家及法人實體，應付帳款團隊需要處理大量以不同格式、語言及貨幣開立，並涉及不同稅務結構的發票。

業務挑戰

隨著公司亞太地區業務持續擴展，發票處理也越來越難以實現規模化。

發票透過不同管道接收，格式也高度多樣化，包括 PDF 發票、掃描文件、數位發票及供應商專用版型。財務團隊必須人工審查文件、識別相關供應商及法人實體、擷取發票資訊、進行驗證，並為後續的會計處理及核准流程準備資料。

主要挑戰包括：

解決方案：運用 elDoc 實現智慧發票處理

該公司導入 elDoc Intelligent Document Processing，將亞太地區（APAC）的發票擷取與處理流程自動化。

elDoc 無需針對每一家供應商分別開發及維護資料擷取範本，即可自動處理具有不同版型與結構的發票。

收到的發票會透過標準化的文件處理流程進行擷取與處理。

elDoc 可擷取發票中的關鍵資訊，包括：

• 供應商名稱及詳細資訊
• 發票號碼
• 發票日期及到期日
• 採購訂單（PO）參考資訊
• 貨幣
• 小計及總金額
• 稅務資訊
• 明細項目資訊
• 產品或服務描述
• 數量及單價
• 法人實體及其他會計相關屬性

系統會自動套用驗證規則。符合所設定處理條件的文件可直接進入後續流程，無需不必要的人工介入；而包含缺失、矛盾或低可信度資訊的發票，則會交由員工進行驗證。

由此建立了以例外情況為主要處理對象，而非逐一審查每張發票的 Human-in-the-Loop 人機協作模式。

支援複雜多樣的亞太地區發票環境

其中一項重要要求，是能夠在高度多樣化的區域供應商環境中運行。

在香港收到的供應商發票，其格式可能與日本、新加坡、澳洲或泰國收到的發票完全不同。文件可能涉及不同的貨幣、稅務術語、地址格式、語言、日期格式，以及供應商專用的版型。

elDoc 提供統一的處理層，能夠處理上述各種差異，同時為後續流程產出標準化的結構化資訊。

因此，該公司得以在多個亞太市場建立一致的發票處理方式，而無需要求供應商採用統一的發票格式。

實現的主要成果

導入方案後，該公司在發票處理作業方面實現了多項可量化的改善：

根本性的改變不只是 OCR 速度更快。該公司從以員工為中心的資料輸入流程，轉向以例外情況為核心的發票處理模式：由自動化技術負責處理日常文件作業，僅在真正需要人工判斷時才由員工介入。

快速在亞太地區導入，無需範本訓練

對於該客戶而言，elDoc 最重要的優勢之一，是能夠從第一天起便開始處理發票，無需漫長的系統準備工作。

該公司的供應商網絡遍布香港、新加坡、中國大陸、日本、韓國、台灣、馬來西亞、泰國、澳洲、紐西蘭、印尼及其他亞太市場。若採用傳統的範本式方法，將需要投入大量工作，為每一家供應商設定並維護其個別發票版型。

透過 elDoc，則無需進行這些工作。

作為一個由生成式 AI 驅動的智慧文件處理平台，elDoc 能夠直接處理客戶現有的發票並立即擷取所需資訊，無需為每一家供應商分別訓練模型，也無需針對不同的發票版型建立資料擷取範本。

客戶可以將重點放在 AP 流程自動化上，而不必花費時間設定數百家供應商的發票範本。

以客戶的業務流程為核心進行配置

考量到客戶業務的規模及區域多樣性，此次導入不僅限於標準的發票資料擷取。

針對特定國家、發票類型、法人實體及處理情境，方案導入了相應的處理邏輯。在需要額外上下文的情況下，則配置 AI Prompts，協助 elDoc 定位並理解特定發票欄位，或根據特定區域及業務需求提升分類效果。

同時，系統也根據客戶實際的 AP 組織架構配置工作流程。導入方案明確定義哪些使用者或團隊應驗證特定發票、例外情況應如何分流，以及哪些文件可以自動進入後續處理流程。

這表示專案的工作重點集中在客戶的業務規則、驗證要求及 AP 工作流程，而非文件範本配置與 AI 模型訓練。

為不斷擴大的供應商網絡而設

此方法也帶來了重要的可擴展性優勢。當客戶新增供應商，或收到過去未曾處理過的發票版型時，這些文件不會因此自動產生另一項範本開發工作。

elDoc 不受文件格式限制的處理能力，為應對這些差異提供了基礎；同時，針對客戶需求配置的 AI Prompts、驗證邏輯及工作流程，可在需要時提供更進一步的控制。

對於一家業務遍布多個亞太市場的全球奢華旅行用品企業而言，這在導入便利性、可靠的發票處理能力及企業級可擴展性之間取得了實際的平衡，讓解決方案能夠支援不斷增加的文件量及多元化的供應商網絡，而無需按比例增加配置與維護工作。

無縫 ERP 整合與直通式處理

對於每月處理約 5,000 張發票的該客戶而言，若仍需人工匯出並重新輸入發票資料，將大幅降低自動化所帶來的價值。因此，方案的目標是建立無縫的**直通式處理（Straight-Through Processing，STP）**流程，從接收發票、擷取及驗證資料，一路延伸至客戶的 ERP 環境。

elDoc 提供可直接與 ERP 及其他企業系統整合的 API，讓經驗證的發票資料能自動傳送至後續的會計處理、核准及付款流程。

接收發票 → AI 資料擷取 → 驗證 → 僅在需要時進行人工審查 → 傳送至 ERP

elDoc 同時支援在無需直接整合的情況下，以 CSV 等格式匯出結構化發票資料；但考量到該客戶的發票處理量，採用 API 進行整合是更合適的方式。

發票完成處理且所需資訊通過驗證後，結構化資料即可自動傳送至 ERP 系統，無需員工手動下載檔案、製作試算表或重新輸入發票資訊。

如此一來，客戶得以將自動化延伸至文件擷取之外，建立更完整的端到端應付帳款（Accounts Payable，AP）流程，減少重複性的行政工作，並支援大規模且可靠的發票處理。

將發票自動化擴展至全球業務

對於這家全球奢華旅行用品製造商與零售商而言，發票自動化並不只是以 OCR 取代人工資料輸入。其目標是建立一套可靠、可擴展且高度自動化的應付帳款（Accounts Payable，AP）流程，以支援在多元亞太市場中處理數以千計的發票。

透過 elDoc，客戶將由生成式 AI 驅動的發票處理、可配置的 AI Prompts、自動化驗證、Human-in-the-Loop 人機協作工作流程，以及無縫 ERP 整合整合至同一流程中。新的發票版型無需逐一為每家供應商開發範本即可處理；在需要進一步控制的環節，也可以導入符合業務需求的特定處理邏輯。

最終，該 AP 作業具備隨業務成長而擴展的能力，實現更少的人工處理、更快速的發票周轉、更一致的資料擷取，以及每月約 5,000 張發票更高程度的直通式處理（Straight-Through Processing，STP）。

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