Автоматизована обробка рахунків-фактур для глобального виробника й ритейлера люксових товарів для подорожей

Для глобальних виробників і роздрібних компаній процеси роботи з кредиторською заборгованістю можуть швидко ускладнитися, коли рахунки-фактури надходять від сотень постачальників з різних країн, юридичних осіб, у різних валютах і мовах та за різних податкових умов. Те, що на перший погляд здається простим завданням з обробки рахунків-фактур, при значних обсягах може вимагати значних обсягів ручної роботи.

Провідний світовий виробник і ритейлер люксових дорожніх сумок, валіз і аксесуарів вирішив цю проблему, впровадивши elDoc Intelligent Document Processing для автоматизації обробки рахунків-фактур у своїх операціях в Азійсько-Тихоокеанському регіоні (APAC).

Мета була чіткою: зменшити обсяг ручної обробки рахунків-фактур, підвищити точність даних, стандартизувати процеси роботи з кредиторською заборгованістю на різних ринках і створити масштабовану модель автоматизації, здатну підтримувати зростання обсягів транзакцій.

Профіль організації

Глобальний виробник і ритейлер преміальних і люксових дорожніх сумок, валіз та аксесуарів, який має розгалужену роздрібну, дистриб’юторську та постачальницьку мережу в Азійсько-Тихоокеанському регіоні.

Компанія має значну присутність у Гонконзі, Сінгапурі, материковому Китаї, Японії, Південній Кореї, Тайвані, Малайзії, Таїланді, Австралії, Новій Зеландії, Індонезії та на інших ринках APAC. Рахунки-фактури надходять від сотень постачальників, логістичних компаній, орендодавців, компаній, що надають послуги, та інших ділових партнерів.

Оскільки діяльність компанії охоплює кілька країн і юридичних осіб, командам, відповідальним за роботу з кредиторською заборгованістю, доводилося обробляти значний обсяг рахунків-фактур, що надходили в різних форматах і мовах, у різних валютах та відповідно до різних податкових структур.

Бізнес-виклик

Масштабувати обробку рахунків-фактур у межах операцій компанії в регіоні APAC ставало дедалі складніше.

Рахунки-фактури надходили різними каналами та в найрізноманітніших форматах, зокрема у вигляді PDF-файлів, сканованих документів і цифрових рахунків-фактур, а також у форматах, специфічних для окремих постачальників. Фінансовим командам доводилося вручну перевіряти документи, визначати відповідного постачальника та юридичну особу, вилучати дані з рахунків-фактур, перевіряти їх і готувати дані для подальших бухгалтерських операцій та процесів погодження.

Основні виклики включали:

Рішення: інтелектуальна обробка рахунків-фактур за допомогою elDoc

Компанія впровадила elDoc Intelligent Document Processing для автоматизації вилучення даних з рахунків-фактур та їх обробки в межах своїх операцій у регіоні APAC.

Замість розроблення та підтримки окремих шаблонів вилучення даних для кожного постачальника elDoc автоматично обробляє рахунки-фактури з різними макетами та структурами.

Вхідні рахунки-фактури автоматично опрацьовуються в межах стандартизованого конвеєра обробки документів.

elDoc вилучає ключову інформацію з рахунків-фактур, зокрема:

• назву та реквізити постачальника
• номер рахунку-фактури
• дату рахунку-фактури та дату оплати
• реквізити замовлення на закупівлю
• валюту
• суми без урахування податків та загальні суми
• податкову інформацію
• інформацію про окремі позиції
• описи товарів або послуг
• кількість та ціни за одиницю
• юридичну особу та інші атрибути, пов’язані з бухгалтерським обліком

Правила перевірки застосовуються автоматично. Документи, що відповідають налаштованим критеріям обробки, можуть проходити подальші етапи процесу без зайвого втручання працівників, тоді як рахунки-фактури з відсутньою, суперечливою інформацією або даними з низьким рівнем достовірності спрямовуються працівникам для перевірки.

Це дало змогу створити модель із залученням людини, у якій основна увага зосереджена на нестандартних випадках, а не на перевірці кожного рахунку-фактури.

Підтримка складних середовищ обробки рахунків-фактур у регіоні APAC

Однією з важливих вимог була можливість працювати в умовах надзвичайно різноманітного регіонального постачальницького середовища.

Рахунок-фактура від постачальника, отриманий у Гонконзі, може кардинально відрізнятися від рахунка-фактури, отриманого в Японії, Сінгапурі, Австралії чи Таїланді. Документи можуть містити різні валюти, податкову термінологію, структуру адрес, мови, формати дат і макети, специфічні для окремих постачальників.

elDoc забезпечив єдиний рівень обробки, здатний працювати з такими відмінностями та водночас формувати стандартизовану структуровану інформацію для подальших процесів.

У результаті компанія змогла запровадити єдиний підхід до обробки рахунків-фактур на різних ринках APAC, не змушуючи постачальників переходити на єдиний формат рахунків-фактур.

Ключові результати

Після впровадження компанія досягла помітних покращень у процесах обробки рахунків-фактур:

Фундаментальна зміна полягала не просто в прискоренні OCR. Компанія перейшла від орієнтованого на працівників процесу введення даних до моделі обробки рахунків-фактур, зосередженої на нестандартних випадках, у якій автоматизація виконує рутинну роботу з документами, а працівники втручаються лише тоді, коли справді потрібне їхнє рішення.

Швидке впровадження в регіоні APAC без навчання на шаблонах

Для цього клієнта однією з найважливіших переваг elDoc стала можливість розпочати обробку рахунків-фактур з першого дня без тривалої підготовки системи.

За наявності розгалуженої мережі постачальників у Гонконзі, Сінгапурі, материковому Китаї, Японії, Південній Кореї, Тайвані, Малайзії, Таїланді, Австралії, Новій Зеландії, Індонезії та на інших ринках APAC традиційний шаблонний підхід вимагав би значних зусиль для налаштування та підтримки макетів рахунків-фактур для окремих постачальників.

З elDoc цього не потрібно було.

Як платформа інтелектуальної обробки документів на основі генеративного AI, elDoc могла одразу обробляти наявні рахунки-фактури клієнта та вилучати необхідну інформацію, без навчання окремих моделей для кожного постачальника та без створення шаблонів вилучення даних для різних макетів рахунків-фактур.

Клієнт міг зосередитися на автоматизації процесів роботи з кредиторською заборгованістю, а не витрачати час на налаштування сотень шаблонів рахунків-фактур від постачальників.

Налаштування відповідно до бізнес-процесів клієнта

З огляду на масштаб і регіональну різноманітність операцій клієнта впровадження охоплювало більше, ніж стандартне вилучення даних з рахунків-фактур.

Для окремих країн, типів рахунків-фактур, юридичних осіб і сценаріїв обробки було налаштовано спеціальну логіку. Коли був потрібен додатковий контекст, налаштовувалися AI Prompts, які допомагали elDoc знаходити та інтерпретувати певні поля рахунків-фактур або покращувати класифікацію відповідно до конкретних регіональних і бізнес-вимог.

Робочі процеси також налаштовувалися відповідно до фактичної організації роботи клієнта з кредиторською заборгованістю. У межах впровадження було визначено, які користувачі або команди мають перевіряти певні рахунки-фактури, як мають спрямовуватися нестандартні випадки та які документи можуть автоматично проходити подальші етапи процесу.

Це означало, що зусилля в межах проєкту були зосереджені на бізнес-правилах, вимогах до перевірки та робочих процесах, пов’язаних з кредиторською заборгованістю, а не на налаштуванні шаблонів документів і навчанні моделей AI.

Розраховано на зростання мережі постачальників

Такий підхід також забезпечив важливу перевагу з погляду масштабованості. Коли клієнт додає нових постачальників або отримує рахунки-фактури з раніше невідомими макетами, такі документи не призводять автоматично до необхідності запускати новий проєкт з розроблення шаблонів.

Документно-незалежна обробка elDoc створює основу для роботи з такими варіаціями, тоді як специфічні для клієнта AI Prompts, логіка перевірки та робочі процеси забезпечують додатковий контроль там, де це необхідно.

Для глобальної компанії, що працює у сфері виробництва та продажу люксових дорожніх товарів на численних ринках APAC, це забезпечило практичний баланс між простотою впровадження, надійною обробкою рахунків-фактур і масштабованістю на рівні підприємства. Рішення може підтримувати зростання обсягів документів і розширення мережі постачальників без пропорційного збільшення зусиль, необхідних для налаштування та обслуговування системи.

Безшовна інтеграція з ERP та наскрізна автоматизована обробка

Для цього клієнта, який обробляє приблизно 5 000 рахунків-фактур на місяць, ручне експортування та повторне введення даних з рахунків-фактур значно зменшило б цінність автоматизації. Тому метою було створити безперервний процес наскрізної автоматизованої обробки (Straight-Through Processing, STP), від отримання рахунка-фактури та вилучення й перевірки даних до їх передавання в ERP-середовище клієнта.

elDoc надає API для прямої інтеграції з ERP та іншими корпоративними системами, що дає змогу автоматично передавати перевірені дані з рахунків-фактур для подальших бухгалтерських операцій, погодження та оплати.

Отримання рахунка-фактури → вилучення даних за допомогою AI → перевірка → перевірка працівником лише за потреби → передавання в ERP

Хоча elDoc також підтримує експорт структурованих даних з рахунків-фактур у таких форматах, як CSV, для сценаріїв, де пряма інтеграція не потрібна, обсяги рахунків-фактур цього клієнта зробили інтеграцію через API більш доцільним підходом.

Після успішної обробки рахунка-фактури та перевірки необхідної інформації структуровані дані могли автоматично передаватися до ERP-системи без необхідності для працівників вручну завантажувати файли, готувати електронні таблиці або повторно вводити дані з рахунків-фактур.

Це дало змогу клієнту розширити автоматизацію за межі вилучення даних з документів і створити більш комплексний наскрізний процес роботи з кредиторською заборгованістю, скоротивши обсяг повторюваної адміністративної роботи та забезпечивши надійну обробку у великих масштабах.

Масштабування автоматизації обробки рахунків-фактур у глобальних операціях

Для цього глобального виробника та ритейлера люксових дорожніх товарів автоматизація обробки рахунків-фактур полягала не просто в заміні ручного введення даних технологією OCR. Метою було створити надійний, масштабований і високою мірою автоматизований процес роботи з кредиторською заборгованістю, здатний обробляти тисячі рахунків-фактур на різних ринках APAC.

За допомогою elDoc клієнт об’єднав обробку рахунків-фактур на основі генеративного AI, налаштовані AI Prompts, автоматизовану перевірку, робочі процеси із залученням людини та безшовну інтеграцію з ERP в межах єдиного процесу. Нові макети рахунків-фактур можна обробляти без розроблення окремих шаблонів для кожного постачальника, водночас специфічну для бізнесу логіку можна впроваджувати там, де потрібен додатковий контроль.

У результаті процес роботи з кредиторською заборгованістю побудовано так, щоб масштабуватися разом з бізнесом: менше ручної роботи, швидша обробка рахунків-фактур, узгоджене вилучення даних і ширше застосування наскрізної автоматизованої обробки приблизно 5 000 рахунків-фактур щомісяця.

Готові автоматизувати обробку рахунків-фактур?

Поспілкуйтеся з експертом elDoc і дізнайтеся, як генеративний AI може автоматизувати обробку рахунків-фактур від вилучення даних з документів до інтеграції з ERP, без складного налаштування шаблонів і тривалого навчання моделей AI.