elDoc vs. SharePoint: comparación completa de funcionalidades para la gestión inteligente de documentos

Por qué cada vez más organizaciones migran de SharePoint tradicional a elDoc impulsado por IA

A medida que la inteligencia artificial transforma la forma en que las empresas gestionan documentos y datos, muchas organizaciones que durante años han confiado en SharePoint, ya sea SharePoint 2016, SharePoint 2019, SharePoint Server Subscription Edition o incluso SharePoint Online (Microsoft 365), comienzan a replantearse sus opciones.

Si bien estas plataformas han servido durante décadas como sistemas fiables de colaboración y gestión documental, hoy tienen dificultades para seguir el ritmo de la adopción acelerada de la IA.

«Hemos utilizado SharePoint durante años, pero ahora necesitamos una solución con inteligencia artificial integrada y mayor flexibilidad».
— Este es el tipo de comentario que escuchamos de nuestros clientes cada semana.

🏢 SharePoint tradicional: bases sólidas, inteligencia limitada

SharePoint 2016 y 2019 fueron diseñados para la era on-premise, cuando el intercambio de documentos se basaba en redes internas, acceso por VPN y control de versiones manual. Estos sistemas siguen funcionando, pero carecen de conectividad moderna con la nube, flexibilidad para compartir con externos y automatización inteligente.

Incluso SharePoint Server Subscription Edition, la versión on-premise más reciente de Microsoft, se centra principalmente en la conectividad híbrida con Microsoft 365, en lugar de ofrecer capacidades nativas de IA o automatización. Las empresas que utilizan estas versiones suelen verse limitadas por estructuras de permisos estáticas, etiquetado manual de metadatos y la ausencia de inteligencia integrada para la comprensión de documentos o la extracción de datos.

☁️ SharePoint Online (Microsoft 365): comodidad en la nube, pero sin IA nativa

La versión en la nube, SharePoint Online, parte de Microsoft 365, ofrece comodidad, escalabilidad e integración con Teams y OneDrive. Sin embargo, incluso en su versión más reciente, no incluye de forma nativa capacidades de comprensión documental mediante IA ni automatización, que hoy las empresas modernas consideran esenciales. Para acceder a cualquier forma de procesamiento inteligente de documentos, los usuarios deben añadir servicios adicionales como Microsoft Syntex, Purview o Copilot, cada uno con su propia configuración, licenciamiento y mantenimiento. En resumen, aunque SharePoint Online traslada la colaboración a la nube, sigue sin ofrecer inteligencia documental realmente impulsada por IA de forma nativa.

Conoce elDoc: la nueva generación de inteligencia documental

elDoc fue diseñado desde cero para la nueva era de las operaciones empresariales impulsadas por IA, donde convergen la gestión documental, la automatización y la inteligencia. No es simplemente otro repositorio de archivos. Es un ecosistema vivo e inteligente, capaz de leer, comprender y actuar sobre el contenido de tus documentos. Impulsado por modelos de lenguaje de gran escala (LLM) integrados y componentes avanzados de IA, elDoc transforma datos estáticos en información accionable.

La suite elDoc AI Excellence

En el núcleo de esta transformación se encuentra la suite elDoc AI Excellence, un ecosistema conectado de agentes inteligentes diseñado para gestionar cada etapa del ciclo de vida de los documentos. Cada agente trabaja de forma independiente y, al mismo tiempo, colaborativa, aportando inteligencia continua a tus flujos de trabajo documentales.

🔍 Agente de OCR con IA: convierte imágenes en información

Impulsado por visión por computadora avanzada, este agente convierte automáticamente documentos escaneados, manuscritos o basados en imágenes en texto limpio, estructurado y totalmente searchable. Sin plantillas ni mapeo manual: elDoc lee e interpreta cualquier formato documental, haciendo que tus archivos sean accesibles de inmediato y estén listos para el análisis.

🧠 Agente de análisis documental con IA: inteligencia en tiempo real

Este agente revisa y analiza millones de documentos a gran escala, identificando riesgos, anomalías, inconsistencias y brechas de cumplimiento en tiempo real. Desde la preparación de auditorías hasta la revisión de contratos, ofrece información accionable que permite a los equipos tomar decisiones con mayor rapidez y confianza.

🗂️ Agente de clasificación con IA: organización inteligente

El agente de clasificación organiza, etiqueta e incluso renombra documentos de forma automática según la lógica, la jerarquía y los flujos de trabajo de tu organización. Ya sean facturas ordenadas por proveedor, contratos agrupados por cliente o informes renombrados por año y departamento, todo queda estructurado exactamente según cómo opera tu negocio.

En conjunto, estos agentes trabajan de forma coordinada y transforman archivos sin estructurar en inteligencia estructurada, significativa y accionable. Aprenden continuamente de tus datos, refinan los resultados con el tiempo y ofrecen una experiencia de IA fluida que se integra de forma natural en tus operaciones diarias.

Lo que realmente distingue a elDoc es que no es solo un motor de IA ni un repositorio documental, sino una suite empresarial completa, diseñada para gestionar cada etapa del ciclo de vida documental y de los flujos de trabajo de tu organización.

En su núcleo, elDoc combina inteligencia impulsada por IA, colaboración y seguridad de nivel empresarial en una sola plataforma cohesionada, eliminando la necesidad de múltiples herramientas fragmentadas o integraciones complejas. La suite elDoc AI Excellence reúne varios módulos integrados, cada uno enfocado en un pilar crítico de las operaciones empresariales inteligentes:

✍️ Suite de firma electrónica (alternativa a DocuSign)

Firma, aprueba y certifica documentos directamente dentro de elDoc, con trazabilidad completa y cumplimiento normativo. Sin aplicaciones externas ni costos adicionales: solo firmas electrónicas seguras y legalmente vinculantes integradas directamente en tus flujos documentales.

⚙️ Automatización de flujos de trabajo sin código

Diseña y automatiza procesos empresariales con simplicidad de arrastrar y soltar. Desde aprobaciones de documentos hasta revisiones de múltiples etapas, elDoc permite a los usuarios de negocio automatizar flujos de trabajo sin escribir una sola línea de código, acelerando la transformación de procesos en todos los departamentos.

🗂️ Suite de gestión documental y colaboración

Colabora, edita en conjunto y controla versiones en tiempo real, todo dentro de un espacio de trabajo unificado. Los documentos se mantienen totalmente trazables y auditables, con notificaciones instantáneas, opciones de reversión y control de acceso basado en roles que garantizan que cada cambio sea transparente y seguro.

🤖 Procesamiento inteligente de documentos (IDP)

Impulsado por agentes integrados de OCR, clasificación y análisis con IA, elDoc extrae, interpreta y comprende automáticamente el contenido de cada archivo. Desde facturas y contratos hasta informes y correspondencia, tus documentos se vuelven estructurados, fácilmente localizables y listos para obtener insights más profundos de forma inmediata.

Comparación de funcionalidades: SharePoint vs elDoc

Durante el último año, a medida que se acelera la adopción de la IA, hemos observado una tendencia clara: las organizaciones que durante años han confiado en SharePoint, ya sea en sus versiones on-premise (2016, 2019 o Subscription Edition) o en SharePoint Online (Microsoft 365), están explorando activamente alternativas que ofrezcan una automatización más inteligente, mayor seguridad e inteligencia integrada.

Muchos de nuestros clientes se han acercado a nosotros con la misma pregunta:

«¿Cómo se compara realmente elDoc con SharePoint? ¿Dónde marca la diferencia, especialmente en lo relacionado con la IA?»

Para responder a esta pregunta, realizamos una comparación de funcionalidades, evaluando cómo se comporta cada edición de SharePoint frente a elDoc en dimensiones clave como seguridad, control de uso compartido, automatización de flujos de trabajo, colaboración e inteligencia basada en IA. El resultado es una visión clara y comparativa, lado a lado.

📘 SharePoint 2016 vs elDoc

Funcionalidad	SharePoint 2016	elDoc
Tipo de despliegue	Solo on-premise	Nativo en la nube u on-premise
Uso compartido externo (sin cuenta)	❌ No compatible	✅ Enlaces seguros y acceso por correo electrónico
Uso compartido protegido con contraseña u OTP	❌	✅ Integrado
Enlaces con caducidad o límite de tiempo	❌	✅ Configurable
Marcas de agua dinámicas	⚙️ Mediante IRM o terceros	✅ Integrado
Modo solo visualización sin descarga	⚙️ Limitado	✅ Modo nativo y seguro de visualización por imágenes
Control de reenvío o redistribución	⚙️ Solo mediante permisos	✅ Control directo mediante opción
Registro de auditoría	⚙️ Básico	✅ Registros detallados
OCR y extracción de contenido con IA	❌	✅ Integrado
Indexación y búsqueda con IA	❌ Basada en palabras clave	✅ Indexación semántica y contextual
Clasificación y renombrado de archivos con IA	❌ Manual	✅ Automatizado
Análisis documental con IA (riesgo / entidades)	❌	✅ Insights nativos con IA
Control de versiones	✅ Disponible	✅ Reversión avanzada
Mantenimiento	❌ Requiere servidores	✅ Totalmente gestionado
Interfaz web y móvil	⚙️ Limitada	✅ Totalmente responsiva
Automatización de flujos de trabajo	⚙️ Desarrollo personalizado	✅ Integrada sin código
Firma electrónica	❌ Requiere complemento	✅ Módulo nativo
Marco de seguridad	⚙️ Active Directory / basado en roles	✅ Controles multinivel

SharePoint Online (Microsoft 365) sigue siendo una de las plataformas de colaboración en la nube más adoptadas a nivel mundial. Proporciona una base sólida y validada a nivel empresarial para el intercambio de archivos, el almacenamiento de documentos y el trabajo en equipo dentro del ecosistema de Microsoft.

Su profunda integración con Teams, OneDrive y las aplicaciones de Office lo convierte en una opción familiar y conveniente para las organizaciones que ya han invertido en Microsoft 365. Las empresas se benefician de un acceso fluido, permisos basados en roles y almacenamiento en la nube preparado para el cumplimiento normativo, todo ello gestionado por Microsoft.

Sin embargo, a medida que la revolución de la IA se acelera, muchas organizaciones están descubriendo que SharePoint Online, aunque robusto, nunca fue diseñado para el procesamiento inteligente de documentos ni para el análisis basado en LLM.

Aunque Microsoft ha incorporado servicios adicionales como Syntex, Purview y Copilot, estos son componentes independientes que requieren licencias adicionales, configuración específica e integración. Como resultado, las organizaciones que buscan aprovechar realmente la comprensión documental con IA, la búsqueda semántica, la extracción automatizada de datos o el análisis de riesgos suelen enfrentarse a arquitecturas complejas, herramientas fragmentadas y mayores costos.

Ahí es donde elDoc marca la diferencia.

Diseñado desde cero para la adopción de IA y la automatización segura, elDoc integra capacidades nativas de LLM y agentes de IA directamente en su arquitectura. Esto significa que, desde el momento en que subes un documento, elDoc puede:

• leer e interpretar el contenido utilizando modelos de IA integrados, OCR y visión por computadora;
• extraer automáticamente datos estructurados de archivos escaneados o digitales;
• clasificar y renombrar documentos de forma inteligente según tu contexto de negocio;
• analizar e identificar riesgos, anomalías e inconsistencias en grandes volúmenes de documentos;
• permitir que tus equipos colaboren de forma segura con insights impulsados por IA en tiempo real.

A diferencia de SharePoint Online, elDoc no depende de complementos de terceros para aportar inteligencia a tus documentos, ya que todo está integrado de forma nativa. Por eso, mientras SharePoint Online sigue destacándose como plataforma de colaboración en la nube, elDoc transforma la gestión documental en Document Intelligence, combinando automatización, razonamiento con IA y seguridad de nivel empresarial en un único entorno unificado.

☁️ SharePoint Online (Microsoft 365) vs elDoc

Funcionalidad	SharePoint Online (M365)	elDoc
Tipo de despliegue	Basado en la nube (Microsoft 365)	Nube u on-premise
Uso compartido externo (sin cuenta Microsoft)	⚙️ Acceso de invitados limitado	✅ Uso compartido seguro sin cuentas
Enlaces protegidos con contraseña u OTP	⚙️ Posible solo mediante OneDrive	✅ Integrado para cualquier documento
Enlaces con fecha de caducidad	✅ Compatible	✅ Compatible
Marcas de agua dinámicas	⚙️ Requiere complemento Purview	✅ Nativo
Restricciones de descarga	⚙️ Limitadas	✅ Configuración granular por usuario
Control de redistribución	⚙️ Basado en políticas	✅ Control a nivel de usuario y de archivo
Auditoría y registros	⚙️ Requiere suscripción a Purview	✅ Auditoría nativa integrada
OCR y extracción con IA	⚙️ Requiere licencia Syntex	✅ Integrado
Clasificación y análisis con IA	⚙️ Complementos Syntex o Copilot	✅ Incluido en la plataforma base
Automatización de flujos de trabajo	⚙️ Power Automate	✅ Constructor nativo no-code
Firma electrónica	⚙️ Servicios externos (Adobe / DocuSign)	✅ Suite de firma electrónica integrada
Marco de seguridad	✅ Políticas de cumplimiento de Microsoft	✅ Controles multinivel basados en roles y enlaces
Mantenimiento y escalabilidad	✅ Totalmente gestionado	✅ Totalmente gestionado
Eficiencia de costos	⚙️ Requiere complementos (Syntex, Purview, Copilot)	✅ Suscripción todo en uno

El futuro de la gestión documental es inteligente

Tanto SharePoint 2016 (y otras versiones on-premise heredadas) como SharePoint Online (Microsoft 365) han desempeñado un papel clave durante la última década, ayudando a las organizaciones a colaborar, almacenar y compartir información.

Siguen siendo plataformas sólidas y confiables para el almacenamiento de documentos y el trabajo interno en equipo, especialmente para las empresas que ya están profundamente integradas en el ecosistema de Microsoft.

Sin embargo, a medida que las organizaciones avanzan hacia una era definida por la adopción de la IA, la automatización y el uso inteligente de los datos, estas soluciones tradicionales comienzan a mostrar sus limitaciones.

Por eso, muchas organizaciones con visión de futuro están optando por modernizar sus operaciones con elDoc, una plataforma inteligente de gestión documental diseñada específicamente y potenciada por IA, que integra automatización, colaboración y seguridad en un único ecosistema listo para la empresa.

Con elDoc, tu empresa obtiene:

• Capacidades nativas de IA, como OCR, clasificación, extracción de datos y análisis de riesgos, impulsadas por LLM.
• Herramientas de colaboración integradas, que incluyen coedición, firmas electrónicas, aprobaciones y control de versiones en una única interfaz unificada.
• Seguridad de nivel empresarial, con acceso basado en roles, protección mediante contraseña u OTP, MFA, marcas de agua, enlaces con caducidad, cifrado y trazabilidad completa mediante auditorías.
• Despliegue flexible, ya sea on-premise, en nube privada o en un entorno híbrido, según tus necesidades de cumplimiento normativo y residencia de datos.

elDoc permite que tus equipos trabajen de forma más inteligente, rápida y segura, revelando insights ocultos en los documentos y automatizando procesos que antes requerían horas de esfuerzo manual. No se trata de una mejora incremental, sino de una transformación completa de la manera en que las organizaciones gestionan el conocimiento y el cumplimiento normativo en la era de la IA.

⚖️ Aviso legal

SharePoint, Microsoft 365, OneDrive y cualquier otro nombre de producto o marca comercial de Microsoft mencionados en este artículo son propiedad de Microsoft Corporation.

Esta publicación se proporciona únicamente con fines informativos y comparativos, con el objetivo de ayudar a las organizaciones a comprender las principales diferencias entre elDoc y los productos SharePoint de Microsoft, tanto en sus versiones on-premise como en la nube. La información aquí presentada se basa en documentación de acceso público y en las capacidades de los productos disponibles en el momento de su redacción. No cuenta con el respaldo, patrocinio ni aprobación de Microsoft Corporation, ni representa ninguna asociación o afiliación oficial entre elDoc y Microsoft.

Aunque se ha hecho todo lo posible para garantizar la precisión y objetividad de esta comparación, las características y especificaciones de los productos pueden evolucionar con el tiempo. Se recomienda a los lectores verificar la información actualizada en las fuentes oficiales de Microsoft y elDoc antes de tomar decisiones de compra o migración.