Compartir archivos con partes externas es un aspecto esencial de la colaboración moderna. Sin embargo, conlleva riesgos inherentes, siendo el principal la pérdida de control sobre la información confidencial. Incluso con las mejores intenciones, los destinatarios pueden reenviar, usar indebidamente o exponer documentos sensibles, lo que puede provocar filtraciones de datos o violaciones de cumplimiento normativo.
Para hacer frente a estos desafíos, es fundamental adoptar una solución de intercambio de archivos que vaya más allá de simplemente transmitir documentos. Debe garantizar la seguridad, la responsabilidad y el control durante todo el ciclo de vida del archivo compartido.
Cómo proteger y asegurar el intercambio de archivos
Para abordar estas preocupaciones, elDoc – la Plataforma de Excelencia Documental – introduce una sólida función de Gestión Segura de Archivos. Diseñada con un enfoque de seguridad como prioridad, esta función ofrece a los usuarios seis niveles de control que garantizan un intercambio de documentos con confianza y protección contra accesos no autorizados o usos indebidos.
La Gestión Segura de Archivos de elDoc proporciona capas de seguridad granulares y flexibles que pueden aplicarse a archivos individuales, conjuntos de archivos o carpetas completas. A continuación, se detalla cada uno de los controles:
1. Autenticación por contraseña de un solo uso (OTP)
Al compartir documentos por correo electrónico, elDoc permite a los usuarios habilitar la autenticación mediante contraseña de un solo uso (OTP), exigiendo a los destinatarios introducir un código único y temporal enviado a su correo electrónico o dispositivo móvil antes de acceder al archivo. Esto añade una sólida capa de verificación de identidad, garantizando que solo el destinatario previsto pueda abrir el documento, incluso si el enlace es reenviado o interceptado por error. Al vincular el acceso a un segundo canal y limitar la validez del OTP, elDoc reduce significativamente el riesgo de accesos no autorizados, haciendo que el intercambio de archivos sea más seguro y responsable.
2. Protección con contraseña
Además del OTP, elDoc permite a los usuarios establecer contraseñas personalizadas para los archivos compartidos, añadiendo una capa adicional de seguridad que requiere que los destinatarios introduzcan una contraseña predefinida antes de obtener acceso. Este proceso de autenticación en dos pasos garantiza que, incluso si se expone el enlace de un documento, este permanezca inaccesible sin el OTP (si está habilitado) y la contraseña. La protección con contraseña resulta especialmente eficaz al compartir archivos sensibles con contactos de confianza, como clientes, socios legales o partes interesadas internas, donde la contraseña puede comunicarse a través de un canal seguro independiente. Esta medida mejora el control sobre el acceso y refuerza la confidencialidad en cada intercambio.
3. Controles de expiración
elDoc permite a los usuarios asignar una fecha de expiración específica para cada archivo compartido, asegurando que el acceso se revoque automáticamente una vez que finalice el período establecido. Este control integrado evita que los documentos permanezcan accesibles indefinidamente, lo que reduce significativamente el riesgo de accesos no autorizados con el tiempo. Es especialmente útil para gestionar proyectos temporales, colaboraciones a corto plazo o el intercambio de materiales sensibles al tiempo como propuestas, estados financieros o documentos legales. Al definir ventanas de acceso claras, los usuarios mantienen un mayor control sobre sus datos y aseguran que la información confidencial solo esté disponible cuando realmente se necesite.
4. Modo de visualización segura
Una de las funciones más destacadas de elDoc, el Modo de Visualización Segura, convierte los documentos compartidos en formatos no editables como PDF o imágenes, desactivando de forma efectiva la copia de texto, la selección y la funcionalidad de búsqueda. Esto garantiza que la extracción de datos sea prácticamente imposible, ofreciendo un nivel de protección de contenido mucho más alto en comparación con soluciones estándar que permiten accesos parciales o duplicaciones con facilidad. Al convertir los documentos en formatos estáticos de solo visualización, elDoc impide el uso o distribución no autorizada de información confidencial, siendo ideal para compartir contenidos que deben permanecer seguros e inalterables.
5. Marcado de agua
Para disuadir eficazmente las capturas de pantalla, la redistribución no autorizada y las filtraciones, elDoc incorpora un sistema de marcado de agua dinámico como potente medida de seguridad aplicada automáticamente a todos los archivos compartidos externamente. Estas marcas de agua muestran de manera visible información identificativa—como el nombre completo o la dirección de correo electrónico del destinatario—junto con una marca temporal precisa del momento en que se accedió al archivo. Esto personaliza cada documento compartido, haciéndolo inconfundiblemente rastreable hasta la persona específica que lo visualizó. La presencia de una marca de agua visible e imborrable actúa como un fuerte elemento disuasorio tanto psicológico como práctico, desalentando a los usuarios de tomar capturas o fotografías, sabiendo que cualquier contenido filtrado podrá ser fácilmente rastreado hasta ellos. A diferencia de los métodos genéricos, el sistema dinámico de elDoc genera marcas de agua en tiempo real en función de las credenciales de acceso, garantizando que cada visualización quede registrada. Este nivel de trazabilidad no solo fomenta un comportamiento responsable, sino que también refuerza el cumplimiento de las normativas de protección de datos, convirtiendo a elDoc en una solución ideal para compartir información sensible o de alto valor de forma segura.
6. Gestión de permisos
elDoc ofrece a los usuarios un control detallado sobre los permisos de los destinatarios, permitiéndoles definir con precisión qué acciones pueden realizarse sobre los archivos compartidos. Estos permisos incluyen la posibilidad de habilitar o restringir la descarga, subida, edición y reenvío—cada uno configurable de manera independiente según la sensibilidad y el propósito del contenido compartido. Las restricciones de reenvío también pueden heredarse, asegurando que una vez compartido un archivo con derechos limitados, estas limitaciones se mantengan incluso si el destinatario intenta reenviarlo o redistribuirlo. Para mayor protección, cuando se permite la descarga, elDoc puede convertir automáticamente archivos editables en formatos PDF bloqueados, preservando la integridad del contenido al evitar modificaciones o manipulaciones no autorizadas. Este modelo de permisos flexible y por capas garantiza que los usuarios mantengan el control total sobre cómo se accede y se gestiona su documentación, reforzando tanto la seguridad como el cumplimiento en cada etapa del intercambio de archivos.
Toma el control del intercambio de archivos con la plataforma de seguridad prioritaria de elDoc
Con la Gestión Segura de Archivos de elDoc, ya no tendrás que elegir entre una colaboración fluida y un control absoluto. Ya sea que estés compartiendo un único informe confidencial o una carpeta completa con información altamente sensible, elDoc protege cada archivo mediante un marco de seguridad integral y multinivel diseñado para salvaguardar tus datos en todo momento.
Gracias a funciones avanzadas como autenticación OTP, control de expiración, modo de visualización segura, marcado de agua dinámico, protección por contraseña y gestión detallada de permisos, elDoc garantiza que tus documentos permanezcan protegidos, incluso después de ser compartidos externamente. Cada archivo que compartes está respaldado por potentes mecanismos de seguridad que previenen el acceso no autorizado, el uso indebido o las filtraciones.
Da el siguiente paso hacia un intercambio de archivos seguro y responsable. Contáctanos hoy para obtener más información o iniciar tu prueba gratuita de elDoc. Descubre por ti mismo lo fácil y seguro que puede ser colaborar con documentos en la era digital—con una plataforma diseñada para la confianza, el cumplimiento normativo y tu tranquilidad.