En el mundo digital hiperconectado de hoy, se intercambian millones de archivos a diario entre empresas, departamentos y países. Aunque este flujo constante de datos impulsa la productividad y la colaboración, también conlleva riesgos importantes. La compartición no controlada de archivos puede provocar filtraciones de datos, incumplimientos normativos y la divulgación involuntaria de información confidencial. Tanto para organizaciones como para personas individuales, las consecuencias de una transferencia de archivos mal protegida pueden ser graves: desde daños reputacionales hasta pérdidas financieras y repercusiones legales.
Aquí es donde entra en juego elDoc, una plataforma moderna de gestión de archivos para el intercambio seguro de documentos. Diseñada para empoderar tanto a equipos internos como a colaboradores externos, elDoc responde a la creciente necesidad de una compartición de archivos controlada, segura y conforme con la normativa. A continuación, presentamos las funciones clave de seguridad de la plataforma —reformuladas y ampliadas— para mostrar cómo elDoc mitiga eficazmente los riesgos actuales asociados a la transferencia de archivos.
1. Autenticación con contraseña de un solo uso (OTP)
Verifica la identidad en cada punto de acceso
En la compartición tradicional de archivos por correo electrónico, un enlace reenviado puede caer fácilmente en manos equivocadas. elDoc refuerza la seguridad con autenticación OTP, exigiendo que los destinatarios introduzcan un código único y temporal enviado a su correo electrónico o teléfono antes de acceder al archivo compartido. Esta verificación de identidad en dos canales garantiza que, incluso si el enlace es interceptado, el documento siga siendo inaccesible sin el OTP correspondiente. Al implementar un método de autenticación dinámico y con caducidad, elDoc establece una barrera más alta contra accesos no autorizados y aumenta considerablemente la confianza en la entrega de documentos digitales.
2. Protección con contraseña
Añade una capa personalizada de control de acceso
Para una protección adicional, elDoc permite a los remitentes asegurar cada archivo con una contraseña personalizada. Los destinatarios deben introducir esta contraseña —preferiblemente comunicada a través de un canal separado y seguro— antes de poder acceder al contenido. Combinada con OTP, esta protección de doble capa garantiza que los datos sensibles permanezcan protegidos incluso si una capa es vulnerada. Ya sea que trabajes con clientes, socios o personal interno, la protección con contraseña asegura un enfoque consciente y seguro de la compartición de archivos.
3. Controles de expiración
Establece límites de tiempo y reduce la exposición
elDoc permite a los usuarios definir cuánto tiempo permanece accesible un archivo compartido. Al establecer fechas de caducidad específicas, se revoca automáticamente el acceso una vez transcurrido el período previsto. Esto es esencial en colaboraciones temporales, revisiones puntuales o proyectos de corta duración, donde el acceso prolongado podría representar un riesgo. Los controles de expiración minimizan el riesgo de que los enlaces antiguos sean reutilizados o mal utilizados, asegurando que los archivos estén disponibles solo cuando realmente se necesitan.
4. Modo de visualización segura
Ver sin posibilidad de copiar
Con el Modo de Visualización Segura, elDoc convierte los documentos compartidos en formatos de solo lectura, como PDFs no editables o imágenes estáticas, que impiden copiar, buscar o extraer texto. Esto reduce drásticamente la posibilidad de replicación no autorizada. Ya sea que compartas documentos legales, información de precios o propiedad intelectual, el Modo de Visualización Segura garantiza que tus destinatarios puedan revisar el contenido, sin llevárselo.
5. Marcado de agua dinámico
Identifica a cada espectador, desalienta cualquier filtración
Para evitar capturas de pantalla no autorizadas o filtraciones, elDoc aplica marcas de agua dinámicas en todos los archivos compartidos externamente. Estas marcas muestran identificadores únicos como el nombre, el correo electrónico y la hora de acceso del destinatario directamente sobre el documento. Esta trazabilidad hace que cada visualización y cada posible filtración sean atribuibles. Los destinatarios saben que sus acciones son visibles y verificables, lo que reduce significativamente la tentación de redistribuir información confidencial. A diferencia del marcado estático, el sistema de elDoc se adapta en tiempo real a cada acceso, garantizando un alto nivel de trazabilidad documental.
6. Gestión de permisos
Controla lo que otros pueden hacer
elDoc brinda a los usuarios un control preciso sobre lo que los destinatarios pueden hacer con los archivos compartidos. Puedes configurar permisos para permitir o bloquear la descarga, edición, carga o redistribución, y estos controles se mantienen activos incluso si el archivo es reenviado. Además, cuando se permite la descarga, elDoc convierte automáticamente los archivos en PDFs bloqueados para evitar manipulaciones. Este enfoque detallado de los permisos garantiza que los documentos se manejen exactamente como lo deseas, preservando tanto la integridad del contenido como el cumplimiento normativo.
Genera confianza a través de la compartición segura – para todos
En un mundo donde la información se encuentra en constante movimiento, la transferencia segura de archivos ya no es opcional: es esencial. Los riesgos de exposición accidental, acceso no autorizado o mal uso de los datos afectan a todos: desde grandes organizaciones que manejan datos propietarios hasta personas que comparten documentos personales como contratos, identificaciones o registros financieros.
elDoc ofrece una solución integral a este desafío. Con funciones como autenticación OTP, protección con contraseña, controles de expiración, modos de visualización segura, marcas de agua dinámicas y configuraciones de permisos flexibles, elDoc proporciona una plataforma robusta y fácil de usar para el intercambio seguro de archivos, tanto si colaboras dentro de una empresa global como si compartes documentos personales con un contacto de confianza.
Al priorizar la seguridad, el control y la trazabilidad, elDoc permite a las organizaciones proteger su información empresarial sensible, y al mismo tiempo ofrece a los usuarios individuales la tranquilidad de compartir sus documentos privados. En todos los casos, elDoc refuerza la confianza, garantiza el cumplimiento normativo y hace que compartir archivos sea más seguro—sin complicar el proceso.