Cómo compartir archivos de forma segura en elDoc: guía paso a paso

En un mundo lleno de riesgos, tus archivos merecen más que un simple enlace

En el vertiginoso mundo digital actual, compartir archivos ya no es opcional: es constante. Ya sea que envíes una propuesta empresarial confidencial, un contrato legal o documentación interna sensible, forma parte de tu flujo de trabajo diario.

Pero aquí está la cruda realidad:
🛑 Las amenazas cibernéticas están en constante evolución.
🛑 Las filtraciones de datos están aumentando.
🛑 Un solo intercambio descuidado puede causar daños irreversibles.

Las herramientas básicas para compartir archivos pueden ofrecer rapidez y simplicidad, pero a menudo sacrifican seguridad, visibilidad y control.

¿Qué pasaría si pudieras compartir tus archivos sin preguntarte: “¿Quién más podría verlo?”
O “¿Pueden reenviarlo? ¿Editar este archivo? ¿Conservarlo para siempre?”

No solo necesitas conveniencia.
Necesitas confianza, responsabilidad y protección incorporada desde el diseño.

Ahí es donde entra en acción el compartir archivos seguro de elDoc.

Diseñado para equipos modernos y datos de alta sensibilidad, elDoc combina facilidad de uso con protección de nivel empresarial, incluyendo siete capas potentes de seguridad inteligente. Cada archivo que compartes es totalmente rastreable, con control de acceso y regido por tus reglas, no por las configuraciones predeterminadas de otros.

✅ Comparte libremente, sin perder el control.
✅ Colabora externamente, sin comprometer la privacidad.
✅ Trabaja más rápido, sin sacrificar la seguridad.

Con elDoc, no solo envías archivos.
Los envías de forma segura.

Asegurando tus archivos con elDoc: guía paso a paso para un compartir controlado

Compartir documentos importantes no debería sentirse como un riesgo de seguridad. Con el Compartir Archivos Seguro de elDoc, obtienes control total sobre quién puede acceder a tus archivos, cuándo, cómo y durante cuánto tiempo — todo en unos pocos pasos sencillos.

En esta guía, te mostraremos cómo utilizar las potentes herramientas de compartición de archivos de elDoc con capturas de pantalla e instrucciones paso a paso. Aprenderás a:

• Compartir archivos de forma segura
• Aplicar hasta 7 capas de seguridad
• Supervisar la actividad de los archivos con un registro de auditoría detallado

Paso 1: Subir o seleccionar un archivo

Comienza subiendo el documento que deseas compartir, o selecciona un archivo existente desde tu espacio de trabajo de elDoc.

Paso 2: Elige cómo deseas compartir

Puedes compartir archivos de dos maneras:

• Enviar por correo electrónico – Agrega destinatario(s) específico(s). Nota: Al elegir este método, también puedes incluir un mensaje personalizado para brindar contexto o instrucciones directamente al destinatario.
• Generar un enlace seguro – Crea un enlace que puedes compartir manualmente

Paso 3: Configura los controles de acceso

Antes de compartir, configura los permisos y las limitaciones para tus destinatarios.

Para asegurarte de que solo el destinatario previsto pueda acceder a tu archivo, elDoc te permite aplicar múltiples capas de control de acceso:

• Contraseña de un solo uso (OTP): Cuando se activa, el destinatario recibirá un código de acceso único por correo electrónico. Deberá ingresar este código antes de ver el archivo compartido, agregando un paso de verificación de identidad que protege contra accesos no autorizados, incluso si el enlace se reenvía.
• Protección adicional con contraseña: Para mayor seguridad, también puedes establecer una contraseña personalizada. Esta contraseña debe compartirse con el destinatario a través de un canal confiable de tu elección (por ejemplo, mensaje encriptado, llamada telefónica, chat seguro).

🔒 Combina OTP y una contraseña personalizada para una autenticación de doble capa — ideal para compartir documentos legales, financieros o de otra índole sensible.

Paso 4: Configura una fecha de expiración

No todos los archivos necesitan permanecer accesibles para siempre. Con elDoc, puedes añadir una fecha y hora de expiración a tus archivos compartidos, asegurando que el acceso se revoque automáticamente una vez que el archivo ya no sea necesario.

Esto es especialmente útil para:

• Propuestas con límite de tiempo
• Borradores confidenciales
• Colaboraciones por un período limitado

Cómo funciona:

• Activa la opción “Configurar expiración”.
• Elige una fecha y hora específicas para que el archivo se vuelva inaccesible.
• Después de la expiración, el enlace dejará de funcionar, aunque el destinatario aún lo tenga.

⛔ Esto ayuda a prevenir que documentos desactualizados circulen y protege tus datos de ser accesados por más tiempo del necesario.

Paso 5: Convierte a una imagen no editable

Al compartir contenido sensible, controlar cómo se abre tu archivo es tan importante como controlar quién puede acceder a él.

Con elDoc, puedes elegir el formato en el que el destinatario abrirá tu archivo compartido:

• Formato Original: Mantiene el archivo completamente interactivo y editable, tal como fue creado originalmente
• Formato PDF: Un formato ampliamente compatible y listo para imprimir
• Formato de Imagen Segura: Convierte el archivo en una imagen no editable (como un PDF basado en imagen), haciéndolo solo de visualización

Cómo funciona:

Antes de enviar el archivo, simplemente selecciona tu modo de acceso preferido de las opciones disponibles.
Si eliges el Formato de Imagen Segura, elDoc convertirá automáticamente tu archivo en una imagen solo de visualización para bloquear cualquier intento de:

• Copiar texto o contenido
• Editar o anotar el archivo
• Extraer datos del documento

💡 ¿Por qué usarlo? El Modo de Imagen Segura ofrece la máxima protección al garantizar que el contenido solo pueda ser visualizado, no copiado ni modificado. Es ideal para compartir borradores legales, diseños, información propietaria o cualquier contenido que deba permanecer intacto.

Paso 6: Aplicar marcas de agua

Para desalentar el uso no autorizado o capturas de pantalla, elDoc te permite aplicar marcas de agua automáticas y dinámicas en cada página de tu archivo compartido.

Estas marcas de agua se generan de manera única para cada destinatario y pueden incluir detalles como:

• Dirección de correo electrónico del destinatario
• Fecha y hora de acceso
• Etiquetas o marcas personalizadas (si están habilitadas)

Cómo funciona:

Activa la opción de Marca de Agua antes de compartir el archivo. elDoc incrustará la marca de agua directamente en el documento, invisible para editar, imposible de eliminar.

💡 ¿Por qué usarlo? Las marcas de agua actúan como un poderoso disuasivo contra filtraciones. Si alguien toma una captura de pantalla o redistribuye el archivo, se puede rastrear inmediatamente hasta el espectador original, agregando responsabilidad y desalentando el uso indebido.

Paso 7: Restringir o controlar las descargas de archivos

En elDoc, tienes control total sobre lo que los destinatarios pueden hacer con tus archivos compartidos, incluyendo la posibilidad de restringir completamente las descargas.

Aunque puedes otorgar permisos como ver, subir o editar, también puedes optar por bloquear la descarga para mantener los archivos de forma segura dentro del entorno de elDoc.

Cómo funciona:

• Activa o desactiva los permisos de descarga al configurar el acceso al archivo.
• Si las descargas están restringidas, los destinatarios solo podrán ver el archivo, sin guardar una copia local.
• Si se permiten las descargas, puedes definir el formato de descarga:
  • Formato Original – Mantener el archivo en su formato nativo
  • Formato PDF – Descargar una versión convertida (si se admite)

💡 ¿Por qué usarlo? Restringir las descargas evita que los archivos se guarden, compartan o accedan sin conexión — ideal para vistas previas confidenciales, protección de propiedad intelectual o colaboración externa controlada.

Paso 8: Configura el control sobre el reenvío

Con elDoc, puedes decidir si los destinatarios pueden volver a compartir el archivo, dándote control total sobre hasta dónde pueden llegar tus documentos.

Cómo funciona:

• Activa o desactiva la opción “Permitir reenvío” durante la configuración del compartido.
• Si está desactivado, el destinatario no podrá reenviar ni compartir el archivo con otros.
• Si está activado, elDoc continuará rastreando el archivo, incluso cuando se vuelva a compartir, registrando con quién se compartió, cuándo y cómo se accedió.

💡 ¿Por qué usarlo? Esta función garantiza que tu archivo permanezca dentro de tu visibilidad, even cuando se comparta más allá del destinatario inicial. Ideal para mantener trazabilidad y control en colaboraciones con múltiples partes.

Paso 9: Habilita auditoría y monitoreo

Cada interacción con tu archivo compartido importa y con elDoc, no tienes que preguntarte qué pasó después de presionar “enviar”. elDoc proporciona automáticamente un registro de auditoría completo, registrando todas las actividades relacionadas con tu archivo compartido, incluyendo:

• Quién accedió al archivo
• Cuando se accedió
• Qué acciones se realizaron (visto, descargado, editado, vuelto a compartir)
• Dónde (metadatos de IP/ubicación, si están habilitados)

Cómo funciona:

• La auditoría y el monitoreo están habilitados por defecto para cada archivo compartido.
• Puedes ver los registros directamente desde el panel de actividad de tu archivo en tiempo real o descargar informes para cumplimiento, registro de datos o revisión de incidentes.

💡 ¿Por qué usarlo? Los registros de auditoría te brindan visibilidad completa y responsabilidad, esencial para la seguridad, el cumplimiento normativo y la gestión responsable de datos sensibles.

Conclusión: Control total cada vez que compartes

En el mundo digital actual, compartir archivos de forma segura no es opcional, es esencial. Ya sea que envíes documentos empresariales confidenciales, contratos legales o informes internos, necesitas más que un simple método para enviar archivos: necesitas una forma de controlarlos, protegerlos y supervisarlos de principio a fin.

elDoc te brinda exactamente eso.

Con permisos granulares, seguridad en múltiples capas y total transparencia en auditoría, elDoc te permite compartir documentos con total confianza, sin importar quién sea el destinatario.

✅ Tú controlas quién accede a tus archivos
✅ Tú defines cómo se utilizan
✅ Tú registras cada interacción

Tus archivos. Tus reglas. Tu tranquilidad.

¡Aprovecha elDoc para garantizar que cada archivo que compartas permanezca seguro, rastreable y protegido!