如何在 elDoc 中安全分享檔案：完整步驟指南
在充滿風險的世界中，您的檔案值得的不僅僅是一個分享連結
在當今快速變化的數位世界中，檔案分享早已成為日常必需，而非可有可無。無論您是在傳送商業機密提案、法律合約，或內部敏感文件，這一切都是工作流程中不可或缺的一部分。
但事實卻令人警醒：
🛑 網路威脅不斷演進。
🛑 數據外洩事件持續增加。
🛑 一次不慎的分享，可能造成無法挽回的損失。
一般的檔案分享工具或許操作簡便、速度快捷，但往往以犧牲安全性、可見性與控制權為代價。
試想，如果您能安心分享檔案，而不再擔心「還有誰能看到這份文件？」
或「他們是否能轉發、編輯，甚至永久保存？」那會如何？
您需要的不僅是方便，更需要信任、可追溯性與內建的安全防護。
這正是 elDoc 安全檔案分享功能大顯身手之處。
elDoc 專為現代團隊與高敏感度資料而設計，結合了極致易用性與企業級防護，內建七層智慧安全防線。您分享的每一份檔案皆可被完整追蹤、嚴格控管存取權限，並依照您的規則運行，而非他人的預設設定。
✅ 自由分享，同時保持完全掌控。
✅ 對外協作，隱私依然無懈可擊。
✅ 提高工作效率，而不犧牲安全性。
使用 elDoc，您不僅僅是在傳送檔案。
您是在安全地傳送它們。
使用 elDoc 保護您的檔案：受控分享的逐步指南
分享重要文件不應該讓人擔心安全風險。透過 elDoc 的安全檔案分享功能，您可以完全掌控誰能存取您的檔案、何時、如何，以及存取多久，一切都能在幾個簡單步驟中完成。
在本指南中，我們將以逐步說明與操作截圖，引導您如何使用 elDoc 強大的檔案分享工具。您將學會如何：
- 安全地分享檔案
- 套用多達七層的安全防護
- 透過詳細的稽核紀錄追蹤檔案活動
步驟 1：上傳或選擇檔案
先上傳您想要分享的文件，或從 elDoc 工作空間中選擇現有的檔案。
步驟 2：選擇分享方式
您可以透過兩種方式分享檔案：
- 透過電子郵件發送：新增指定的收件人。注意：選擇此方法時，您還可以附上自訂訊息，向收件人提供說明或指示。
- 產生安全連結：建立可手動分享的連結。
步驟 3：設定存取控制
在分享檔案之前，先為收件人設定權限與限制。
為了確保只有指定的收件人能夠存取您的檔案，elDoc 允許您套用多層級的存取控制：
- 一次性密碼（OTP）：啟用後，收件人會透過電子郵件收到專屬的存取代碼。他們必須在檢視分享檔案前輸入此代碼，這一身份驗證步驟能防止未經授權的存取，即使連結被轉寄也能確保安全。
- 額外密碼保護：為了進一步提升安全性，您可以設定自訂密碼。此密碼應透過您選擇的可信管道（例如加密訊息、電話或安全聊天）與收件人分享。
🔒 將一次性密碼（OTP）與自訂密碼結合使用，形成雙重驗證，非常適合法律文件、財務資料或其他敏感檔案的安全分享。
步驟 4：設定到期日
並非所有檔案都需要永久開放存取。使用 elDoc，您可以為分享的檔案設定到期日期與時間，確保在檔案不再需要時自動撤銷存取權限。
這在以下情況中特別實用：
- 具時效性的提案
- 機密草稿
- 有期限的合作專案
運作方式：
- 啟用「設定到期日」選項。
- 選擇檔案將無法再被存取的具體日期與時間。
- 到期後，該連結將自動失效，即使收件人仍保留連結也無法再開啟。
⛔ 這能防止過期文件被持續流傳，同時確保您的資料不會被存取超出必要的時間。
步驟 5：轉換為不可編輯的影像格式
在分享敏感內容時，控制檔案的開啟方式與控制誰能存取同樣重要。
使用 elDoc，您可以選擇收件人開啟分享檔案時所使用的格式：
- 原始格式：保留檔案的完整互動性與可編輯性，如同最初建立時一樣
- PDF 格式：通用且可列印的格式
- 安全影像格式：將檔案轉換為不可編輯的影像（例如影像型 PDF），僅供檢視使用
運作方式：
在傳送檔案之前，只需從可用選項中選擇您偏好的存取模式。
如果您選擇安全影像格式，elDoc 會自動將檔案轉換為僅供檢視的影像，以防止任何試圖：
- 複製文字或內容
- 編輯或標註檔案
- 從文件中擷取資料
💡 為何使用此功能？安全影像模式能確保內容只能被檢視，而無法被複製或修改，提供最高等級的保護。非常適合分享法律草稿、設計圖稿、專有資訊或任何必須保持原樣的內容。
步驟 6：套用浮水印
為防止未經授權的分享或截圖，elDoc 允許您在每一頁分享檔案上自動加上動態浮水印。
這些浮水印會根據每位收件人獨立生成，內容可包括：
- 收件人的電子郵件地址
- 存取的日期與時間
- 自訂標籤或標示（若已啟用）
運作方式：
在分享檔案前啟用浮水印功能。elDoc 會將浮水印直接嵌入文件中，不可編輯，也無法移除。
💡 為何使用此功能？浮水印能有效防止資料外洩。若有人截圖或重新散佈檔案，系統可立即追溯至原始檢視者，從而提高責任意識並防止不當使用。
步驟 7：限制或控制檔案下載
在 elDoc 中，您可以完全掌控收件人對已分享檔案的操作權限，包括完全禁止下載的功能。
您可以授予瀏覽、上傳或編輯等權限，也可以選擇封鎖下載，以確保檔案安全地留在 elDoc 環境中。
運作方式：
- 在設定檔案存取權限時，您可開啟或關閉下載權限。
- 若限制下載，收件人僅能檢視檔案，而無法儲存本機副本。
- 若允許下載，您可自訂下載格式：
- 原始格式：以檔案的原始格式下載
- PDF 格式：下載轉換後的檔案（若支援）
💡 為何使用此功能？限制下載可防止檔案被儲存、分享或離線存取，非常適合用於機密預覽、智慧財產權保護或受控的外部協作。
步驟 8：設定對進一步分享的控制
在 elDoc 中，您可決定收件人是否能再次分享檔案，讓您完全掌控文件的流向。
運作方式：
- 在設定分享時，可啟用或停用「允許進一步分享」選項。
- 若停用此功能，收件人將無法轉寄或與他人分享該檔案。
- 若啟用此功能，elDoc 將在檔案被再次分享時持續追蹤，並記錄分享對象、時間及存取方式。
💡 為何使用此功能？此功能可確保您的檔案始終在您的可視範圍內，即使被分享給初始收件人以外的人，也能維持追蹤與控制，非常適合多方協作情境中保持可追溯性與管理權限。
步驟 9：啟用稽核與監控
您與共享檔案的每一次互動都至關重要，有了 elDoc，您無需再擔心在按下「傳送」後會發生什麼。elDoc 會自動提供完整的稽核記錄，追蹤並記錄與您共享檔案相關的所有活動，包括：
- 誰曾存取該檔案
- 存取時間
- 執行了哪些操作（檢視、下載、編輯、再次分享）
- 存取位置（若啟用，包含 IP 或地理位置資訊）
運作方式：
- 對於每個共享檔案，稽核與監控功能皆會自動啟用。
- 您可在檔案的活動面板中即時查看記錄，或下載報告以用於合規性需求、記錄保存或事件審查。
💡 為何使用此功能？稽核記錄讓您擁有完整的可視性與責任追蹤能力，是確保安全、合規及負責任管理敏感資料的關鍵。
結論：每次分享，都能完全掌控
在當今數位化的世界中，安全的檔案分享已非選擇題，而是必需品。無論您傳送的是機密商業文件、法律合約，或內部報告，您需要的不僅僅是一種傳送方式，更需要能從頭到尾掌控、保護並監控檔案的解決方案。
elDoc 正是為此而生。
憑藉精細的權限設定、多層級安全防護及完整透明的稽核記錄，elDoc 讓您無論面對何種收件人，都能自信、安全地分享文件。
✅ 您掌控誰能存取您的檔案
✅ 您決定檔案的使用方式
✅ 您追蹤每一次互動
您的檔案，您的規則，您的安心。
善用 elDoc，確保您分享的每一份檔案都安全、可追蹤且受到全面保護！