elDoc 與 SharePoint：智能文件管理功能完整比較

為何越來越多組織從傳統 SharePoint 遷移至 AI 驅動的 elDoc

隨著人工智慧改變企業管理文件與資料的方式，許多長期依賴 SharePoint 的組織，例如 SharePoint 2016、SharePoint 2019、SharePoint Server 訂閱版，甚至 SharePoint Online（Microsoft 365），都開始重新評估他們的選擇。

雖然這些平台數十年來一直為企業提供可靠的協作與文件管理功能，但它們如今難以跟上 AI 採用的速度。

「我們多年間一直使用 SharePoint，但現在我們需要具有內建 AI 智能、且更靈活的解決方案。」
這是我們每週從客戶那裡收到的反饋。

🏢 傳統 SharePoint：穩固基礎，但智能有限

SharePoint 2016 和 2019 是為內部部署時代打造，當時文件共享依賴內部網路、VPN 存取以及手動版本控制。這些系統仍然可用，但缺乏現代雲端連接、外部共享彈性與智能自動化功能。

即便是 SharePoint Server 訂閱版，微軟最新的本地部署版本，主要仍專注於與 Microsoft 365 的混合連接，而非提供原生 AI 或自動化功能。使用這些版本的企業通常會受到靜態權限結構、手動元資料標記，以及缺乏內建文件理解與資料提取智能的限制。

☁️ SharePoint Online（Microsoft 365）：雲端便利，但仍無原生 AI

雲端版本 SharePoint Online（隸屬於 Microsoft 365）提供便利性、可擴展性，以及與 Teams 和 OneDrive 的整合。然而，即使在最新版本中，它仍未原生包含現代企業所期望的 AI 文件理解或自動化能力。要使用任何形式的智能文件處理，用戶必須額外添加 Microsoft Syntex、Purview 或 Copilot 等服務，每個服務可能需要單獨配置、授權與維護。簡而言之，雖然 SharePoint Online 將協作帶到雲端，但它仍無法即時提供真正的 AI 驅動文件智能。

認識 elDoc, 下一代文件智慧解決方案

elDoc 從零開始為 AI 驅動的新時代商業運營而設計, 在這裡文件管理、自動化與智慧融合。它不僅僅是一個檔案存儲庫, 而是一個活生生的智能生態系統, 能夠閱讀、理解並操作文件內容。憑藉內建的大型語言模型 (LLMs) 與先進 AI 元件, elDoc 將靜態資料轉化為可執行的洞察。

elDoc AI 卓越套件

這一轉型的核心是 elDoc AI 卓越套件, 一個互聯的智能代理生態系統, 旨在處理文件生命週期的每個階段。每個代理既能獨立運作, 也能協同合作, 為您的文件工作流程持續提供智慧。

🔍 AI 光學文字辨識 (OCR) 代理: 將影像轉化為資訊

這個代理依靠先進的電腦視覺技術, 自動將掃描、手寫或影像型文件轉換為乾淨、可搜尋且結構化的文字。不需模板, 也不需人工對應, elDoc 可讀取並解釋任何文件格式, 使您的檔案立即可存取並準備分析。

🧠 AI 文件分析代理: 即時智慧

這個代理可大規模審查和分析數百萬份文件, 即時識別風險、異常、差異與合規漏洞。從審計準備到合約審查, 它提供可執行的洞察, 讓團隊能更快、更有信心地做出決策。

🗂️ AI 分類代理: 智慧組織

分類代理會依據公司邏輯、層級與工作流程, 自動整理、標籤甚至重新命名文件。無論是按供應商排序的發票、按客戶分類的合約, 還是按年度與部門重新命名的報告, 一切均按照您的業務運作方式精準結構化。

這些代理協同運作, 將原始、非結構化文件轉化為結構化、有意義且可執行的智慧。它們持續從您的資料中學習, 隨時間優化結果, 提供無縫 AI 體驗, 自然融入您的日常運作。

elDoc 的真正優勢在於, 它不只是 AI 引擎或文件存儲庫, 而是一套完整的企業級套件, 專為管理組織中每個文件及工作流程階段而打造。

elDoc 的核心將 AI 驅動智慧、協作與企業級安全整合在一個完整平台中, 消除了使用多個零散工具或複雜整合的需求。elDoc AI 卓越套件匯集了多個整合模組, 每個模組都針對智慧化商業運營的重要支柱提供解決方案:

✍️ 電子簽章套件 (DocuSign 替代方案)

在 elDoc 中無縫簽署、批准與認證文件, 完全可追蹤且符合法規。無需外部應用程式, 無額外費用, 只需在文件工作流程中直接使用安全且具法律效力的電子簽章。

⚙️ 無程式碼工作流程自動化

使用拖放操作即可設計並自動化業務流程。從文件審批到多步審查, elDoc 允許業務使用者在無需撰寫任何程式碼的情況下自動化工作流程, 加速跨部門的流程轉型。

🗂️ 文件管理與協作套件

實時協作、共同編輯與版本追蹤, 全部在統一工作區內完成。文件保持完全可追蹤與可審核, 配合即時通知、回滾選項與角色基礎存取控制, 確保每次變更透明且安全。

🤖 智慧文件處理 (IDP)

憑藉內建的 AI OCR、分類與分析代理, elDoc 自動提取、解析並理解每份文件的內容。從發票與合約到報告與信函, 您的文件立即變得結構化、可搜尋, 並可進行更深入的分析。

功能比較 : SharePoint 與 elDoc

過去一年隨著 AI 採用加速, 我們觀察到一個明顯趨勢: 長期依賴 SharePoint 的組織, 無論是本地部署版本 (2016、2019 或訂閱版) 或 SharePoint Online (Microsoft 365), 都開始積極尋找替代方案, 提供更智慧的自動化、更強的安全性以及內建的智慧功能。

許多客戶都向我們提出相同問題:

「elDoc 與 SharePoint 的真正差異在哪裡? 它在哪些方面帶來改變, 尤其是在 AI 方面?」

為了解答這個問題, 我們進行了功能比較, 評估每個 SharePoint 版本在安全性、共享控制、工作流程自動化、協作與 AI 智慧等關鍵面向上與 elDoc 的表現。結果呈現出清晰的對照圖。

📘 SharePoint 2016 與 elDoc

能力	SharePoint 2016	elDoc
部署類型	僅限本地部署	支援雲端原生或本地部署
外部分享（無需帳號）	❌ 不支援	✅ 安全連結與電子郵件存取
密碼 / 一次性密碼保護分享	❌	✅ 內建
到期 / 時效性連結	❌	✅ 可設定
動態浮水印	⚙️ 透過 IRM 或第三方工具	✅ 內建
僅檢視模式 / 禁止下載	⚙️ 功能有限	✅ 原生安全影像檢視模式
重新分享控制	⚙️ 僅限權限設定	✅ 直接切換功能
審計追蹤	⚙️ 基本功能	✅ 詳細日誌
AI 光學文字辨識與內容提取	❌	✅ 內建
AI 索引與搜尋	❌ 基於關鍵字	✅ 語意與上下文索引
AI 文件分類與自動命名	❌ 手動	✅ 自動化
AI 文件分析（風險 / 實體）	❌	✅ 原生 AI 洞察
版本控制	✅ 可用	✅ 強化回溯功能
維護	❌ 需要伺服器	✅ 完全託管
行動 / 網頁介面	⚙️ 功能有限	✅ 完全響應式
工作流程自動化	⚙️ 需要自訂開發	✅ 內建無程式碼功能
電子簽章	❌ 需要外掛模組	✅ 內建模組
安全框架	⚙️ 使用 AD 或角色權限	✅ 多層級控制

SharePoint Online（Microsoft 365）仍然是全球最廣泛使用的雲端協作平台之一。它為檔案共享、文件儲存以及跨 Microsoft 生態系的團隊協作提供了可靠、經過企業驗證的基礎。

與 Teams、OneDrive 及 Office 應用程式的深度整合，使其成為已使用 Microsoft 365 的組織熟悉且便利的選擇。企業可享受無縫存取、基於角色的權限管理，以及由 Microsoft 管理、符合合規要求的雲端儲存。

然而，隨著 AI 革命加速，許多組織發現，雖然 SharePoint Online 功能強大，但它從未為智慧文件處理或 LLM 驅動的分析而設計。

雖然 Microsoft 推出了附加服務，如 Syntex、Purview 和 Copilot，但這些都是獨立組件，需要額外授權、設置和整合。因此，希望真正利用 AI 進行文件理解、語意搜尋、自動化數據擷取或風險分析的組織，通常會面臨架構複雜、工具分散及成本增加的問題。

這正是 elDoc 發揮領先優勢的地方。

elDoc 從零開始為 AI 採用和安全自動化而設計，將原生 LLM 功能和 AI 智能代理直接整合到其架構中。這意味著，從您上傳文件的那一刻起，elDoc 就能：

• 使用內建 AI 模型、OCR 及電腦視覺技術讀取並解析內容，
• 從掃描文件或數位檔案自動擷取結構化數據，
• 根據業務背景智慧地分類和重新命名文件，
• 分析並標記大量文件中的風險、異常及不一致之處，
• 使團隊能夠透過即時 AI 智能洞察進行安全協作。

與 SharePoint Online 不同，elDoc 無需依賴第三方附加元件即可為文件提供智慧功能，一切皆已內建。因此，儘管 SharePoint Online 在雲端協作平台上表現優異，elDoc 將文件管理升級為文件智慧，將自動化、AI 推理及企業級安全性整合於單一統一環境中。

☁️ SharePoint Online (Microsoft 365) 與 elDoc

需要 Syntex 或 Copilot 附加元件 外部服務（Adobe / DocuSign）

能力	SharePoint Online (M365)	elDoc
部署類型	基於雲端（Microsoft 365）	雲端或本地部署
外部共用（無需 Microsoft 帳號）	⚙️ 訪客存取受限	✅ 無需帳號即可安全共用
密碼 / OTP 保護連結	⚙️ 僅可透過 OneDrive 實現	✅ 適用於所有文件的內建功能
連結有效期限設定	✅ 支援	✅ 支援
動態浮水印	⚙️ 需要 Purview 附加元件	✅ 內建
下載限制	⚙️ 限制	✅ 可針對每位使用者精細控制
重新分享控制	⚙️ 基於策略	✅ 使用者級與檔案級控制
審計與日誌	⚙️ 需要 Purview 訂閱	✅ 內建審計追蹤
AI 光學字元辨識 / 資料擷取	⚙️ 需要 Syntex 授權	✅ 內建
AI 分類與分析	⚙️	✅ 平台內建功能
工作流程自動化	⚙️ 使用 Power Automate	✅ 平台內建無需程式碼建構器
電子簽名	⚙️	✅ 平台內建電子簽名套件
安全架構	✅ 遵循 Microsoft 合規性政策	✅ 多層級角色與連結控制
維護與擴展性	✅ 完全託管	✅ 完全託管
成本效益	⚙️ 需要額外附加元件（Syntex、Purview、Copilot）	✅ 一次訂閱全包

文件管理的未來是智慧化的

過去十年間，無論是 SharePoint 2016（及其他舊版本地部署版本）還是 SharePoint Online（Microsoft 365），都在協助組織協作、存儲與分享資訊方面扮演了重要角色。

它們依然是穩定可靠的文件存儲與內部協作平台，尤其適合已深度整合 Microsoft 生態系的企業。

然而，隨著組織進入 AI 採用、自動化與智慧化數據應用的時代，這些傳統解決方案逐漸顯露出局限性。

因此，許多前瞻性的組織選擇使用 elDoc 來現代化營運：這是一個專為企業打造、以 AI 驅動的智慧文件平台，將自動化、協作與安全整合到單一企業級生態系中。

使用 elDoc，企業可以獲得：

• 原生 AI 功能：包括 OCR、文件分類、資料擷取，以及由 LLM 驅動的風險分析。
• 無縫協作工具：共同編輯、電子簽名、審核流程與版本控制皆在單一統一介面中完成。
• 企業級安全：角色基礎存取、密碼/一次性密碼保護、多因素驗證、水印、過期連結、加密與完整審計追蹤。
• 彈性部署：可選本地部署、私有雲或混合模式，依照您的合規與資料存放需求。

elDoc 讓團隊以更智慧、更快速且更安全的方式工作，發掘文件中隱藏的洞察，並自動化過去需耗費數小時的人工流程。這不僅是漸進式升級 — 而是對組織在 AI 時代中處理知識與合規方式的完整轉型。

⚖️ 免責聲明

本文提及的 SharePoint、Microsoft 365、OneDrive 以及其他任何 Microsoft 產品名稱或商標均為 Microsoft Corporation 所有。

本出版物僅用於資訊與比較目的，旨在協助組織了解 elDoc 與 Microsoft SharePoint 產品（包括本地部署與雲端版本）之間的主要差異。此處提供的資訊基於撰寫時的公開文件與產品功能。本文未經 Microsoft Corporation 認可、贊助或批准，亦不代表 elDoc 與 Microsoft 之間存在任何官方合作或關聯。

雖然我們已盡力確保比較內容的準確性與公平性，但產品功能與規格可能會隨時間變化。建議讀者在做出採購或遷移決策前，務必透過官方 Microsoft 與 elDoc 資源確認最新資訊。