在現代協作中，與外部夥伴分享檔案已成為日常。然而，這樣的分享也伴隨著風險，尤其是對機密資訊的控制權可能會喪失。即使出於善意，收件人也可能不慎轉發、誤用或洩露敏感文件，導致資料外洩或違反合規規定。
為了應對這些挑戰，僅僅傳送文件已不足夠。您需要一個能在文件分享全生命週期中，強化安全性、可追溯性與控制力的解決方案。
如何保護並確保您的檔案分享安全
elDoc——文件卓越平台，推出了強大的「安全檔案管理」功能。此功能以安全為首要設計原則，提供六層控制機制，確保使用者能安心分享文件，並防止未經授權的存取或濫用。
elDoc 的安全檔案管理提供細緻且靈活的安全層級，適用於單一檔案、檔案集合或整個資料夾。以下是每項控制機制的詳細介紹：
1. 一次性密碼（OTP）驗證
透過電子郵件分享文件時，elDoc 允許使用者啟用一次性密碼（OTP）驗證，要求收件人在存取文件前，輸入發送至其電子郵件或手機的唯一、時效性代碼。這增加了強大的身份驗證層級，確保即使連結被意外轉發或攔截，只有預期的收件人才能開啟文件。透過將存取權限綁定至第二通道並限制 OTP 的有效性，elDoc 大幅降低了未經授權存取的風險，使檔案分享更安全且可追蹤。
2. 密碼保護
除了 OTP，elDoc 還允許使用者為分享的檔案設定自訂密碼，增加額外的安全層級，要求收件人在存取前輸入預設密碼。這種雙重驗證過程確保即使文件連結被曝光，若無 OTP（若啟用）和密碼，仍無法存取。密碼保護特別適用於與可信任的聯絡人（如客戶、法律夥伴或內部利害關係人）分享敏感文件，密碼可透過獨立的安全通道傳達。此措施增強了存取控制，並在每次交換中強化機密性。
3. 到期控制
elDoc 允許使用者為每個分享的檔案指定特定的到期日期，確保在設定的時間結束後，自動撤銷存取權限。這項內建控制防止文件無限期地保持可存取狀態，顯著降低了隨時間推移的未經授權存取風險。這對於管理臨時專案、短期合作或分享時間敏感的材料（如提案、財務報表或法律文件）特別有價值。透過定義明確的存取窗口，使用者能更嚴格地控制其資料，確保敏感資訊僅在真正需要時可用。
4. 安全檢視模式
elDoc 的一項突出功能——安全檢視模式，將分享的文件轉換為不可編輯的格式，如 PDF 或圖像，有效地禁用文字複製、選取和搜尋功能。這確保了資料提取幾乎不可能，提供比標準解決方案更高的內容保護，後者可能允許部分存取或輕易複製。透過將文件呈現為靜態、僅供檢視的格式，elDoc 防止了敏感資訊的未經授權重用或分發，非常適合需要保持安全且不可更改的機密內容分享。
5. 浮水印
為有效阻止螢幕截圖、未經授權的再分發和洩漏，elDoc 將動態浮水印作為一項強大的安全措施，自動應用於所有外部分享的檔案。這些浮水印顯著顯示識別資訊，如收件人的全名或電子郵件地址，以及存取文件的精確時間戳。這使每個分享的文件個人化，明確可追溯至檢視該文件的特定個人。可見且不可移除的浮水印的存在，作為強大的心理和實際威懾，讓使用者在知道任何洩漏內容都能輕易追溯至他們的情況下，避免截圖或拍照。與通用的浮水印方法不同，elDoc 的動態系統根據存取憑證即時生成浮水印，確保每次檢視都被記錄在案。這種可追溯性不僅促進了負責任的行為，還加強了對資料保護標準的遵從，使 elDoc 成為安全分享高風險或機密資訊的理想解決方案。
6. 權限管理
elDoc 提供使用者對收件人權限的精細控制，允許他們明確定義對分享檔案可執行的操作。這些權限包括啟用或限制下載、上傳、編輯和再分享的能力——每項都可獨立配置，以符合分享內容的敏感性和目的。再分享限制也可被繼承，確保一旦以有限權限分享檔案，即使收件人嘗試轉發或進一步分發文件，這些限制仍然有效。為了增加保護，當允許下載時，elDoc 可自動將可編輯的檔案轉換為鎖定的 PDF 格式，透過防止未經授權的更改或操作來保護內容完整性。這種靈活、分層的權限模型確保使用者在文件分享的每個階段都保持對其文件的完整控制，加強安全性和合規性。
掌控檔案分享，選擇以安全為先的 elDoc 平台
透過 elDoc 的安全檔案管理，您無需在無縫協作與嚴格控制之間妥協。無論您是分享一份機密報告，還是整個資料夾的高度敏感資訊，elDoc 都為每個檔案提供全面、多層次的安全框架，旨在在每個階段保護您的資料。
透過先進的功能，如 OTP 驗證、到期控制、安全檢視模式、動態浮水印、密碼保護和詳細的權限管理，elDoc 確保您的文件即使在外部分享後仍受到保護。您分享的每個檔案都受到強大防護措施的支持，防止未經授權的存取、濫用或洩漏。
邁出安全、負責任檔案分享的下一步。立即聯絡我們，了解更多資訊或開始您的 elDoc 免費試用。親身體驗現代文件協作的輕鬆與安全——一個為信任、合規與安心而建的平台。