如何用 AI 整理文件：自動分類、命名與歸檔到正確資料夾

長期以來，真正的文件自動化感覺遙不可及。這項技術根本不夠成熟，人工智慧無法閱讀、理解企業每天處理的各種複雜文件並採取行動。

人工智慧很難 解釋上下文、區分文件類型，或識別接下來應該發生什麼，無論是重新命名、分類檔案還是將檔案移動到正確的資料夾中。文件格式的多樣性加劇了挑戰 – PDF、掃描文檔、圖像和非結構化數據，所有這些都使得立即檢索內容或有效地組織信息幾乎不可能。

但這種情況已經發生了巨大變化。
如今，隨著 先進大型語言模型（LLM） 和 檢索增強生成（RAG）的興起，人工智慧終於可以 理解意義、遵循邏輯，並根據使用者命令執行精確的操作 。這種組合使人工智慧不僅可以處理文本，還可以即時做出智慧決策。

這正是 elDoc 的用武之地。

我們開發了 elDoc – 您的 AI 文件員工 ，由 LLM 和 RAG 架構提供支援，為文件管理帶來真正的智慧。elDoc 可以讀取和理解您的文件，按類型對其進行分類，根據您的規則重命名它們，並自動將它們整齊地排列到正確的文件夾中。

最重要的是，elDoc 可以安全地做到這一點。
安全性和存取控制是 elDoc 設計的基礎，確保您的資料、文件和 AI 流程在每一步都受到保護。

結果？
一款功能強大、智慧且安全的 AI 助理，可將混亂的文件轉化為完美的秩序，讓您可以專注於您的業務，而不是資料夾。

1️⃣ 將您的文檔以任何格式上傳到 elDoc AI

開始使用 elDoc AI Document Super Intelligence 再簡單不過了。
您可以 批量上傳文檔，也可以逐個 上傳最適合您工作流程的文檔。無需準備文件、重新命名文件，甚至無需告訴 AI 它們包含的內容 – elDoc 會自動處理所有內容。無論您的文件是 PDF、掃描紙張、手寫筆記還是圖像，elDoc 都能接受。您無需擔心文件類型、格式或命名約定 – 即使是未知或新掃描的文件也可以輕鬆處理。上傳後，elDoc 會立即開始分析和理解您的文檔，為智能分類、命名和組織做好準備 – 完全符合您的需求。

2️⃣ elDoc AI 自動讀取和 OCR 您的文件

上傳文件後，elDoc AI Document Super Intelligence 會立即開始準備進行更深入的分析。它使用先進的 OCR（光學字符識別） 技術從每個頁面中提取文本和數據，使即使是掃描或基於圖像的文檔也能完全訪問並即時搜索以進行進一步的 AI 處理。在 OCR 開始之前，電腦視覺會透過將頁面旋轉到正確的方向、偵測邊緣和標準化背景來智慧地優化每個檔案。這確保了每份文件，無論它是如何掃描或捕獲的，都以最大的清晰度和準確性進行處理。elDoc 的 OCR 引擎在 設計上也是多語言的 ，支持 雲中的 120 多種語言 和本地 部署的 60 多種語言。這意味著全球組織可以以幾乎任何語言處理和理解其文檔，並具有相同程度的精度和可靠性。

結果是 AI 可以理解並採取行動的乾淨、可讀的數據 – 無需任何人工干預即可對文檔進行精確分類、命名和組織。

3️⃣ AI 文件分類和排列 – 您想要的方式

上傳文件並使其可搜索後， elDoc AI Document Super Intelligence 將採取下一步，完全按照您想要的方式對文檔 進行分類和組織 。使用 AI 文件分類，您只需告訴 elDoc 您希望如何對文檔進行分組 – 例如，按 類型、年份、部門或項目。AI 會識別每個檔案中的上下文，並自動套用您的邏輯來 正確標記和分類每個文件。

您可以從簡單的命令開始，例如：

“按類型和年份對所有文檔進行分組和分類。”

或者，您可以更進一步，建立更 複雜的、以規則為基礎的提示 ，以反映您的業務邏輯。
比如：

“檢查每個文檔的屬性代碼並相應地對其進行分類：”

• R001–R100 →住宅物業
• C001–C100 →商業地產
• G001–G100 → 政府物業

最後，elDoc 可以根據這些分類將 文件分組或移動到各自的資料夾中 ，從而創建一個即時結構化且有組織的儲存庫。由於 elDoc 能夠理解 自然語言提示，因此您不需要任何編碼或配置 – 只需告訴 AI 您想要什麼，剩下的就交給它。

4️⃣ AI 檔案重命名 – 遵循您的規則和模式

不再有名為 「final_final_version（2）.pdf」 的檔案。借助 elDoc AI 文檔超級智能，文件命名變得智能、結構化且完全自動化。

您可以定義自己的 命名規則或模式 ，例如：
{Client}-{DocType}-{YYYY} 或者 {Department}-{Project}-{Date} – 並讓 AI 相應地重命名每個文檔。該過程是 即時的、無錯誤且完全可自訂的，因此您的文件始終遵循清晰一致的格式。

人工智慧還可以根據檔案的 分類或內容自動重新命名檔案。例如，如果 elDoc 將檔案識別為“住宅物業合同”，它可以將其重新命名為：

• ResidentialProperty_Contract_R024.pdf
  或者如果是財務文件：
• Invoice_ACME_2024_0045.pdf

這可確保您的文件不僅得到正確分類，而且可以 立即識別並易於找到 – 無論您的文件庫有多大。透過一致的命名模式，您的數位工作空間保持乾淨、可搜尋且可供審核 – 節省您的時間並消除再次尋找正確版本的挫敗感。

5️⃣ AI 放置在正確的文件夾中

一旦您的文檔 被分類並重命名，elDoc 就會採取最後一步 – 自動將它們放入正確的文件夾中。不再需要拖放文件或擔心它們的歸屬。 elDoc AI Document Super Intelligence 遵循您預先定義的業務邏輯和資料夾層次結構，以確保每個檔案最終都準確地位於應有的位置。您可以按 部門、項目、客戶、文檔類型或日期 設置文件夾結構 – 以對您的組織最有意義的方式設置文件夾結構。然後，elDoc 一致地應用這些規則，在整個文件庫中建立乾淨、合乎邏輯且可追蹤的結構。

它並不止於此。當您 上傳新文件時，AI 會立即識別它們是什麼，並將它們直接放入適當的資料夾中，從而隨著時間的推移保持完美的組織。您再也不用擔心文件放錯地方或未排序了。無論您管理的是幾十個文件還是數百萬個文檔，elDoc 都能確保您的工作空間保持 井井有條、同步且易於導航 – 讓您的團隊在需要時快速訪問他們需要的內容。

透過人工智慧處理文件放置，您可以高枕無憂，因為每份文件（從發票和合約到人力資源表格和報告）總能自動找到合適的歸宿。

6️⃣ AI 文件索引和標記

elDoc AI Document Super Intelligence 最強大和最具變革性的功能之一是它能夠自動輕鬆地執行 AI 驅動的數據捕獲和索引。

透過 AI 文件索引和標記，您可以定義希望 elDoc 從任何類型的文件中提取哪些欄位或資料點，無論是 發票、合約、水電費帳單、成績單還是報告。
定義後，AI 會智慧地讀取每個檔案，識別相關字段，並 自動提取資料並將其填入 您的 索引面板。

此索引面板將成為您的控制中心：

• 依特定條件排序和過濾文件
• 分析擷取的資料 以取得深入解析和趨勢
• 自動化下游流程 ，例如審批、警報或與 ERP 和 CRM 系統的整合

真正令人驚奇的是不需要 模板或手動培訓。
您無需預先定義區域、設定錨點或配置提取模型， elDoc 的 AI 可以根據上下文理解文檔，像人類一樣識別模式、值和關係。從供應商名稱和發票號碼到合約開始日期和客戶 ID，elDoc 會自動捕獲所有內容，提供結構化、準確的數據，可供搜尋、報告和分析。

這不僅僅是自動化，還有 人工智慧可以理解您的文檔，使您的資料可存取、可操作並準備好進行智慧處理。

換句話說：

您定義重要的事情 – elDoc 為您提取、索引和組織它。

7️⃣ AI搜尋、無縫審核、全面控制

通過對文檔進行整齊的分類、重命名並放入正確的文件夾中， elDoc AI Document Super Intelligence 讓您的工作效率更進一步: 讓您的整個工作空間可 智能搜索和審計就緒。

您現在可以使用 自然語言查詢進行搜索，就像您詢問同事一樣：

“向我展示 2023 年與 ACME 簽署的所有合同。”
“查找 2024 年第一季度起超過 10,000 美元的發票。”

elDoc 的人工智慧不僅按檔案名稱進行搜索，它還 理解上下文和內容，掃描文件文字、元資料，甚至提取的實體，以準確找到您要查找的內容。您還可以直接在搜索結果中接收 摘要、見解或分析 ，因為 elDoc 遠遠超出了簡單的分類: 它執行 更深入的內容分析 ，幫助您更快地做出明智的決策。

您的整個文件環境現在已組織、可搜尋且完全可供稽核。
如果您需要與 稽核員、合作夥伴或客戶共用檔案，一切都已準備就緒，並符合您的內部存取和安全原則。

為了實現安全協作，您可以使用 elDoc 安全共享，這是一項內建功能，可讓您安全地與外部利害關係人共享選定的文件，從而保持對存取、權限和文件追蹤的完全控制。

簡而言之，借助 elDoc，您可以 更智能地搜索、更快地審計並安全地協作 ，同時讓您的數據受到保護、合規且始終準確無誤，讓您高枕無憂。

8️⃣ 專注於重要的事情 – 讓 AI 處理剩下的事情

在 elDoc AI Document Super Intelligence 對您的所有文件進行分類、重命名、索引和完美組織後，您只剩下一件事要做 – 專注於真正重要的事情。不再需要花費數小時進行繁瑣、重複的工作，例如排序文件、命名文件或尋找遺失的資料夾。您的 elDoc AI 文件員工 在幕後孜孜不倦地工作，理解您的邏輯，遵循您的結構，並使您的工作空間井井有條。

雖然人工智慧負責手動任務，但您可以專注於 業務成長、策略、創新和客戶成功。這不僅僅是為了節省時間，更是為了 重新集中註意力 並將您的文件管理轉化為競爭優勢。elDoc AI 將文件混亂轉化為秩序，將複雜性轉化為清晰度，將努力轉化為輕鬆。
所有這些都安全、高效和智能 – 24/7。

因為您的時間很寶貴 – 讓 elDoc AI Document Employee 完成工作，而您則專注於推動業務向前發展。