使用生成式 AI 從 PDF 與掃描文件擷取資料：OCR、LLM 與 RAG 如何提升文件智能

從 PDF 與掃描文件中擷取資料，一直以來都是數位化營運中最棘手的挑戰之一。多年來，企業仰賴以範本為基礎的擷取系統，必須為每一種文件類型、供應商、版面與格式建立、設定並維護獨立的範本。只要某個欄位稍微移動幾個像素，範本就會失效。若出現新的供應商，IT 團隊就必須重新建立一套設定。當同一類文件存在多種版面時，整體複雜度更是成倍增加。

傳統 OCR 雖然能讀取文字，卻無法理解其內容意義，也不知道每一筆資訊應歸屬於何處。它將文件視為平面的影像，忽略其中的結構、語意與相互關係。結果，企業不得不耗費大量時間微調範本、驗證結果，並手動修正擷取錯誤。整個流程不僅緩慢、成本高昂，且缺乏彈性，難以擴展。

現代生成式 AI 徹底改變了這一切。它不再要求組織去配合範本的限制，而是讓 AI 主動適應文件本身。透過結合 OCR、電腦視覺、大型語言模型（LLM）以及檢索增強生成（RAG），企業終於能超越單純的文字辨識，邁向真正的文件理解。

elDoc 如何讓資料擷取對使用者而言變得簡單且毫不費力

儘管許多平台聲稱運用 AI 進行文件處理，實際上大多仍依賴傳統 OCR，搭配僵化的範本或預先定義的擷取規則。elDoc 採取的是截然不同的方式。它不將文件視為靜態的文字檔，而是將其視為具備多層次智慧的載體，其中包含視覺結構、語意內涵、上下文邏輯與業務關聯。

elDoc 的架構建立在四個高度整合的核心支柱之上：OCR、電腦視覺、大型語言模型以及檢索增強生成。這些技術共同構成一條統一的生成式 AI 管線，使系統能以接近人類的推理方式理解文件，同時維持企業營運所需的一致性與處理速度。

儘管底層的生成式 AI 管線極為先進，elDoc 的設計理念是讓最終使用者完全無需關心 OCR 引擎、模型設定、前處理步驟或文件邏輯。所有流程都在系統背後自動完成。使用者實際感受到的是一套清晰直覺的操作流程，只需幾個步驟，就能將再複雜的 PDF 與掃描文件轉換為結構化且可靠的資料。

1. 手動或自動上傳檔案，OCR 與電腦視覺自動套用

使用者可透過最簡單直覺的方式，將文件加入 elDoc：

• 拖放式手動上傳
• 從監控資料夾自動匯入
• 透過電子郵件傳送至 elDoc 的處理管線
• 透過 API 與 ERP、SharedDrive、OneDrive 或 CRM 系統進行整合

檔案一進入 elDoc，處理流程便立即啟動。無需設定範本、定義文件類型，或事先準備任何擷取規則。當 PDF 或掃描影像送達時，elDoc 便會自動執行 OCR 進行文字擷取。與傳統系統不同的是，後者往往需要依語言、影像品質或文件複雜度手動選擇引擎或切換工具，而 elDoc 已將這些技術細節全面抽象化。

elDoc 支援多種 OCR 引擎，分別針對雲端與本地部署、多語言內容以及高準確度需求進行最佳化。若文件需要進一步的結構化理解，系統會自動套用電腦視覺技術。所有技術步驟皆由 elDoc 為使用者自動完成，包括表格與鍵值對偵測、影像方向校正、雜訊去除、傾斜與透視調整，以及版面分割。最終使用者無需自行調整亮度、旋轉影像，或擔心文件是否「足夠清晰」。elDoc 會在進行更深層處理之前完成全面正規化，確保在無需人工介入的情況下，達到最佳的資料擷取品質。

2. 點擊「AI 索引（AI 資料擷取）」按鈕，無需範本，無需設定

檔案上傳完成後，使用者只需點擊「AI 索引（AI 資料擷取）」即可完成操作。無需設計範本、無需在畫面上標註欄位、無需撰寫任何規則，也無需事先設定文件類型。只要一次點擊，elDoc 便會啟動完整的生成式 AI 管線，由 OCR 讀取文件內容、電腦視覺解析版面結構、LLM 理解語意，並透過 RAG 將資料擷取與您的業務邏輯緊密結合。整個流程全自動完成，使用者無需做出任何決策或進行任何設定。

整體體驗刻意設計得極為簡單：上傳檔案 → 點擊 AI 索引 → 取得結構化資料。

在系統背後，elDoc 正在執行過去需要專業團隊才能完成的複雜工作，而使用者所看到的，僅是一個優雅的一鍵式流程，可適用於發票、採購單、表單、合約、報告、KYC 文件、運輸單據等各類文件。

3. 檢視已擷取的資料：單筆或批量查看，完整保留視覺脈絡

elDoc 完成 AI 索引後，使用者即可依照最符合自身工作流程的方式，立即檢視已擷取的資料。平台提供高度彈性，無論是深入檢查單一文件，或同時分析數百份文件，都能輕鬆完成。

針對單筆檢視，使用者可開啟任一文件，並以並排方式查看：

• 一側顯示原始 PDF 或掃描影像，
• 另一側則呈現已擷取並結構化的資料。

這種呈現方式讓驗證速度大幅提升，無需切換分頁、搜尋欄位，或猜測資料來源。所有被偵測到的欄位皆清楚標示，使用者可即時逐行以視覺方式確認資料的正確性。

如有需要，使用者可直接展開表格、檢視明細項目、確認小計、檢查日期並驗證總計，全程無需離開文件檢視畫面。

在批量檢視情境下，elDoc 提供功能強大的整合式儀表板，可一次查看所有已處理文件的擷取資料。此檢視模式支援：

• 依文件類型、供應商、日期、狀態或任何已擷取欄位進行篩選
• 重新排列欄位並自訂版面配置
• 依照內部工作流程進行分組與排序
• 匯出部分資料以供下游系統使用
• 即時識別多份文件中的異常或缺失資訊

這讓使用者能以處理單一文件的精準度，輕鬆應對大量文件批次作業。無需逐一開啟 PDF 或手動將數值複製到試算表中，即可在熟悉的表格視圖中，獲得乾淨、結構化且可立即分析的資料集。

elDoc 讓每位使用者都能掌控自己的工作方式，可選擇結合視覺脈絡的細緻驗證，或在成千上萬份文件上進行高層次的資料操作。這兩種體驗皆以直覺、流暢為設計核心，並在背後由生成式 AI、OCR、電腦視覺與 RAG 技術穩定驅動。

4. 一鍵匯出已擷取資料為 CSV，立即適用於任何工作流程

在檢視完已擷取的資料後—無論是單筆文件或整批文件—elDoc 都能輕鬆幫助您匯出所需的所有資訊。使用者只需一次點擊，即可將所有擷取的欄位、表格與結構化資料下載為乾淨、可直接使用的 CSV 檔案。無需手動複製貼上、資料清理、試算表格式調整，也不用擔心結構不一致。elDoc 會自動將擷取資訊整理成標準化格式，完美融入您的工作流程。

匯出的 CSV 檔案可立即使用。每個欄位都有清楚標示、每一列資料保持一致，每一筆資料皆反映文件中擷取到的資訊。在批量處理情境下，此功能顯得尤為強大。使用者可透過 AI 索引處理數百甚至數千份文件，並匯出一個整合所有擷取資料的 CSV 檔。篩選器、自訂檢視與欄位選擇功能，確保您匯出的資料正好符合需求，沒有多也沒有少。

這將過去需要數小時（甚至數天）的人工作業，轉變為簡單直覺的流程：

上傳 → AI 索引 → 檢視 → 匯出。

一鍵操作，您的組織即可取得乾淨、結構化且經過驗證的資料，立即可流入各依賴該資料的系統。繁重的處理工作由 OCR、電腦視覺、LLM 與 RAG 技術自動完成，而使用者則享受流暢無阻、專為日常業務設計的操作體驗。

5. 使用生成式 AI 與資料對話：隨問即答，立即獲取答案

一旦您的文件完成索引與結構化，elDoc 將釋放強大功能：您可以直接使用生成式 AI 與擷取出的資料對話。無需手動搜尋發票、報表、表單或報告，只要以自然語言提出問題，elDoc 就能提供精確且具上下文的答案。

使用者可立即進行深入的財務分析、比較、摘要、分類或驗證。例如，您可以詢問：

• 「請彙總上季度 X 供應商的所有發票。」
• 「這 150 張發票的增值稅總額是多少？」
• 「請顯示銀行對帳單中所有超過 50,000 港幣的交易。」
• 「比較所有收到採購訂單的付款條件。」
• 「標示總額不符或可能有錯誤的發票。」
• 「提供依類別分類的費用明細。」

elDoc 的生成式 AI 引擎會使用擷取過程中捕獲的結構化資料，並結合原始文件的上下文，生成準確且完全依據資料的回覆。搭配 RAG 與向量搜尋，系統可檢索相關資訊，並確保答案可靠，符合您內部的業務規則。

這將擷取出的資料轉化為智慧知識層，可透過對話方式查詢、分析與理解—無需試算表、公式或複雜查詢。

即使是大量文件批次，也能輕鬆探索。使用者不再需要手動比對數值或建立樞紐分析表，只需提出問題，elDoc 就會提供見解、摘要，並在需要時回溯至原始文件提供詳細參考。生成式 AI 將靜態文件資料轉化為動態互動資產，使財務、合規、營運及稽核團隊能更聰明、更快速且更有信心地工作。