公用事業帳單自動化處理：透過 GenAI 智慧擷取、資料擷取與安全自動歸檔

公用事業帳單的影響遠不僅止於會計部門。從在多個工地管理電力、用水與臨時公用事業連線的建築與工程公司，到需要跨建築、租戶與地點追蹤用量的不動產與物業管理公司，公用事業帳單都是日常營運中不可或缺的一環。在製造業中，公用事業的使用情況會直接影響生產成本、利潤率以及永續發展報告。在公共部門，公用事業帳單在預算編列、資訊透明度以及稽核準備方面扮演關鍵角色。即使是銀行與金融機構，也會處理大量公用事業帳單，這些帳單並非作為應付帳款，而是用於合規與身分驗證流程的一部分。公用事業帳單通常用於以下場景：客戶身分識別（KYC）審查、地址證明驗證、客戶導入與定期審核。在這些應用環境中，準確性、可追溯性、安全性與可稽核性都是不可或缺的要求。

elDoc 如何提供完整的公用事業帳單端到端處理流程

1. 從電子郵件與網頁系統擷取公用事業帳單

公用事業帳單來自多種不同來源，elDoc 可無縫處理所有來源的帳單資料。

帳單可自以下來源自動擷取：

• 專用電子郵件信箱 (例如 utilities@company.com)
• 共用信箱或使用者個人信箱
• 透過網頁介面進行手動上傳
• 從公用事業供應商入口網站下載
• 來自掃描器的紙本文件掃描檔與照片

組織可設定 elDoc 以：

• 自動接收來自特定寄件者或網域的所有公用事業帳單
• 無需人工介入即可擷取電子郵件與附件內容
• 從公用事業入口網站下載時，批次上傳文件

這代表團隊不再需要手動儲存檔案、重新命名文件或在資料夾之間移動文件。所有進入的公用事業帳單都能以一致且集中的方式完成擷取與管理。

2. 智慧文件辨識與分類

無論公用事業帳單是以手機拍攝照片、掃描影像或 PDF 檔案的形式傳入，elDoc 都能自動完成從擷取到處理的完整流程。

文件一經擷取，elDoc 即會套用 OCR 技術，將視覺內容轉換為可供系統讀取的文字資料。在需要時，系統會運用電腦視覺技術，自動校正影像方向、修正旋轉角度、提升可讀性，並有效處理低品質掃描文件。即使面對品質不佳或不完整的輸入資料，也能確保資料擷取結果的一致性與可靠性。

當文字內容完成擷取後，內建於 elDoc 中的 LLM 會以情境化方式分析文件內容。elDoc 不依賴固定範本或特定供應商規則，而是能理解文件的結構與實際語意。

在此階段，elDoc 會立即辨識並依文件類型進行分類。

透過 AI 驅動的分類機制，系統可自動識別以下項目：

• 公用事業帳單與其他文件類型
• 電力、用水、瓦斯、電信、網際網路或設施相關費用
• 公用事業供應商、廠商以及服務類別

根據上述分類結果，文件會自動導向正確的處理流程，無需使用範本、預先定義的版面配置或任何人工設定。
無論帳單外觀如何，或是由哪一家供應商開立，elDoc 都能動態調整並以一致的方式完成處理。

3. 情境感知資料擷取

從原始文字到可信且結構化的資料

elDoc 不只是從公用事業帳單中擷取文字，而是能在完整情境中理解文件內容。

在完成 OCR 與文件分類後，內建於 elDoc 的 LLM 會分析帳單的整體結構與實際語意。這使系統能夠區分外觀相似的欄位、理解計費邏輯，並精準識別對業務、財務與合規流程真正關鍵的資訊。

elDoc 不再擷取零散的文字片段，而是擷取並結構化可直接用於業務的公用事業資料，包括：

• 公用事業供應商名稱，以及帳戶或客戶編號
• 計費期間、開立日期與到期日
• 含正確單位的使用量數值，例如 kWh、m³、分鐘數、資料用量等
• 明細項目、小計、稅額、附加費以及最終應付金額
• 服務地址、場地位置或計量表識別資訊

這種情境化理解至關重要。例如，elDoc 能清楚區分：

• 計費期間日期與抄表日期
• 小計與總計
• 同一帳單中列出的多個計量表或多項服務
• 費用、抵扣金額、調整項目以及結轉餘額

4. 為驗證、自動化與分析做好準備

從結構化資料到智慧行動

由於 elDoc 在資料擷取階段即以完整情境理解並完成標準化處理，公用事業帳單資料無需任何人工準備或重新格式化，即可立即投入使用。這些結構化且可信的資料，使 GenAI 能在文件之上發揮作用，而不僅僅侷限於文件內容本身。

欄位層級驗證與一致性檢查

當公用事業帳單資料完成擷取並標準化後，elDoc 會在欄位層級執行系統化的驗證流程。
在進入後續處理流程之前，系統會逐一檢查每個關鍵資料欄位，以確保其準確性與一致性。

驗證規則可包含以下項目：

• 必填欄位檢查，例如計費期間、總金額與供應商
• 數值一致性檢查，例如小計加上稅額是否等於總計
• 門檻值驗證，確認數值是否落在合理範圍內
• 歷史比對，與過往帳單資料進行比較
• 重複檢測，判斷是否存在相同供應商、期間與金額的帳單

例如：

• 若使用量超過預先設定的門檻值，系統將標示該帳單
• 若總金額在數學上無法相符，系統會建立例外狀況
• 若計費期間重疊或缺失，處理流程將暫停

這可確保只有經過驗證且可靠的資料才能進入下一步流程。

驗證是針對每一個欄位執行，而不僅限於整份文件，因此錯誤能被更精準且及早地發現。

透過 GenAI 進行公用事業帳單深度分析

洞察行為、模式與風險

當資料通過驗證後，GenAI 便可跨帳單與不同時間區間進行情境化的深度分析。

不同於以規則為基礎的驗證方式，此類分析著重於需要推理能力的行為模式、趨勢與異常狀況。

GenAI 可分析以下內容：

• 跨場地或計量表的使用量模式
• 在使用量未明顯增加的情況下出現的成本上升
• 季節性偏差
• 供應商的定價行為
• 長期趨勢與潛在風險

此類分析可同時涵蓋多份文件，而不僅限於單一帳單。

GenAI 提示語範例

「分析過去六個月所有場地的用電情況，並識別異常的使用模式。」

「針對同一公用事業供應商，偵測帳單金額與歷史使用趨勢之間的差異。」

「根據用水模式，識別潛在的過度使用或漏水風險。」

「比較年度公用事業成本，並標示無法合理解釋的上升情況。」

「彙整超出預期門檻的公用事業帳單，並說明可能的原因。」

5. 公用事業帳單的智慧分類、群組與自動歸檔

elDoc 以兩種方式管理分類、群組、重新命名及安全歸檔：系統自動化處理或使用者主動透過提示指令操作。在自動模式下，elDoc 根據預先設定的系統指令持續運作，自動分類公用事業帳單、擷取關鍵屬性、套用標準化命名規則，並將文件歸檔至正確資料夾，無需任何使用者操作。同時，elDoc 也支援提示指令操作，使用者可輸入自然語言指令，例如「將這些公用事業帳單分類並依供應商及計費期間整理」，GenAI 即可動態執行分類、重新群組、重新命名與歸檔，並依需求完成操作。無論採用哪種方式，所有操作皆在 elDoc 安全的文件管理框架內執行，並自動落實角色存取控制、權限管理及完整稽核追蹤。

智慧分類

elDoc 結合 OCR、電腦視覺及內建 LLM 技術，能理解每份公用事業帳單的內容、情境與商業意涵。無論文件格式或命名方式如何，平台皆可精準識別文件類型，並擷取關鍵屬性，例如公用事業類別、供應商、公司或客戶名稱、帳戶或計量表號碼、服務地點及計費期間。基於內容的分類方式可確保即使版面或供應商格式變動，也能可靠處理文件。

智慧群組

根據分類結果，elDoc 會依照業務邏輯自動群組公用事業帳單。文件可依公用事業類型、供應商、公司或法人實體、帳戶或計量表識別碼、地點或設施，以及計費期間進行整理。資料夾結構可依預設組織標準建立，或在新增供應商、帳戶或場地時自動調整，無需人工設定。

自動重新命名

為確保一致性並提升搜尋效率，elDoc 會利用從每份文件中擷取的結構化元資料，自動進行文件重新命名。文件名稱標準化後，可清楚呈現內容，使公用事業帳單易於理解、快速定位，並隨時可供稽核，無需人工整理或干預。

安全自動歸檔

當文件完成分類、群組與重新命名後，公用事業帳單會自動歸檔至 elDoc 安全的文件管理環境中的正確資料夾。系統預設落實角色存取控制、權限管理及完整稽核追蹤，確保敏感的財務與合規文件隨時受到保護。

從公用事業帳單到智慧工作流程

公用事業帳單不必拖慢團隊效率。透過 elDoc，公用事業文件可從任何來源擷取、以任何格式理解，並自動且安全地完成端到端處理。從智慧資料擷取與驗證，到自動分類、歸檔及工作流程自動化，elDoc 消除了人工操作，同時確保資料準確性、治理合規性與稽核準備就緒。

更重要的是，elDoc 將公用事業帳單轉化為可行的洞察，幫助您偵測差異、控制成本並快速回應，只需提出正確的問題即可。

不要再手動管理公用事業帳單。 立即使用 elDoc，從第一天起即可體驗完整的 GenAI 端到端自動化流程。