AI 文件分類：突破限制，即刻在 elDoc 中啟用

當今的企業面臨著不可阻擋的文件流：合同、發票、報告、保險索賠、採購訂單、人力資源文件等等。這些 以不同的格式、佈局和複雜程度出現，從掃描的 PDF 和電子郵件附件到結構化表單和自由文字信件。

這些文件中的每一個都需要經過 分類、分類和保護 ，然後才能有效使用。

傳統方式：人工工作和人為瓶頸

到目前為止，組織一直依賴秘書、管理員甚至高級員工來手動審查和分類文件。這個過程表面上看起來很簡單，但實際上卻產生了幾個反覆出現的問題：

• 🗂️ 文件類型太多
  傳入文件的多樣性使得如果不仔細閱讀，幾乎不可能立即對它們進行分類。
• ⌛ 耗 時且成本高昂
  手動審查和標記每個文件需要大量的時間和精力，從而減慢了操作速度並增加了成本。
• ⚠️ 容易出現人為錯誤
  分類錯誤或排序不一致意味著關鍵文件可能會放錯地方或被忽視，從而給合規性和決策帶來風險。
• 🔐 存取權限複雜性
  排序後，還必須為文檔授予正確的訪問權限：確保只有正確的人員才能查看或編輯它們。這通常也是手動且容易出錯的步驟。

結果？ 生產力下降、成本上升和風險增加 ，因為組織難以跟上文件流入的步伐。

elDoc：可以根據您的提示對文件進行分類的人工智慧

這正是 elDoc 改變遊戲規則的地方。幾十年來，文件處理一直依賴於人力：員工煞費苦心地閱讀文件，按類型標記文件，然後歸檔。雖然這種方法在較小的數量下有效，但它在當今 資訊過載的世界中不再擴展，組織每天處理數千份文件。

elDoc 在 文件智慧中引入了一種新的範式，由突破性技術的融合提供支持，這些技術協同工作以提供即時、可靠和上下文感知的分類

為elDoc提供動力的核心技術

• 🔎 光學字元辨識 （OCR）
  甚至可以將掃描的 PDF、圖像或手寫筆記轉換為結構化、機器可讀的文字。這確保了無論格式如何，文件都可供分析。
• 🧠 大型語言模型 （LLM）
  遠遠超出簡單的關鍵字搜尋。法學碩士可以理解文件的 含義、結構和意圖 ，無論是供應商合約、保密協議還是發票，使分類更加準確和靈活。
• 🌐 檢索增強生成 （RAG）
  透過將分類與相關業務知識連結起來，提供上下文情報。這確保結果不僅準確，而且符合 您組織獨特的分類法和規則。

elDoc 如何將您的文件混亂轉化為秩序

與依賴僵化模板或手動工作的傳統系統不同， elDoc 結合了 OCR、LLM 和 RAG 來 創建一個完全自動化的智能分類過程。 以下是它在實踐中的工作原理：

1. 上傳任何格式的任何內容

您首先上傳一批文檔：PDF、Word 文件、Excel 工作表、電子郵件、掃描圖像，甚至手寫筆記。

• elDoc 的 OCR 引擎 將圖像和掃描件轉換為機器可讀的文字。
• 然後，每個文件都會自動建立索引，確保沒有任何內容無法識別。

這意味著無論您的文件來源多麼混亂或不一致，elDoc 都可以處理它們。

2. 由您的提示驅動的人工智能分類

文件上傳後， elDoc 不僅僅是簡單的文字辨識。使用先進的 大型語言模型 （LLM），它可以：

• 檢測 文件類型 （例如發票、合同、索賠、採購訂單、人力資源記錄）。
• 提取 關鍵元數據 ，例如日期、參考編號、相關方或金額。
• 了解 上下文 ，以便即使是措辭相似但目的不同的文件（例如保密協議與供應商合同）也能正確分類。

但真正的力量在於 及時驅動的組織。 您無需手動建立資料夾或規則，只需告訴 elDoc 您想要什麼即可。

• 範例 1：「 依年份和類型組織這些文件。」
• 範例 2：「 將所有供應商合約與客戶合約分開排序。」
• 範例 3：「 依供應商和月份對發票進行分組。」

在幾秒鐘內， AI 代理 會分析所有索引內容，提出邏輯資料夾結構，並整齊地對您的文件進行分組。曾經需要數小時甚至數天的事情現在可以 立即、精確地發生。

3. 批准和即時分類

你始終保持控制。分析文件後， elDoc 會提供建議資料夾結構的清晰、視覺化預覽。您可以全面了解文件的分組方式：無論是按年份、類型、供應商還是您提示的任何其他分類。

只需 單擊一下批准，elDoc 就會處理剩下的事情：

• 📂 自動放置：您的所有文件都會立即移動到正確的文件夾中。
• 🗂️ 智慧子資料夾：elDoc 建立嵌套子資料夾以實現更好的導航和清晰度（例如， 2024 →合約→保密協議）。
• ⚡ 即時結果：過去需要數小時的手動排序現在只需幾秒鐘即可完成。
• 🛡️ 無錯誤組織：無需打開每個文件並決定其所屬位置, AI 始終如一且準確地做到這一點。

結果？ 一個 乾淨、結構良好的文件儲存庫 ，一切都完全位於您期望的位置，可供快速搜尋、安全存取和順暢協作。

elDoc 還可以對您的文件做什麼

elDoc AI Document Excellence Platform 不僅僅是分類：它是您管理文件的完整 套件 ，以 AI 智慧和企業級安全性 為核心。

一旦您的文檔被分類和組織，elDoc 使您能夠在 安全、受控的環境中 使用它們， 生產力、協作和合規性齊頭並進。

接下來您可以使用 elDoc 執行以下操作：

• 🔐 設定存取權限：定義誰可以查看、編輯或共享特定文件，確保敏感資訊受到保護。
• 📝 即時協作：與同事在線編輯文檔、跟踪更改並輕鬆維護版本控制。
• 📤 安全共享：使用受控權限、到期日或審計跟踪在內部或外部 共享文件 。
• 🧠 AI 驅動的分析：自動標記通常需要人工審查的 法律條款、合規差距或風險因素。
• ✅ 啟動工作流程：只需單擊一下，您就可以：
  
  • 核准下一階段的文件。
  • 觸發 簽署程序 並管理後續行動。
  • 啟動 電子簽名工作流程 以快速完成協議。
• 📊 監控和審計：追蹤誰存取、修改或簽署了每份文件，為合規性和問責制建立完整的審計追蹤。

我可以在雲端和本地運行 elDoc 嗎？

是的：您可以靈活選擇。

elDoc 旨在無縫融入您的 IT 策略，無論您喜歡雲的敏捷性還是本地部署的控制：

• ☁️ 雲端部署
  在安全、可擴展的雲端環境中執行 elDoc。此選項可最大限度地降低基礎設施成本，確保快速設置，並讓您的團隊能夠從任何地方進行存取。
• 🖥️ 內部部署
  對於具有嚴格合規性、資料駐留或安全要求的組織，elDoc 可以直接在您自己的基礎設施中安裝和管理。如此一來，敏感文件就永遠不會離開您的環境。
• 🔄 混合靈活性
  一些企業選擇 混合模式：將高度機密的資料保留在本地，同時利用雲端實現可擴展性和協作。elDoc 也完全支持這種方法。

無論您採取哪條路徑，您都可以獲得 同樣強大的 AI 驅動的分類和組織功能，並根據您的營運和法規需求量身打造。

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使用 elDoc AI Document Excellence Platform 解鎖更聰明的工作方式。elDoc 不再只是儲存或搜索，而是將日常大量文件轉化為 結構化、安全且可操作的知識。 從 AI 驅動的分類和提示驅動的組織到實時協作、電子簽名、監控和審計：一切都在一個受控環境中無縫進行。