Обробка форм заявок за допомогою ШІ: OCR, вилучення даних і безпечне зберігання

Форми заявок залишаються важливою частиною багатьох бізнес-процесів: від реєстрації клієнтів і страхових заявок до державних послуг, фінансових запитів, реєстрацій, страхових вимог і внутрішніх погоджень. Водночас ручна обробка таких форм потребує багато часу, створює ризик помилок і погано масштабується.

За допомогою elDoc Intelligent Document Processing організації можуть перетворювати отримані форми заявок на структуровані та перевірені бізнес-дані й автоматично спрямовувати їх до відповідного робочого процесу та сховища документів.

Від форми заявки до готових для роботи бізнес-даних

Форми заявок рідко обробляються як окремі документи. У більшості бізнес-процесів заявка є лише початком ширшого пакета документів, до якого входять документи, що посвідчують особу, довідки, виписки, підтвердження, супровідні документи та листування. Організація має не лише прочитати форму заявки, а й визначити, що саме надійшло, які документи належать до тієї самої заявки, яку інформацію вони містять, чи є необхідні дані повними та що має відбутися далі.

Заявки можуть надходити через вебпортали, електронну пошту, API, інтеграції або у вигляді відсканованих паперових документів у форматах PDF, JPG, PNG і TIFF. elDoc забезпечує наскрізну обробку заявок, об’єднуючи OCR, розуміння документів за допомогою LLM, класифікацію за допомогою ШІ, вилучення даних, перевірку, запуск робочих процесів і безпечне зберігання документів в єдиному процесі.

Форми заявок у різних бізнес-процесах

Склад супровідних документів може суттєво відрізнятися залежно від типу заявки:

Процес подання заявки	Форма заявки може містити	Що потрібно обробити
Підключення комунальних послуг	Документ, що посвідчує особу, підтвердження адреси, документи про право власності або оренду нерухомості, плани ділянки, листи-дозволи, технічна документація	Визначити заявника та місце надання послуги, вилучити дані про підключення, класифікувати супровідні документи, перевірити повноту пакета та запустити відповідний процес підключення
Страхова вимога	Страховий поліс, фотографії, рахунки-фактури, квитанції, медичні документи, поліцейські протоколи, кошториси на ремонт та інші підтвердження	Вилучити дані про страхову вимогу, визначити надані підтвердження, вилучити суми та інші релевантні дані, пов’язати супровідні документи зі страховою вимогою та передати справу на оцінювання
Банківська / кредитна заявка	Документ, що посвідчує особу, підтвердження адреси, банківські виписки, відомості про заробітну плату, довідки з місця роботи, документи компанії та фінансова звітність	Вилучити інформацію про заявника та його фінансові дані, класифікувати супровідні документи, перевірити необхідні дані та підготувати пакет документів до розгляду й погодження
Заява на отримання державної / публічної послуги	Документ, що посвідчує особу, довідки, декларації, ліцензії, дозволи, офіційні документи та підтвердження	Розпізнати різні типи документів, вилучити дані із заяви, перевірити наявність необхідних документів і спрямувати справу відповідним адміністративним процесом
Заявка щодо нерухомості / оренди	Документ, що посвідчує особу, підтвердження доходу, документи про працевлаштування, рекомендації, документи на нерухомість, документи щодо оренди та довідки	Вилучити інформацію про заявника та нерухомість, впорядкувати супровідні документи, визначити релевантні дати й дані та спрямувати заявку на перевірку й погодження

Отже, обробка заявок – це не просто застосування OCR до форми. Повний пакет документів потрібно перетворити на інформацію, яку працівники та наступні бізнес-системи можуть безпосередньо використовувати.

Від кількох документів до єдиної справи за заявкою

За допомогою elDoc отриману заявку та супровідні документи можна обробляти як єдину пов’язану бізнес-справу.

Форма заявки + супровідні документи → OCR та обробка LLM → класифікація за допомогою ШІ → вилучення даних → перевірка та контроль повноти → запуск робочого процесу → розгляд / погодження → захищене сховище → архів

На кожному етапі пакет документів набуває дедалі більш структурованого вигляду:

OCR та обробка LLM перетворюють відскановані й цифрові документи на дані, придатні для подальшої автоматизованої обробки, а ШІ отримує змогу розуміти їхній зміст і контекст.

Класифікація за допомогою ШІ визначає, чи є отриманий документ формою заявки, документом, що посвідчує особу, рахунком-фактурою, довідкою, випискою, підтвердженням або документом іншого типу, і спрямовує його відповідним шляхом обробки.

Вилучення даних за допомогою ШІ отримує інформацію, необхідну для бізнес-процесу: від імен заявників, адрес і реєстраційних номерів до дат, сум, реквізитів рахунків і полів, специфічних для певного типу заявки, – та перетворює її на структуровані дані.

Перевірка та контроль повноти допомагають визначити, чи відповідають вилучені дані встановленим порогам впевненості та бізнес-правилам, а також чи отримано всі необхідні документи й інформацію. Справи, що потребують додаткової перевірки, можна спрямувати на перевірку людиною (Human-in-the-Loop, HITL).

Запуск робочого процесу перетворює опрацьовану заявку на процес, у межах якого можна виконувати подальші дії. Залежно від типу документа, вилученої інформації та налаштованих правил elDoc може запустити відповідний робочий процес, призначити відповідальних за перевірку та сформувати подальші завдання.

Захищене зберігання та архівування забезпечують пов’язаність оригіналу заявки, супровідних документів, вилучених метаданих та інформації про обробку й дають змогу здійснювати пошук за ними протягом усього життєвого циклу.

1. Отримуйте форми заявок з будь-якого каналу

Форми заявок можуть надходити до організації різними каналами: їх можна завантажувати через вебпортал, отримувати електронною поштою, передавати через API, сканувати з паперових документів або надсилати з іншої корпоративної системи.

elDoc підтримує поширені формати бізнес-документів, зокрема PDF, JPG, PNG і TIFF, даючи змогу обробляти в одному середовищі як форми, створені в цифровому форматі, так і відскановані документи.

Організації також можуть надати заявникам єдиний спеціалізований інтерфейс для подання документів, зробивши процес подання більш структурованим і зрозумілим. Замість простої функції завантаження файлів портал може супроводжувати заявника на всіх необхідних етапах: наприклад, запропонувати вибрати тип заявки, вказати основні дані та завантажити форму заявки разом з необхідними супровідними документами.

Процес подання може передбачати перевірку та контроль повноти до прийняття заявки. Залежно від сценарію використання система може повідомляти заявника про відсутність обов’язкової інформації або документів, допомагаючи зменшити кількість неповних заявок і подальшого листування для уточнення даних.

Наприклад, під час подання заявки на підключення комунальної послуги заявнику можна запропонувати надати форму заявки, документ, що посвідчує особу, підтвердження адреси та відповідні документи на нерухомість до завершення подання. Такий підхід можна адаптувати для страхових вимог, кредитних заявок, державних послуг та інших процесів, що передбачають роботу з великою кількістю документів.

Це дає організаціям змогу використовувати два взаємодоповнювальні підходи: обробляти заявки з наявних каналів, не змінюючи звичний для клієнтів спосіб подання документів, або запровадити централізований портал для самостійного подання заявок, який стандартизує процес уже з першого кроку.

В обох випадках документи потрапляють до єдиного подальшого процесу обробки:

Подання → первинна перевірка → OCR та обробка за допомогою ШІ → класифікація → вилучення даних → перевірка → робочий процес

Це створює централізовану та контрольовану точку входу для обробки заявок, водночас даючи організаціям змогу гнучко визначати, як заявники, клієнти, партнери та працівники взаємодіють із цим процесом.

2. Автоматично класифікуйте заявки та супровідні документи

Заявка рідко надходить сама. До неї можуть додаватися документи, що посвідчують особу, довідки, фінансова звітність, договори, підтвердження та інші додатки. elDoc забезпечує готову до використання класифікацію документів за допомогою ШІ, автоматично розпізнаючи такі документи та відносячи їх до відповідних типів для подальшої обробки.

Водночас класифікація документів може бути значно ширшою за просте визначення того, що документ, наприклад, є договором щодо нерухомості.

Організаціям може бути потрібно класифікувати документи відповідно до власного бізнес-контексту, змісту документів, кодів, термінології або операційних правил. elDoc дає змогу додавати промпти для ШІ та контекстні інструкції, які точно визначають правила класифікації документів.

Наприклад, замовник може визначити такі правила:

Заявка / документ	Додатковий контекст / інструкція для ШІ	Результат класифікації
Заявка на підключення комунальної послуги	Якщо код послуги = NC01, класифікувати як нове підключення. Якщо код послуги = AC02, класифікувати як зміну даних облікового запису.	Заявка на нове підключення / Заявка на зміну даних облікового запису
Форма страхової вимоги	Якщо страхова вимога містить код страхового продукту MV, класифікувати її як автомобільну страхову вимогу; якщо код продукту TR – як страхову вимогу у сфері подорожей.	Автомобільна страхова вимога / Страхова вимога у сфері подорожей
Банківська / кредитна заявка	Заявки від компаній з річним оборотом нижче встановленого порогу класифікувати як заявки від малого та середнього бізнесу; усі інші – як корпоративні.	Заявка на фінансування для малого та середнього бізнесу / Корпоративна заявка на фінансування
Заява на отримання державної послуги	Якщо тип заявника = GOV, спрямувати до категорії «Державний сектор»; якщо тип заявника = COM, класифікувати як «Комерційний сектор» незалежно від загального типу форми заявки.	Заява державного сектору / Заявка комерційного сектору
Договір щодо нерухомості	Документи можуть виглядати однаково, але код нерухомості 005 означає державну нерухомість, а код 002 – комерційну.	Договір щодо державної нерухомості / Договір щодо комерційної нерухомості

Це забезпечує багаторівневу класифікацію з урахуванням специфіки бізнесу. Спочатку ШІ визначає тип документа, а потім, спираючись на його зміст та інструкції організації, визначає, як цей документ слід класифікувати в межах конкретного бізнес-процесу.

Важливо, що такі правила можна налаштовувати за допомогою промптів для ШІ та контекстних інструкцій природною мовою, зменшуючи потребу розробляти складну жорстко задану логіку класифікації для кожного бізнес-сценарію.

Після визначення класифікації система може визначити подальший процес обробки:

Документ отримано → ШІ визначає тип документа → класифікація за бізнес-правилами за допомогою ШІ → відповідне вилучення даних → перевірка → спрямування до робочого процесу

Для обробки заявок це означає, що elDoc може визначати не лише які документи було подано, а й до якої бізнес-категорії вони належать і за яким шляхом їх потрібно обробляти. Це створює гнучку основу для автоматичного застосування відповідних вимог до вилучення даних, правил перевірки, робочих процесів, відповідальних команд і структури зберігання.

3. OCR, розуміння документів за допомогою ШІ та вилучення даних

Після отримання заявки OCR перетворює відскановані документи та документи у форматі зображень на машиночитний текст. Це створює основу для подальшої автоматизованої обробки.

Однак OCR передусім розпізнає символи й текст. elDoc поєднує OCR із розумінням документів за допомогою ШІ та LLM, щоб інтерпретувати структуру, контекст і зміст інформації в документі. Це дає змогу обробляти форми з різним макетом і структурою без прив’язки виключно до жорстких шаблонів або фіксованих координат полів.

Точно визначайте, які дані потрібно вилучити

Для кожного типу документа організації можуть визначити, які саме поля потрібно вилучати. Таким чином, для різних типів документів можна встановлювати власні вимоги до вилучення даних.

Наприклад:

Тип документа	Приклади полів для вилучення
Заявка на підключення комунальної послуги	Ім’я заявника, адреса надання послуги, номер лічильника, тип підключення, бажана дата підключення
Форма страхової вимоги	Номер страхового поліса, ім’я заявника, дата події, тип страхової вимоги, заявлена сума
Кредитна заявка	Ім’я заявника, назва компанії, запитувана сума, мета кредиту, річний дохід
Заява на отримання державної послуги	Ім’я заявника, тип заявки, реєстраційний номер, дата подання, тип ліцензії / дозволу
Заявка щодо нерухомості / оренди	Ім’я орендаря, адреса нерухомості, щомісячна орендна плата, дата початку оренди, дата завершення оренди

Надавайте ШІ контекст для інтерпретації кожного поля

Що важливіше, організації можуть надавати промпти для ШІ та контекстні інструкції на рівні окремих полів.

Це особливо важливо, оскільки одне й те саме слово, число або формулювання може мати різне бізнес-значення залежно від документа, процесу або термінології організації. Замість того щоб просто вказати ШІ знайти значення за певною назвою поля, замовник може пояснити, що означає це поле, де воно може міститися, як його слід інтерпретувати та яке значення вибрати, якщо в документі є кілька можливих варіантів.

Наприклад:

Поле	Приклад контексту / інструкції для ШІ
Ім’я заявника	Вилучити юридичне ім’я особи або назву сторони, яка подає заявку на отримання послуги. Не використовувати ім’я уповноваженого представника або контактної особи.
Сума страхової вимоги	Вилучити загальну суму, заявлену страхувальником, а не кошторис на ремонт, франшизу або ліміт страхового покриття.
Дата набуття чинності	Вилучити дату, з якої договір набуває юридичної чинності, а не дату підписання або подання документа.
Адреса нерухомості	Вилучити адресу нерухомості, якої стосується ця заявка, а не поштову або зареєстровану адресу заявника.
Ідентифікатор клієнта	Використати реєстраційний номер клієнта в системі організації. Не використовувати номер заявки, рахунка-фактури або зовнішній реєстраційний номер.

Цей додатковий контекст допомагає ШІ розрізняти кілька значень, кожне з яких може формально відповідати полю в документі, але мати різне бізнес-значення.

Наприклад, пакет документів за страховою вимогою може містити заявлену суму, кошторис на ремонт, ліміт страхового покриття та франшизу. OCR може розпізнати всі чотири значення, але інструкція для ШІ на рівні поля визначає, яку саме суму організація має вилучити як «Суму страхової вимоги».

Від тексту документа до готових для роботи бізнес-даних

Цей підхід поєднує три ключові можливості:

OCR розпізнає вміст → ШІ розуміє документ → промпти, визначені замовником, пояснюють, які саме бізнес-дані потрібно вилучити.

Вилучена інформація перетворюється на структуровані поля та метадані, які можна перевіряти, шукати за ними, використовувати для запуску робочих процесів, зберігати разом з документом або передавати через API до ERP, CRM, основних бізнес-систем та інших корпоративних систем.

У результаті вилучення даних стає адаптованим до конкретного документа, контексту та бізнес-термінології й вимог організації, а не обмежується заздалегідь визначеними полями OCR або фіксованими шаблонами документів.

4. Перевіряйте повноту заявки та супровідних документів

Перш ніж заявка перейде до етапу перевірки або погодження, elDoc може допомогти визначити, чи отримано повний пакет документів.

Оскільки форма заявки та супровідні документи вже класифіковані, система може застосовувати вимоги, визначені для конкретного типу документа, щоб встановити, які документи мають бути надані для певного типу заявки. Перелік необхідних документів також може змінюватися залежно від інформації, зазначеної в заявці.

Наприклад, для заявки на підключення комунальної послуги можуть знадобитися документ, що посвідчує особу, та підтвердження адреси, тоді як для заявки від орендаря додатково може знадобитися договір оренди або дозвіл власника нерухомості. Для страхової вимоги перелік супровідних документів може відрізнятися залежно від того, чи стосується вона автомобіля, подорожі, медичного випадку або нерухомості.

Тому система може перевіряти:

• чи подано всі обов’язкові документи;
• чи заповнено всі обов’язкові поля та дані заявки;
• чи відповідають подані документи очікуваним типам документів;
• чи потрібні додаткові документи залежно від змісту заявки;
• чи може справа продовжити обробку автоматично, чи її потрібно спрямувати на додатковий розгляд.

Це дає змогу виявляти неповні заявки до їх передавання на тривалий розгляд і погодження, зменшуючи обсяг ручних перевірок та зайвої комунікації між заявниками й командами, що обробляють заявки.

5. Перевіряйте дані перед запуском робочого процесу

Автоматизація вилучення даних не означає, що кожному значенню, отриманому за допомогою ШІ, слід беззастережно довіряти. Перш ніж вилучена інформація буде використана для запуску робочих процесів, оновлення бізнес-систем або підтримки прийняття рішень, організації можуть запровадити багаторівневу перевірку та контроль.

elDoc може застосовувати до вилученої інформації оцінювання рівня впевненості ШІ, налаштовані правила перевірки та перевірку людиною (Human-in-the-Loop, HITL).

Перевірку можна виконувати на рівні окремих полів. Наприклад, організація може визначити, що номер страхового поліса, ідентифікатор заявника або номер банківського рахунка мають відповідати певному формату; дата заявки – перебувати в допустимому діапазоні; а заявлена сума понад встановлений поріг – потребувати додаткового розгляду.

Оцінювання рівня впевненості ШІ забезпечує додатковий рівень контролю. Якщо рівень впевненості щодо вилученого значення нижчий за встановлений організацією поріг, це поле можна автоматично передати уповноваженому працівнику на перевірку.

Результат перевірки визначає подальший крок

Результат перевірки	Подальший процес
Високий рівень впевненості ШІ + перевірку пройдено	→ Автоматично продовжити до наступного етапу робочого процесу
Низький рівень впевненості ШІ	→ Передати визначені поля на перевірку людиною (Human-in-the-Loop)
Правило перевірки не виконано	→ Створити виняток для розгляду або виправлення
Критично важливе бізнес-поле	→ Вимагати обов’язкової перевірки людиною незалежно від рівня впевненості
Відсутня необхідна інформація	→ Призупинити обробку заявки або запросити додаткову інформацію

Автоматизація там, де це дають змогу зробити рівень впевненості та встановлені правила. Перевірка людиною там, де цього потребують механізми бізнес-контролю.

Це забезпечує контрольований баланс між наскрізною автоматизованою обробкою та перевіркою людиною, даючи організаціям змогу автоматизувати типові заявки й водночас зберігати додатковий контроль над винятками та критично важливою бізнес-інформацією.

6. Автоматично запускайте робочий процес обробки заявки

Після класифікації заявки, визначення необхідних документів, вилучення даних і завершення перевірки elDoc може автоматично запускати відповідний робочий процес обробки заявки.

Робочий процес не обов’язково має бути однаковим для кожної заявки. Його можна динамічно визначати відповідно до типу заявки, класифікації документів, вилучених даних, результатів перевірки або бізнес-правил, специфічних для організації.

Наприклад, стандартна заявка, що відповідає всім вимогам, може одразу надходити відповідальній команді для обробки, тоді як заявка на суму, що перевищує встановлений поріг, може потребувати додаткового рівня погодження. Неповна заявка або заявка з винятковими обставинами може спрямовуватися до окремої черги на розгляд.

Залежно від процесу робочі процеси elDoc можуть підтримувати призначення завдань, етапи розгляду та погодження, сповіщення, ескалацію, обробку винятків та інтеграцію із зовнішніми корпоративними системами.

Типовий процес може мати такий вигляд:

Заявку отримано → Документи класифіковано → Дані вилучено → Повноту перевірено → Дані перевірено → Робочий процес визначено → Відповідального за розгляд призначено → Погодження → Зберігання

Структуровану інформацію, вилучену із заявки, також можна передавати до наступних систем через інтеграцію, зменшуючи потребу працівників повторно вводити ті самі дані вручну.

Це перетворює обробку заявок з окремої операції OCR та вилучення даних на наскрізний операційний бізнес-процес.

7. Безпечне зберігання, пошук форм заявок і пошук за допомогою ШІ через Agentic RAG

Після обробки форма заявки та супровідні документи можуть безпечно зберігатися в сховищі документів elDoc разом із вилученими метаданими, класифікаціями та відповідною інформацією про обробку.

Замість зберігання лише відсканованого PDF-файлу або набору непов’язаних вкладень організації можуть вести структурований запис заявки, який об’єднує оригінальну заявку, супровідні документи та вилучені бізнес-дані в єдиному контексті заявки.

Наприклад, запис заявки може містити оригінальну форму заявки, документи, що посвідчують особу, підтвердження, інформацію про заявника, номер заявки / реєстраційний номер, класифікації документів, вилучені метадані та відповідну інформацію про робочий процес.

Традиційний пошук і пошук за метаданими

Оскільки вилучені поля стають доступними для пошуку метаданими, працівники можуть знаходити заявки за фактичною бізнес-інформацією, а не покладатися лише на назви файлів або структуру папок.

Заявки можна шукати за такими атрибутами, як ім’я заявника, номер клієнта, реєстраційний номер заявки, адреса нерухомості, номер страхового поліса, тип документа, дата подання, статус заявки або інші вилучені поля.

Це дає змогу структуровано знаходити окремі заявки та супровідні документи навіть за значних обсягів документів в організації.

Пошук за допомогою ШІ серед заявок через Agentic RAG

Окрім традиційного пошуку, організації можуть використовувати elDoc Agentic RAG для роботи з документами заявок за допомогою запитів природною мовою.

Замість того щоб вручну шукати документ, відкривати численні вкладення та переглядати їхній вміст, авторизований працівник може ставити ШІ запитання щодо доступної йому інформації.

Наприклад:

Запит користувача	Що може знайти пошук за допомогою ШІ
«Знайди заявку компанії ABC та стисло виклади її суть».	Заявка та відповідні супровідні документи з коротким резюме
«Яка потужність підключення була запитана для цієї нерухомості?»	Відповідна інформація із заявки на підключення комунальної послуги та супровідних документів
«Які підтвердження було подано за цією страховою вимогою?»	Форма страхової вимоги та пов’язані підтвердження, зокрема рахунки, звіти й фотографії
«Яка сума кредиту запитується та яка зазначена мета кредитування?»	Відповідна інформація, вилучена із заявки та супровідних фінансових документів
«Які ключові дати та зобов’язання зазначено в цій заявці щодо нерухомості?»	Відповідні дати й умови, визначені в усьому пакеті документів за заявкою

Пошук за допомогою ШІ з урахуванням прав доступу

Важливо, щоб пошук за допомогою ШІ не став новим способом обходу прав доступу до документів.

elDoc Agentic RAG може працювати в межах налаштованих в організації прав доступу користувачів, ролей і документів, тому інформація, доступна через пошук за допомогою ШІ, відповідає інформації, до якої користувач має авторизований доступ.

Користувач не отримує ширшого доступу лише тому, що ставить запитання ШІ. Agentic RAG виконує пошук і формує відповіді в межах інформації, до якої користувач має авторизований доступ.

Це особливо важливо під час обробки заявок, оскільки документи можуть містити персональну, фінансову, договірну та іншу конфіденційну інформацію.

Поєднуючи безпечне зберігання документів, структурований пошук за метаданими та Agentic RAG з урахуванням прав доступу, elDoc перетворює сховище з пасивного архіву на активне джерело знань організації, що дає авторизованим користувачам змогу не лише знаходити записи заявок, а й ставити запитання та отримувати з них потрібну інформацію природною мовою.

8. Зберігання та довгострокове архівування

Життєвий цикл заявки не обов’язково завершується після її погодження, відхилення або іншого завершення обробки. Багатьом організаціям необхідно зберігати записи заявок і супровідну документацію для операційних, договірних, регуляторних або внутрішніх управлінських цілей.

Після завершення обробки документи можуть передаватися до контрольованих процесів зберігання та довгострокового архівування.

Вимоги до зберігання можна пов’язувати з типами документів і бізнес-вимогами, що допомагає організаціям визначати порядок зберігання записів завершених заявок протягом установленого періоду. Важливо, що під час переміщення до довгострокового сховища заявка не втрачає свого контексту.

Організація може зберігати зв’язок між оригінальною заявкою, супровідними документами, вилученими метаданими та відповідною інформацією про обробку, зберігаючи можливість відстежити весь життєвий цикл заявки.

Для організацій, які обробляють тисячі або мільйони заявок, це забезпечує структурований підхід до управління зростаючими обсягами документів із збереженням можливості пошуку, контрольованого доступу, відстежуваності та управління життєвим циклом від моменту отримання заявки до її остаточного архівування.

Готові автоматизувати обробку форм заявок?

Кожен процес обробки заявок має свої особливості: форми, супровідні документи, дані, які потрібно вилучити, вимоги до перевірки та робочі процеси погодження залежать від організації та конкретного сценарію використання.

Поспілкуйтеся з експертом elDoc, щоб дізнатися, як трансформувати наявний процес обробки заявок – від початкового подання документів і OCR до вилучення даних за допомогою ШІ, перевірки, автоматизації робочих процесів, безпечного зберігання та Agentic RAG.

Надайте нам зразки ваших форм заявок і вимоги до їх обробки – ми допоможемо визначити, де ШІ та автоматизація роботи з документами можуть забезпечити найбільшу цінність на всіх етапах життєвого циклу заявки.