Безпечний обмін файлами в elDoc: покрокова інструкція

У світі, сповненому ризиків, ваші файли заслуговують на більше, ніж просто посилання

У сучасному стрімкому цифровому світі обмін файлами більше не є чимось необов’язковим – він є постійним. Незалежно від того, надсилаєте ви конфіденційну ділову пропозицію, юридичну угоду чи внутрішню документацію, це частина вашого щоденного робочого процесу.

Але ось сувора правда:
🛑 Кіберзагрози розвиваються.
🛑 Витоки даних зростають.
🛑 Одна необережна публікація може означати незворотну шкоду.

Базові інструменти для обміну файлами можуть запропонувати швидкість і простоту, але вони часто приносять ризики, пов’язані з безпекою

Що, якби ви могли ділитися своїми файлами, не задаючись питанням: “Хто ще може це побачити?“
або “Чи можуть вони перенаправити мої документи комусь далі? Відредагувати? Зберегти назавжди?”

Вам потрібна не просто зручність.
Вам потрібна впевненість, підзвітність і захист вашим файлам

Саме з цією метою ми створили elDoc Secure File Sharing.

Створений для сучасних команд і даних, що мають високу цінність, elDoc поєднує простоту використання із захистом корпоративного рівня, що включає сім потужних рівнів інтелектуального захисту. Кожен файл, яким ви ділитеся, повністю відстежується, контролюється доступом і керується вашими правилами, а не чиїмись налаштуваннями за замовчуванням.

✅ Діліться вільно – не втрачаючи контролю.
✅ Співпрацюйте з зовнішніми контрагентами без шкоди для конфіденційності.
✅ Працюйте швидше – без шкоди для безпеки.

З elDoc ви не просто надсилаєте файли.
Ви надсилаєте їх безпечно.

Захист файлів за допомогою elDoc: покроковий посібник з контрольованого спільного доступу

Обмін важливими документами не повинен здаватися вам загрозою безпеці. Завдяки безпечному спільному доступу до файлів від elDoc ви отримуєте повний контроль над тим , хто, коли, як і як довго може отримати доступ до ваших файлів – і все це за кілька простих кроків.

У цьому посібнику ми розповімо вам, як користуватися потужними інструментами обміну файлами elDoc зі скріншотами та покроковими інструкціями. Ви дізнаєтеся, як це зробити:

• Безпечний обмін файлами
• Застосовуйте до 7 рівнів захисту
• Відстежуйте активність файлів за допомогою детального журналу аудиту

Крок 1: Завантажте або виберіть файл

Почніть із завантаження документа, яким ви хочете поділитися, або виберіть існуючий файл у робочій області elDoc.

Крок 2: Виберіть, як ви хочете поділитися

Ви можете ділитися файлами двома способами:

• Надіслати електронною поштою – додайте конкретного одержувача (одержувачів). Примітка: Вибравши цей метод, ви також можете додати спеціальне повідомлення, щоб надати контекст або інструкції безпосередньо одержувачу.
• Створити безпечне посилання – Створіть посилання, яким можна поділитися вручну

Крок 3: Налаштуйте контроль доступу

Перш ніж ділитися, налаштуйте дозволи та обмеження для ваших одержувачів.

Щоб забезпечити доступ до вашого файлу лише тому, кому він призначений, elDoc дозволяє застосовувати кілька рівнів контролю доступу:

• Одноразовий пароль (OTP): Якщо увімкнено, одержувач отримає унікальний код доступу на електронну пошту. Йому потрібно буде ввести цей код перед переглядом файлу, до якого надано спільний доступ – це додатковий етап перевірки особи, який захищає від несанкціонованого доступу, навіть якщо посилання пересилається.
• Додатковий захист паролем: Для більшої безпеки ви також можете встановити власний пароль. Цей пароль має бути переданий одержувачу через надійний канал на ваш вибір (наприклад, зашифроване повідомлення, телефонний дзвінок, захищений чат).

Поєднуйте OTP та користувацький пароль для дворівневої автентифікації – ідеально підходить для обміну юридичними, фінансовими або іншими конфіденційними документами.

Крок 4: Встановіть термін придатності

Не кожен файл повинен залишатися доступним назавжди. За допомогою elDoc ви можете додати дату і час закінчення терміну дії до файлів, до яких ви надаєте спільний доступ, що гарантує автоматичне закриття доступу, коли файл більше не потрібен.

Це особливо корисно для:

• Пропозиції, що залежать від часу
• Конфіденційні чернетки
• Співпраця з обмеженим періодом

Як це працює:

• Увімкніть опцію “Встановити термін дії “.
• Виберіть конкретну дату і час, коли файл стане недоступним.
• Після закінчення терміну дії посилання більше не працюватиме, навіть якщо воно все ще є в одержувача.

⛔ Це допомагає запобігти поширенню застарілих документів і захищає ваші дані від доступу до них довше, ніж це необхідно.

Крок 5: Перетворення на зображення, яке не можна редагувати

Коли ви ділитеся конфіденційним контентом, контроль над тим , як відкривається файл, так само важливий, як і контроль над тим, хто має до нього доступ.

За допомогою elDoc ви можете вибрати формат, в якому ваш спільний файл буде відкрито одержувачем:

• Оригінальний формат – зберігає файл повністю інтерактивним і доступним для редагування у тому вигляді, в якому він був створений
• Формат PDF – широко сумісний, готовий до друку формат
• Безпечний формат зображень – перетворює файл на нередаговане зображення (наприклад, PDF на основі зображень), роблячи його доступним лише для перегляду

Як це працює:

Перш ніж надсилати файл, просто виберіть бажаний режим доступу з доступних опцій.
Якщо ви виберете захищений формат зображення, elDoc автоматично перетворить ваш файл у зображення, доступне лише для перегляду, щоб заблокувати будь-яку спробу:

• Копіювати текст або вміст
• Відредагуйте або додайте анотацію до файлу
• Зчитати дані з документа

Навіщо він потрібен? Режим захищених зображень забезпечує максимальний захист, гарантуючи, що вміст можна лише переглядати, а не копіювати чи змінювати. Він ідеально підходить для обміну юридичними чернетками, проектами, комерційною інформацією або будь-яким контентом, який повинен залишатися недоторканим.

Крок 6: Нанесіть водяні знаки

Щоб запобігти несанкціонованому поширенню або скріншотам, elDoc дозволяє накладати автоматичні динамічні водяні знаки на кожну сторінку файлу, до якого ви надаєте спільний доступ.

Ці водяні знаки генеруються унікально для кожного одержувача і можуть містити такі дані, як

• Адреса електронної пошти одержувача
• Дата та час доступу
• Облікові логи або теги (якщо ввімкнено)

Як це працює:

Увімкніть опцію Нанесення водяного знаку перед тим, як ділитися файлом. elDoc вбудує водяний знак безпосередньо в документ – невидимий для редагування, неможливий для видалення.

💡 Навіщо їх використовувати? Водяні знаки діють як потужний стримуючий фактор проти витоків. Якщо хтось робить скріншот або поширює файл, його можна одразу відстежити до початкового глядача, що підвищує відповідальність і перешкоджає зловживанню.

Крок 7: Обмежте або контролюйте завантаження файлів

В elDoc ви маєте повний контроль над тим, що одержувачі можуть робити з файлами, до яких ви надали спільний доступ, включно з можливістю повністю обмежити завантаження.

Ви можете надавати такі дозволи, як перегляд, завантаження або редагування, але ви також можете заблокувати завантаження, щоб зберегти файли в безпеці в середовищі elDoc.

Як це працює:

• Увімкніть або вимкніть дозволи на завантаження під час налаштування доступу до файлів.
• Якщо завантаження обмежено, одержувачі можуть лише переглядати файл, не зберігаючи його локальну копію.
• Якщо завантаження дозволено, ви можете вказати формат завантаження:
  • Оригінальний формат – Зберігати файл у вихідному форматі
  • Формат PDF – завантажити конвертований файл (якщо підтримується)

💡 Навіщо це потрібно? Обмеження завантажень запобігає збереженню, поширенню або доступу до файлів в автономному режимі – ідеально підходить для конфіденційного попереднього перегляду, захисту інтелектуальної власності або контрольованої зовнішньої співпраці.

Крок 8: Встановіть контроль над подальшим поширенням

За допомогою elDoc ви можете вирішувати, чи дозволено одержувачам повторно ділитися файлом, що дає вам повний контроль над тим, наскільки далі можуть поширюватися ваші документи.

Як це працює:

• Увімкніть або вимкніть опцію “Дозволити подальший спільний доступ” під час налаштування спільного доступу.
• Якщо цю функцію вимкнено, одержувач не зможе переслати файл або поділитися ним з іншими.
• Якщо увімкнено, elDoc продовжуватиме відстежувати файл, навіть якщо до нього було надано спільний доступ – реєструючи, кому, коли і як до нього було надано спільний доступ.

💡 Навіщо це потрібно? Ця функція гарантує, що ваш файл залишається в межах вашої видимості – навіть якщо до нього надано доступ за межами початкового одержувача. Ідеально підходить для підтримки відстеження та контролю в багатосторонній співпраці.

Крок 9: Увімкніть аудит та моніторинг

Кожна взаємодія з вашим спільним файлом має значення, і з elDoc вам не доведеться гадати, що сталося після того, як ви натиснули кнопку “відправити”. elDoc автоматично створює повний аудиторський журнал, реєструючи всі дії, пов’язані з вашим спільним файлом, включно з ним:

• Хто мав доступ до файлу
• Коли файл переглядався
• Які дії були виконані (переглянули, завантажили, відредагували, поділилися)
• Звідки (метадані IP/місцезнаходження, якщо ввімкнено)

Як це працює:

• Аудит і моніторинг за замовчуванням у вімкнено для кожного файлу, до якого надається спільний доступ.
• Ви можете переглядати журнали безпосередньо з панелі активності вашого файлу в режимі реального часу для дотримання нормативних вимог, ведення обліку або аналізу інцидентів.

💡Навіщо його використовувати? Аудиторські логи дають вам повну видимість і підзвітність, що є важливим для безпеки, дотримання нормативних вимог і відповідального управління конфіденційними даними.

Висновок: Повний контроль щоразу, коли ви ділитеся

У сучасному цифровому світі безпечний обмін файлами не є чимось необов’язковим – він необхідний. Якщо ви надсилаєте конфіденційні ділові документи, юридичні контракти або внутрішні звіти, вам потрібен не просто спосіб надсилати файли – вам потрібен спосіб контролювати, захищати та відстежувати їх від початку до кінця.

elDoc дає вам саме це.

Завдяки детальним дозволам, багаторівневому захисту та повній прозорості аудиту, elDoc дає вам змогу обмінюватися документами з повною впевненістю – незалежно від того, хто є одержувачем.

✅ Ви контролюєте, хто отримує доступ до ваших файлів
✅ Ви визначаєте, як вони використовуються
✅ Ви відстежуєте кожну взаємодію

Ваші файли. Ваші правила. Ваш душевний спокій через контроль.

Використовуйте elDoc, щоб гарантувати, що кожен файл, яким ви ділитеся, залишається безпечним, відстежуваним і захищеним!