Як організувати файли за допомогою AI: класифікація, перейменування та розміщення документів

Протягом тривалого часу повна автоматизація роботи з документами здавалася недосяжною. Технології просто не були достатньо розвиненими, щоб штучний інтелект міг читати, розуміти та працювати з тією складною різноманітністю документів, з якою бізнеси стикаються щодня.

ШІ довгий час не міг коректно інтерпретувати контекст, розрізняти типи документів або визначати подальші дії чи потрібно файл перейменувати, класифікувати або перемістити у відповідну папку. Цю проблему ще більше ускладнювала різноманітність форматів файлів: PDF-документи, відскановані копії, зображення.

Але ситуація кардинально змінилася.
Сьогодні, із розвитком потужних великих мовних моделей (LLM) та технології Retrieval-Augmented Generation (RAG), штучний інтелект нарешті здатний розуміти зміст, дотримуватися логіки та виконувати точні дії відповідно до команд користувача. Це поєднання дає змогу ШІ не просто обробляти текст, а й мислити на його основі, приймаючи розумні рішення в режимі реального часу.

І саме тут elDoc змінює правила гри.

Ми створили elDoc – вашого цифрового співробітника на основі ШІ, побудованого на основі великих мовних моделей (LLM) та архітектури RAG, щоб привнести справжній інтелект у процес керування документами.
elDoc може читати та розуміти ваші файли, класифікувати їх за типами, перейменовувати відповідно до ваших правил і автоматично впорядковувати у правильні папки.

Найголовніше – elDoc робить усе це безпечно.
Безпека та контроль доступу є основою архітектури elDoc, що гарантує захист ваших даних, документів і процесів штучного інтелекту на кожному етапі роботи.

Результат?
Потужний, розумний і безпечний ШІ-асистент, який перетворює хаос у документах на ідеальний порядок – щоб ви могли зосередитися на своєму бізнесі, а не на упорядкуванні документів.

1️⃣ Завантажуйте свої документи в elDoc AI у будь-якому форматі

Почати роботу з elDoc AI Document Super Intelligence – дуже просто!
Ви можете завантажувати документи пакетно або по одному так, як зручно саме вам. Немає потреби готувати файли, перейменовувати їх чи пояснювати ШІ, що в них міститься – elDoc усе зробить автоматично.
Незалежно від того, чи це PDF-документи, відскановані сторінки, рукописні нотатки або зображення, – elDoc розуміє їх усі. Вам не потрібно хвилюватися про формати файлів, типи чи правила найменування – навіть нові або невідомі файли система обробляє без зусиль.
Після завантаження elDoc миттєво починає аналіз і розуміння ваших документів, готуючи їх до розумної класифікації, перейменування та впорядкування саме так, як потрібно вам.

2️⃣ elDoc AI автоматично їх зчитає та виконає OCR-розпізнавання

Після завантаження документів система elDoc AI Document Super Intelligence миттєво розпочинає їх підготовку до глибшого аналізу. Вона застосовує передову технологію OCR (оптичного розпізнавання символів), щоб вилучати текст і дані з кожної сторінки, роблячи навіть відскановані або зображення-документи повністю доступними, зручними для пошуку та готовими до подальшої обробки штучним інтелектом.
Перед виконанням OCR технологія Computer Vision інтелектуально оптимізує кожен файл: автоматично вирівнює сторінки, визначає краї документа та нормалізує фон. Завдяки цьому кожен документ обробляється з максимальною чіткістю та точністю, незалежно від того, як саме він був відсканований чи сфотографований.
OCR elDoc із самого початку створено як багатомовний: він підтримує понад 120 мов у хмарній версії та понад 60 мов для локальних розгортань (on-premise). Це дозволяє міжнародним компаніям обробляти та розуміти документи будь-якою мовою.

У результаті ви отримуєте чисті, структуровані дані, які ШІ може легко зрозуміти та використовувати – це дозволяє виконувати точну класифікацію, перейменування й впорядкування документів без жодного ручного втручання.

3️⃣ШІ виконає класифікацію та упорядкування документів – так, як потрібно саме вам

Після того як файли завантажено та файли стали доступними для пошуку, система elDoc AI Document Super Intelligence переходить до наступного етапу – класифікації та впорядкування документів саме так, як потрібно вам.
Завдяки AI File Classification ви просто вказуєте elDoc, як саме хочете групувати документи — наприклад, за типом, роком, відділом чи проектом.
ШІ розпізнає контекст усередині кожного файлу й автоматично застосовує вашу логіку, щоб правильно позначити та класифікувати кожен документ

Ви можете почати з простої команди, наприклад:

«Згрупуй і класифікуй усі документи за типом і роком.»

Або ви можете піти далі й створити більш складні, правилами керовані запити, які відображають логіку вашого бізнесу.

«Перевір кожен документ за його кодом об’єкта та класифікуй відповідно.»

• R001–R100 → Житлова нерухомість
• C001–C100 → Комерційна нерухомість
• G001–G100 → Державна нерухомість

elDoc може групувати або переміщувати файли у відповідні папки згідно з цими класифікаціями, створюючи структуроване та впорядковане сховище всього за мить.
І оскільки elDoc розуміє запити природною мовою, вам не потрібні жодні знання програмування чи складні налаштування – просто скажіть ШІ, що ви хочете зробити, і він зробить усе сам.

4️⃣ ШІ перейменує ваші документи – відповідно до ваших правил

Більше ніяких файлів із назвами на кшталт «final_final_version(2).pdf».
З elDoc AI Document Super Intelligence процес іменування файлів стає розумним, структурованим і повністю автоматизованим.

Ви можете визначити власні правила або шаблони для найменування — наприклад:
{Client}-{DocType}-{YYYY} або {Department}-{Project}-{Date} дозвольте ШІ перейменувати кожен документ відповідно до цього шаблону.
Процес відбувається миттєво, без помилок і повністю налаштовується, тож ваші документи завжди матимуть чітку та узгоджену структуру назв.

ШІ також може автоматично перейменовувати файли на основі їхньої класифікації або вмісту.
Наприклад, якщо elDoc визначає файл як «Договір на житлову нерухомість», він може перейменувати його так:

• ResidentialProperty_Contract_R024.pdf
  або, якщо це фінансовий документ:
• Invoice_ACME_2024_0045.pdf

Це гарантує, що ваші файли не лише правильно класифіковані, але й миттєво доступні для легкого пошуку – незалежно від того, наскільки великою стає ваша бібліотека документів.
Завдяки єдиним шаблонам найменування ваш робочий простір залишається чистим, зручним для пошуку та готовим до аудиту – економлячи ваш час і позбавляючи від роздратування, пов’язаного з вічними пошуками “правильної версії” документа.

5️⃣ ШІ Автоматично розмістить ваші файли у правильні директорії

Після того як документи класифіковано та перейменовано, elDoc робить фінальний крок – автоматично розміщує їх у потрібних папках.
Забудьте про ручне перетягування файлів або хвилювання, куди їх зберегти. elDoc AI Document Super Intelligence дотримується вашої заздалегідь визначеної бізнес-логіки та ієрархії папок, гарантуючи, що кожен файл опиниться саме там, де йому належить бути.
Ви можете налаштувати структуру папок за відділом, проєктом, клієнтом, типом документа або датою – залежно від того, що найкраще відповідає вашій організації.
Потім elDoc послідовно застосовує ці правила, створюючи чисту, логічну та прозору структуру у всій вашій бібліотеці документів.

І на цьому все не закінчується. Коли ви завантажуєте нові файли, ШІ миттєво розпізнає, що це за документи, і автоматично розміщує їх у відповідних папках, підтримуючи ідеальний порядок з часом.
Ви більше ніколи не будете хвилюватися через загублені чи невпорядковані файли.
Незалежно від того, чи керуєте ви декількома десятками документів чи мільйонами, elDoc гарантує, що ваш робочий простір залишатиметься організованим, синхронізованим і зручним у навігації – надаючи вашим командам швидкий доступ до потрібних матеріалів у потрібний момент.

Коли розміщення файлів виконує ШІ, ви можете бути впевнені, що кожен документ — від рахунків і контрактів до HR-форм і звітів — завжди опиниться у своєму правильному місці автоматично.

6️⃣ ШІ здійснить індексацію та тагування документів автоматично

Однією з найпотужніших і справді революційних можливостей elDoc AI Document Super Intelligence є здатність автоматично та без зусиль виконувати розпізнавання даних і їх індексацію на основі ШІ.

Завдяки AI Document Indexing and Tagging ви можете визначити, які саме поля або дані потрібно, щоб elDoc вилучав із будь-якого типу документа – чи то рахунок-фактура, контракт, квитанція за комунальні послуги, транскрипт чи звіт.
Після цього ШІ інтелектуально аналізує кожен файл, визначає відповідні поля та автоматично вилучає й заповнює дані у вашій панелі індексації (Indexing Panel).

Ця панель індексації стає вашим центром керування для:

• Сортування та фільтрування документів за певними критеріями
• Аналізу вилучених даних для отримання аналітики та виявлення тенденцій
• Автоматизації подальших процесів, таких як погодження, сповіщення або інтеграція з ERP- та CRM-системами

Те, що справді робить цю технологію унікальною, – жодних шаблонів чи ручного навчання не потрібно.
Вам не доведеться попередньо визначати зони, задавати прив’язки чи налаштовувати моделі вилучення – ШІ elDoc розуміє документи контекстно, розпізнаючи шаблони, значення та взаємозв’язки так само, як це зробила б людина.
Від назв постачальників і номерів рахунків до дат початку контрактів та ідентифікаторів клієнтів – elDoc автоматично все зчитує та структурує, надаючи точні, готові до пошуку, звітності й аналітики дані.

Це не просто автоматизація — це штучний інтелект, який розуміє ваші документи, роблячи ваші дані доступними, корисними та готовими до інтелектуальної обробки.

Іншими словами:

Ви визначаєте, що важливо – а elDoc вилучає, індексує та впорядковує це за вас.

7️⃣ ШІ зробить можливим пошук будь-якого фрагмента даних

Коли ваші документи вже впорядковано, перейменовано та розміщено у правильних папках, elDoc AI Document Super Intelligence піднімає вашу продуктивність на новий рівень — роблячи весь робочий простір розумно доступним для пошуку та готовим до аудиту.

Тепер ви можете виконувати пошук за допомогою запитів природною мовою — так само, як поставили б запитання колезі:

«Покажи всі контракти, підписані з ACME у 2023 році».»
«Знайди рахунки-фактури на суму понад 10 000 доларів за перший квартал 2024 року»

ШІ elDoc здійснює пошук не лише за назвами файлів – він розуміє контекст і зміст, аналізуючи текст документів, метадані та навіть розпізнані сутності, щоб знайти саме те, що вам потрібно.
Ви також можете отримувати резюме, аналітику чи інсайти безпосередньо у результатах пошуку, адже elDoc виходить далеко за межі простої класифікації – він виконує глибокий контент-аналіз, допомагаючи вам швидше приймати обґрунтовані рішення.

Тепер уся ваша документальна екосистема впорядкована, доступна для пошуку та повністю готова до аудиту.
Якщо вам потрібно поділитися файлами з аудиторами, партнерами чи клієнтами, – усе вже підготовлено та відповідає вашим внутрішнім політикам доступу й безпеки.

А для безпечної співпраці ви можете скористатися функцією elDoc Secure Sharing – вбудованим інструментом, який дозволяє надійно ділитися вибраними файлами із зовнішніми учасниками, зберігаючи повний контроль над доступом, правами та відстеженням документів.

Коротко кажучи, з elDoc ви можете шукати розумніше, проводити аудит швидше та співпрацювати безпечно – маючи повну впевненість, що ваші дані захищені, відповідають вимогам безпеки й завжди перебувають саме там, де потрібно.

8️⃣ Працюйте над тим, що справді важливо — усе інше зробить ШІ

Після того як elDoc AI Document Super Intelligence класифікував, перейменував, проіндексував і досконало впорядкував усі ваші файли, вам залишається лише одне – зосередитися на тому, що справді важливо.
Більше ніяких годин, витрачених на рутинні завдання сортування документів, перейменування файлів чи пошук загублених папок. Ваш ШІ-співробітник elDoc невпинно працює за лаштунками: розуміє вашу логіку, дотримується вашої структури та підтримує ідеальний порядок у робочому просторі.

Поки ШІ бере на себе рутинні завдання, ви можете зосередитися на розвитку бізнесу, стратегії, інноваціях та успіху клієнтів. Йдеться не лише про економію часу – це про повернення фокусу та перетворення керування документами на конкурентну перевагу. elDoc AI змінює хаос документів на порядок, складність на зрозумілість, а зусилля – на легкість.
І все це – безпечне, ефективне та розумне керування документами 24/7.

Ваш час – безцінний!
Тож дозвольте elDoc AI Document Employee виконувати рутинну роботу,
поки ви зосереджуєтеся на розвитку свого бізнесу.