Штучний інтелект у документообігу: класифікація та обробка документів за допомогою ШІ та технології OCR

Сьогодні бізнес стикається з нестримним потоком документів – контрактів, рахунків, звітів, страхових відшкодувань, замовлень на купівлю, кадрових справ тощо. Вони надходять у різних форматах, макетах і рівнях складності: від сканованих PDF-файлів і вкладень в електронній пошті до структурованих форм і листів у довільній формі.

Кожен з цих документів має бути класифікований, відсортований і захищений, перш ніж його можна буде ефективно використовувати.

Традиційний спосіб: Ручна праця та людські вузькі місця

Досі організації покладалися на секретарів, адміністраторів або навіть довідчених співробітників, які вручну переглядали та класифікували документи. Цей процес здається простим на перший погляд, але насправді він створює кілька проблем, що повторюються:

• 🗂️ Забагато типів документів
  Різноманітність вхідних документів робить майже неможливим їх миттєву класифікацію без уважного прочитання.
• ⌛ Витрати часу та коштів
  Ручна перевірка та позначення кожного документа вимагає значних витрат часу та зусиль, що уповільнює роботу та збільшує витрати.
• ⚠️ Схильність до людських помилок
  Неправильна класифікація або непослідовне сортування означає, що важливі документи можуть бути втрачені або залишитися непоміченими, створюючи ризики для дотримання вимог та прийняття рішень.
• 🔐Складність прав доступу
  Після сортування документам також потрібно надати правильні права доступу, щоб їх могли переглядати чи редагувати лише потрібні люди. Це також часто робиться вручну і може призвести до помилок.

Результат? Втрата продуктивності, збільшення витрат і зростання ризиків, оскільки організації намагаються встигнути за потоком документів.

elDoc: штучний інтелект, який може класифікувати ваші документи на основі ваших запитів

Саме тут elDoc змінює правила гри. Десятиліттями робота з документами залежала від людських зусиль – працівники ретельно читали файли, позначали їх за типами та зберігали в папках. Хоча такий підхід працював у невеликих обсягах, він більше не працює в сучасному світі інформаційного перевантаження, де організації обробляють тисячі документів щодня.

elDoc представляє нову парадигму в аналітиці документів, засновану на поєднанні проривних технологій, які працюють разом, щоб забезпечити миттєву, надійну та контекстно-залежну класифікацію

Основні технології, що лежать в основі elDoc

• 🔎Оптичне розпізнавання символів (OCR)
  Перетворює навіть відскановані PDF-файли, зображення або рукописні нотатки в структурований текст, що читається машиною. Це гарантує, що незалежно від формату, документ буде готовий до аналізу.
• 🧠 Великі мовні моделі (LLM)
  Виходять далеко за межі простого пошуку за ключовими словами. LLM можуть зрозуміти значення, структуру та мету документа, будь то контракт з постачальником, NDA або рахунок-фактура, що робить класифікацію більш точною та гнучкою.
• 🌐Retrieval-Augmented Generation (RAG)
  Забезпечує контекстний аналіз, поєднуючи класифікацію з відповідними бізнес-знаннями. Це гарантує, що результати будуть не тільки точними, але й узгодженими з унікальною таксономією та правилами вашої організації.

Як elDoc перетворює хаос ваших документів на порядок?

На відміну від традиційних систем, які покладаються на жорсткі шаблони або ручну роботу, elDoc поєднує OCR, LLM і RAG для створення повністю автоматизованого, інтелектуального процесу класифікації. Ось як це працює на практиці:

1. Завантажуйте будь-які документи у будь-якому форматі

Спочатку ви завантажуєте пакет документів – PDF-файли, файли Word, таблиці Excel, електронні листи, відскановані зображення або навіть рукописні нотатки.

• За допомогою розпізнавання тексту в elDoc перетворює зображення та скани на машинозчитуваний текст.
• Потім кожен документ індексується автоматично, гарантуючи, що ніщо не залишиться нерозпізнаним.

Це означає, що незалежно від того, наскільки безладними чи суперечливими є ваші джерела документів, elDoc може їх обробити.

2. Класифікація на основі штучного інтелекту, керована вашими підказками

Після завантаження документів elDoc виходить за межі простого розпізнавання тексту. Використовуючи розширені великі мовні моделі (LLM), платформа може здійснювати наступне:

• Визначати тип документа (наприклад, рахунок-фактура, контракт, претензія, замовлення на закупівлю, кадровий запис).
• Зчитувати ключові метадані, такі як дати, реєстраційні номери, залучені сторони або суми.
• Розуміти контекст, щоб навіть документи зі схожими формулюваннями, але різними цілями (наприклад, NDA проти договору з постачальником), були класифіковані правильно.

Але справжня сила полягає в оперативній організації. Замість того, щоб вручну створювати папки чи правила, ви просто повідомляєте elDoc, що вам потрібно.

• Приклад 1: “Організуй ці документи за роками та типами”.
• Приклад 2: “Відсортувати всі договори з постачальниками окремо від договорів з клієнтами”.
• Приклад 3: “Групувати інвойси за постачальником і місяцем”.

За лічені секунди штучний інтелект аналізує весь проіндексований контент, пропонує логічну структуру папок і акуратно групує ваші документи. Те, що раніше займало години або навіть дні, тепер відбувається миттєво і з точністю.

3. Миттєва класифікація

Ви завжди тримаєте все під контролем. Проаналізувавши ваші документи, elDoc надає чітке візуальне уявлення про запропоновану структуру папок. Ви отримуєте повне уявлення про те, як будуть згруповані ваші файли – за роками, типами, постачальниками чи будь-якою іншою класифікацією, яку ви вказали.

Лише один клік на підтвердження– і elDoc подбає про все інше:

• 📂 Автоматичне розміщення – всі ваші файли миттєво переміщуються до потрібних папок.
• 🗂️ Розумні підпапки – elDoc створює вкладені підпапки для кращої навігації та наочності (наприклад, 2024 → Контракти → NDA).
• ⚡ Миттєві результати – те, що раніше займало години ручного сортування, тепер відбувається за лічені секунди.
• 🛡️ Безпомилкова організація – не потрібно відкривати кожен файл і вирішувати, куди він належить – ШІ робить це послідовно і точно.

Результат? Структуроване сховище документів, де все знаходиться саме там, де ви очікуєте, готове до швидкого пошуку, безпечного доступу та безперешкодної співпраці.

Які ще можливості elDoc відкриває?

elDoc AI Document Excellence Platform – це більше, ніж просто класифікація, це повноцінне рішення для управління документами з штучним інтелектом та безпекою корпоративного рівня в основі.

Після того, як ваші документи класифіковані та впорядковані, elDoc дозволяє працювати з ними в безпечному, контрольованому середовищі, де продуктивність, співпраця та дотримання нормативних вимог йдуть пліч-о-пліч .

Розкриваємо додаткові функціональні можливості elDoc:

• 🔐Встановлення права доступу – визначте, хто може переглядати, редагувати або ділитися певними файлами, забезпечуючи захист конфіденційної інформації.
• 📝Співпраця в режимі реального часу – редагуйте документи онлайн з колегами, відстежуйте зміни та підтримуйте контроль версій без зайвих зусиль.
• 📤Безпечний спільний доступ – діліться файлами всередині компанії або за її межами з контрольованими дозволами, термінами валідності або аудиторськими журналами.
• 🧠Аналіз, керований штучним інтелектом – Автоматично позначайте юридичні положення, прогалини в дотриманні вимог або фактори ризику, які зазвичай вимагають ручної перевірки.
• ✅ Запуск бізнес процесів – одним кліком:
  
  • Погодити та Затвердити документ.
  • Втсановити завдання на процес.
  • Запустити процес електронного підпису для швидкого завершення угод.
• 📊 Моніторинг та аудит – відстежуйте, хто отримав доступ, змінив або підписав кожен документ, створюючи повний аудиторський лог для забезпечення відповідності та підзвітності.

Чи можна запускати elDoc у хмарі та локально?

Так – у вас є гнучкість у виборі.

elDoc розроблений таким чином, щоб легко вписатися у вашу ІТ-стратегію, незалежно від того, чи віддаєте ви перевагу гнучкості хмари або контролю розгортання на місці:

• ☁️ Хмарне розгортання
  Запускайте elDoc у безпечному, масштабованому хмарному середовищі. Цей варіант мінімізує витрати на інфраструктуру, забезпечує швидке налаштування та надає вашим командам доступ з будь-якого місця.
• 🖥️ Локальне розгортання
  Для організацій із суворими вимогами до відповідності, резидентності даних або безпеки, elDoc можна встановити та керувати ним безпосередньо у власній інфраструктурі. Таким чином, конфіденційні документи ніколи не покинуть ваше середовище.
• 🔄Гібридна гнучкість
  Деякі компанії обирають гібридну модель, зберігаючи конфіденційні дані на місці та використовуючи хмару для масштабування та співпраці. elDoc повністю підтримує цей підхід.

Незалежно від того, який шлях ви оберете, ви отримаєте однакові потужні можливості класифікації та організації на основі штучного інтелекту, адаптовані до ваших операційних і регуляторних потреб.

Класифікація документів зі штучним інтелектом з elDoc – отримайте пробну версію вже сьогодні:

Відкрийте для себе більш розумні способи роботи з elDoc AI Document Excellence Platform. elDoc – це вже не просто зберігання чи пошук, elDoc перетворює щоденний потік файлів на структуровані, безпечні та дієві знання. Від класифікації та оперативної організації на основі штучного інтелекту до співпраці в режимі реального часу, електронного підпису, моніторингу та аудиту – все це відбувається безперешкодно в єдиному контрольованому середовищі.