Альтернатива SharePoint: порівняльний аналіз функцій для інтелектуального управління документами

Чому все більше організацій переходять від застарілого SharePoint до elDoc, керованого штучним інтелектом

У міру того, як штучний інтелект змінює підходи бізнесу до управління документами та даними, дедалі більше організацій, які протягом років покладалися на SharePoint — незалежно від версії, чи то SharePoint 2016, SharePoint 2019, SharePoint Server Subscription Edition, чи навіть SharePoint Online (Microsoft 365) — починають переоцінювати свої варіанти та шукати сучасніші рішення.

Хоча ці платформи протягом десятиліть слугували надійними системами для спільної роботи та управління документами, сьогодні їм все складніше встигати за темпами впровадження штучного інтелекту.

«Ми користувалися SharePoint багато років — але тепер нам потрібне рішення з вбудованим штучним інтелектом і більшою гнучкістю».
— Саме такий відгук ми чуємо від клієнтів щотижня.

🏢 Застарілий SharePoint: міцна основа, але обмежений інтелект

SharePoint 2016 і SharePoint 2019 були створені для епохи локальних розгортань, коли обмін документами означав роботу через внутрішні мережі, VPN-доступ та ручне керування версіями.
Ці системи досі працюють, проте позбавлені сучасної хмарної інтеграції, гнучкого зовнішнього доступу та інтелектуальної автоматизації.

Навіть SharePoint Server Subscription Edition — найновіша локальна версія від Microsoft — зосереджується переважно на гібридному підключенні до Microsoft 365, а не на впровадженні вбудованого штучного інтелекту чи автоматизації. Компанії, що використовують ці версії, часто стикаються з обмеженнями у вигляді статичних структур доступу, ручного тегування метаданих та відсутності вбудованих інструментів для інтелектуального розуміння документів чи витягування даних.

☁️ SharePoint Online (Microsoft 365): зручність хмари, але все ще без вбудованого штучного інтелекту

Хмарна версія — SharePoint Online, що входить до складу Microsoft 365, забезпечує зручність, масштабованість і інтеграцію з Teams та OneDrive. Однак навіть у своїй найновішій формі вона не має вбудованих можливостей штучного інтелекту для розуміння документів чи автоматизації процесів, на які сьогодні очікують сучасні підприємства. Щоб отримати будь-які інтелектуальні функції обробки документів, користувачам доводиться додавати додаткові сервіси, такі як Microsoft Syntex, Purview або Copilot — кожен із яких вимагає окремого налаштування, ліцензування та підтримки. Коротко кажучи, SharePoint Online переносить співпрацю в хмару, але так і не забезпечує справжнього інтелектуального управління документами на базі ШІ «з коробки».

Знайомтеся з elDoc — наступним поколінням інтелектуальної обробки документів

elDoc був створений з нуля для нової епохи бізнес-операцій, керованих штучним інтелектом, — де управління документами, автоматизація та аналітика поєднуються в єдину систему. Це не просто сховище файлів, а живий інтелектуальний екосвіт, здатний читати, розуміти та діяти на основі змісту ваших документів. Завдяки вбудованим великим мовним моделям (LLM) та просунутим AI-компонентам, elDoc перетворює статичні дані на дієві аналітичні інсайти.

Рішення – elDoc AI Excellence

У центрі цієї трансформації знаходиться elDoc AI Excellence Suite — єдина екосистема інтелектуальних агентів, створена для того, щоб охопити всі етапи життєвого циклу документа.
Кожен агент працює незалежно, але узгоджено з іншими, забезпечуючи безперервний інтелект у ваших процесах обробки документів.

🔍 AI OCR Agent — перетворює зображення на текст

На базі просунутої технології Computer Vision, цей агент автоматично перетворює відскановані, рукописні або графічні документи на чистий, придатний для пошуку та структурований текст.
Без шаблонів і ручного налаштування — elDoc розпізнає та інтерпретує будь-який формат документа, роблячи ваші архіви миттєво доступними та готовими до аналітики.

🧠 AI Document Analysis Agent — аналітичний інтелект у реальному часі

Цей агент аналізує мільйони документів у масштабі реального часу — виявляючи ризики, аномалії, невідповідності та прогалини у дотриманні вимог. Від підготовки до аудиту до перевірки контрактів — він надає практичні інсайти, які допомагають командам приймати рішення швидше та впевненіше.

🗂️ AI Classification Agent — інтелектуальна класифікація та організація документів

Агент класифікації автоматично сортує, маркує та навіть перейменовує документи відповідно до логіки, ієрархії та робочих процесів вашої компанії.
Чи це рахунки, впорядковані за постачальниками, контракти, згруповані за клієнтами, або звіти, перейменовані за роком і підрозділом — усе структурується точно так, як працює ваш бізнес.

Разом ці агенти працюють узгоджено, перетворюючи неструктуровані файли на структуровану, осмислену та практично корисну інформацію. Вони постійно навчаються на ваших даних, удосконалюють результати з часом і забезпечують безперервну роботу штучного інтелекту, який природно інтегрується у ваші щоденні бізнес-процеси.

Те, що справді відрізняє elDoc, — це те, що він не просто AI-можливості чи сховище документів, а повноцінний корпоративний комплекс, створений для керування всіма етапами життєвого циклу документів і робочих процесів вашої організації.

У своїй основі elDoc поєднує штучний інтелект, можливості для спільної роботи та корпоративний рівень безпеки в єдиній цілісній платформі — усуваючи потребу у використанні кількох розрізнених інструментів або складних інтеграцій. elDoc AI Excellence Suite об’єднує кілька інтегрованих модулів, кожен із яких відповідає за ключовий напрямок інтелектуальної бізнес-діяльності:

✍️ eSignature Suite (Alternative to DocuSign)

Підписуйте, погоджуйте та засвідчуйте документи безпосередньо в elDoc за міжнародними стандартами — із повним відстеженням дій та дотриманням вимог безпеки. Жодних сторонніх застосунків і додаткових витрат — лише безпечні, юридично значущі електронні підписи, інтегровані безпосередньо у ваші робочі процеси з документами.

⚙️ Автоматизація бізнес-процесів без коду (No-Code Workflow Automation)

Створюйте та автоматизуйте бізнес-процеси за принципом drag-and-drop — легко й без програмування.
Від погодження документів до багаторівневих перевірок, elDoc дозволяє користувачам автоматизувати робочі процеси без написання жодного рядка коду, прискорюючи трансформацію процесів у всіх підрозділах.

🗂️ Модуль керування файлами та спільної роботи

Співпрацюйте, редагуйте разом і відстежуйте версії документів у реальному часі — все в єдиному робочому просторі. Документи залишаються повністю відстежуваними та придатними для аудиту, а миттєві сповіщення, можливість відкату змін і контроль доступу за ролями гарантують, що кожна дія є прозорою та безпечною.

🤖 Інтелектуальна обробка документів (IDP)

Завдяки вбудованим агентам AI OCR, класифікації та аналітики, elDoc автоматично витягує, інтерпретує та розуміє зміст кожного файлу. Від рахунків і контрактів до звітів і листування — ваші документи миттєво перетворюються на структуровані, придатні для пошуку дані, готові до глибшого аналізу та отримання інсайтів.

Порівняння функцій — SharePoint vs elDoc

Протягом останнього року, на тлі стрімкого впровадження технологій штучного інтелекту, ми спостерігаємо чітку тенденцію: організації, які роками використовували SharePoint — як локальні версії (2016, 2019 або Subscription Edition), так і SharePoint Online (Microsoft 365) — активно шукають альтернативи, здатні забезпечити розумнішу автоматизацію, посилену безпеку та вбудований інтелект.

Many of our clients have approached us with the same question:

«Як саме elDoc порівнюється з Microsoft SharePoint? У чому полягає різниця — особливо в частині ШІ?»

Щоб відповісти на це запитання, ми провели порівняльний аналіз функцій, оцінивши, як кожна версія SharePoint показує себе у порівнянні з elDoc за ключовими критеріями — такими як безпека, контроль спільного доступу, автоматизація процесів, співпраця та штучний інтелект. Результатом став чіткий порівняльний огляд, який наочно демонструє відмінності між платформами.

📘 SharePoint 2016 vs elDoc

Функції	SharePoint 2016	elDoc
Тип розгортання	Лише локальне (on-premise)	Хмарне (cloud-native) або локальне (on-premise)
Зовнішній обмін (без потреби у створенні облікового запису)	❌ Не підтримується	✅ Безпечні посилання та доступ через електронну пошту
Обмін із захистом паролем / одноразовим кодом (OTP)	❌ Відсутній	✅ Вбудована функція
Посилання з терміном дії / обмеженим у часі доступом	❌ Відсутні	✅ Налаштовуються користувачем
Динамічне водяне маркування	⚙️ Через IRM або сторонні рішення	✅ Вбудована функція
Режим без завантаження / лише для перегляду	⚙️ Обмежений функціонал	✅ Вбудований безпечний режим перегляду (secure image-view mode)
Контроль повторного поширення (Re-Share Control)	⚙️ Лише через налаштування дозволів	✅ Пряме перемикання (direct toggle)
Журнал аудиту (Audit Trail)	⚙️ Базовий	✅ Деталізовані журнали дій
AI OCR та зчитування контенту	❌ Відсутнє	✅ Вбудована функція
AI-індексація та пошук	❌ На основі ключових слів	✅ Семантична та контекстна індексація
AI-класифікація та перейменування файлів	❌ Вручну	✅ Автоматизовано
AI-аналіз документів (ризики / сутності)	❌ Відсутній	✅ Вбудована AI-аналітика
Керування версіями (Version Control)	✅ Доступне	✅ Розширене з можливістю відкату змін
Технічне обслуговування (Maintenance)	❌ Потребує власних серверів	✅ Повністю кероване рішення
Мобільний / веб-інтерфейс	⚙️ Обмежений функціонал	✅ Повністю адаптивний (responsive)
Автоматизація робочих процесів (Workflow Automation)	⚙️ Потребує індивідуальної розробки	✅ Вбудована no-code автоматизація
Електронний підпис (eSignature)	❌ Потрібен додатковий модуль (add-on)	✅ Вбудований модуль
Система безпеки (Security Framework)	⚙️ На основі Active Directory / ролей	✅ Багаторівневе керування доступом

SharePoint Online (Microsoft 365) залишається однією з найпоширеніших хмарних платформ для спільної роботи у світі. Вона забезпечує надійну, перевірену на рівні підприємств основу для обміну файлами, зберігання документів і командної співпраці в межах екосистеми Microsoft.

Її глибока інтеграція з Teams, OneDrive та додатками Office робить платформу зручною та звичною для організацій, які вже використовують Microsoft 365. Бізнес отримує переваги у вигляді зручного доступу, керування дозволами на основі ролей та хмарного сховища, що відповідає вимогам комплаєнсу й адмініструється Microsoft.

Однак у міру того, як революція штучного інтелекту набирає обертів, багато організацій усвідомлюють, що SharePoint Online, попри свою надійність, ніколи не створювався для інтелектуальної обробки документів чи аналізу на базі LLM.

Хоча Microsoft і представила додаткові сервіси, такі як Syntex, Purview та Copilot, це — окремі компоненти, які вимагають додаткового ліцензування, налаштування та інтеграції.
У результаті організації, які прагнуть реалізувати справжнє інтелектуальне розуміння документів, семантичний пошук, автоматичне витягування даних чи аналіз ризиків, часто стикаються з складною архітектурою, фрагментованими інструментами та зростанням витрат.

Саме тут elDoc виходить на перший план.

Створений із нуля для впровадження штучного інтелекту та безпечної автоматизації, elDoc має вбудовані можливості LLM і AI-агенти, інтегровані безпосередньо в його архітектуру. Це означає, що від моменту завантаження документа elDoc може:

• Read and interpret content using built-in AI models, OCR and Computer Vision,
• Зчитувати та інтерпретувати вміст за допомогою вбудованих AI-моделей, OCR і технології Computer Vision,
• Інтелектуально класифікувати та перейменовувати документи відповідно до бізнес-контексту,
• Аналізувати та виявляти ризики, аномалії й невідповідності у великих наборах документів,
• Надавати командам можливість безпечно співпрацювати, отримуючи аналітичні інсайти від AI у режимі реального часу.
  

На відміну від SharePoint Online, elDoc не покладається на сторонні додатки, щоб забезпечити інтелектуальну роботу з документами — усі можливості вбудовані безпосередньо в платформу.
Тож, якщо SharePoint Online і надалі залишається потужною хмарною платформою для співпраці, то elDoc перетворює керування документами на інтелектуальну взаємодію з ними — поєднуючи автоматизацію, аналітичні можливості штучного інтелекту та корпоративний рівень безпеки в єдиному середовищі.

☁️ SharePoint Online (Microsoft 365) vs elDoc

Функції	SharePoint Online (M365)	elDoc
Тип розгортання	Хмарне (Microsoft 365)	Хмарне або локальне (on-premise)
Зовнішній обмін (без облікового запису Microsoft)	⚙️ Обмежений гостьовий доступ	✅ Безпечний обмін без потреби у створенні облікових записів
Посилання із захистом паролем / одноразовим кодом (OTP)	⚙️ Можливо лише через OneDrive	✅ Вбудована функція для будь-якого документа
Посилання з терміном дії	✅ Підтримується	✅ Підтримується
Динамічне водяне маркування	⚙️ Потрібен додатковий модуль Purview	✅ Вбудована функція
Обмеження на завантаження файлів	⚙️ Обмежені можливості	✅ Точне керування на рівні окремих користувачів
Контроль повторного поширення (Re-Share Control)	⚙️ На основі політик безпеки	✅ Керування на рівні користувача та окремого файлу
Аудит та журнали дій (Audit & Logs)	⚙️ Потрібна підписка на Purview	✅ Вбудований журнал аудиту
AI OCR / Зчитування даних	⚙️ Потрібна ліцензія Syntex	✅ Вбудована функція
AI Classification & Analysis	⚙️ Syntex / Copilot add-ons	✅ Included in base platform
Автоматизація робочих процесів (Workflow Automation)	⚙️ Через Power Automate	✅ Вбудований no-code конструктор
Електронний підпис (eSignature)	⚙️ Зовнішні сервіси (Adobe / DocuSign)	✅ Вбудований модуль eSignature Suite
Система безпеки (Security Framework)	✅ Політики безпеки та відповідності Microsoft	✅ Багаторівневий контроль на основі ролей і посилань
Технічне обслуговування / Масштабованість	✅ Повністю кероване рішення	✅ Повністю кероване рішення
Ефективність витрат (Cost Efficiency)	⚙️ Потрібні додаткові модулі (Syntex, Purview, Copilot)	✅ Усе включено в єдину підписку

Майбутнє управління документами — це інтелектуальність

SharePoint 2016 (та інші попередні локальні версії), і SharePoint Online (Microsoft 365) відіграли важливу роль у розвитку корпоративної співпраці, зберіганні та обміні інформацією протягом останнього десятиліття.

Вони й надалі залишаються стабільними та надійними платформами для зберігання документів і внутрішньої командної роботи — особливо для компаній, які вже глибоко інтегровані в екосистему Microsoft.

Однак, коли організації переходять у еру штучного інтелекту, автоматизації та інтелектуального використання даних, ці традиційні рішення починають демонструвати свої обмеження.

Саме тому багато прогресивних організацій обирають модернізувати свої операції за допомогою elDoc — спеціально розробленої, AI-керованої інтелектуальної платформи для роботи з документами, яка поєднує автоматизацію, співпрацю та безпеку в єдиній, готовій до використання на рівні підприємства екосистемі.

З elDoc компанії отримують:

• Вбудовані можливості штучного інтелекту — OCR, класифікація, вилучення даних та аналіз ризиків, що працюють на базі великих мовних моделей (LLM).
  
• Інструменти для безперебійної співпраці — спільне редагування, електронний підпис, погодження та контроль версій в єдиному інтегрованому інтерфейсі.
  
• Безпеку корпоративного рівня — доступ на основі ролей, захист паролем або OTP, багатофакторна автентифікація (MFA), водяні знаки, посилання з терміном дії, шифрування та повний аудит дій користувачів.
• Гнучке розгортання — локально (on-premise), у приватній хмарі або в гібридному форматі — відповідно до ваших вимог щодо відповідності та розміщення даних.

elDoc надає командам можливість працювати розумніше, швидше та безпечніше — розкриваючи приховані в документах інсайти й автоматизуючи процеси, які раніше займали години ручної роботи. Це не просто поступове вдосконалення — це повна трансформація того, як організації керують знаннями та забезпечують відповідність вимогам у добу штучного інтелекту.

⚖️ Відмова від відповідальності (Disclaimer):

SharePoint, Microsoft 365, OneDrive та будь-які інші назви продуктів або торгові марки Microsoft, згадані в цій статті, є власністю Microsoft Corporation.

Ця публікація надається виключно в інформаційних та порівняльних цілях, щоб допомогти організаціям зрозуміти ключові відмінності між elDoc та продуктами Microsoft SharePoint, включно з локальними (on-premise) і хмарними версіями. Наведена інформація базується на публічно доступній документації та функціональних можливостях продуктів на момент написання. Ця публікація не схвалена, не спонсорується та не затверджена компанією Microsoft Corporation, а також не означає жодного офіційного партнерства чи афіляції між elDoc і Microsoft.

Незважаючи на всі зусилля, спрямовані на забезпечення точності та об’єктивності цього порівняння, функціональні можливості та характеристики продуктів можуть змінюватися з часом. Рекомендується перевіряти актуальну інформацію через офіційні джерела Microsoft та elDoc перед ухваленням рішень щодо придбання або міграції.