Обмін файлами із зовнішніми сторонами – невіддільна частина сучасної співпраці. Але з ним завжди пов’язані ризики – передусім втрата контролю над конфіденційною інформацією. Навіть з найкращими намірами отримувачі можуть випадково переслати, неправильно використати або розголосити чутливі документи, що призводить до витоку даних або порушення вимог безпеки.
Щоб ефективно протидіяти цим загрозам, потрібне рішення, яке не просто передає файли, а забезпечує безпеку, підзвітність і контроль на кожному етапі спільного використання документа.
Як захистити обмін файлами – ефективно й безпечно
Для цього elDoc – Document Excellence Platform – пропонує потужний інструмент безпечного керування файлами. Побудована на принципах безпеки із самого початку, ця функція дає користувачам шість рівнів контролю, щоб гарантувати захист документів від несанкціонованого доступу та зловживань.
Безпечний обмін файлами в elDoc передбачає гнучкі, детально налаштовані рівні захисту, які можна застосовувати як до окремих файлів, так і до цілих папок. Ось докладний огляд кожного рівня:
1. Одноразова автентифікація (OTP)
Під час надсилання файлів електронною поштою elDoc дозволяє активувати одноразовий пароль (OTP), який надсилається на email або мобільний телефон отримувача. Щоб отримати доступ до документа, потрібно ввести цей унікальний, дійсний протягом обмеженого часу код. Навіть якщо хтось переслав посилання сторонній особі, доступ можливий лише після додаткової перевірки особи. Це суттєво знижує ризики та забезпечує контрольовану взаємодію.
2. Захист паролем
Крім OTP, elDoc дозволяє встановлювати індивідуальні паролі на документи. Це додає ще один рівень автентифікації: навіть якщо посилання потрапить у чужі руки, без пароля доступ буде заблоковано. Особливо ефективно при роботі з клієнтами, партнерами чи внутрішніми командами – пароль можна безпечно передати окремим каналом. Таким чином, кожен обмін стає ще більш контрольованим.
3. Контроль терміну дії
elDoc дозволяє встановлювати конкретну дату завершення доступу для кожного надісланого документа. Після закінчення цього строку доступ до файлу автоматично блокується. Такий вбудований механізм гарантує, що документи не залишатимуться доступними нескінченно, значно знижуючи ризик несанкціонованого доступу з часом. Цей функціонал особливо цінний під час керування тимчасовими проєктами, короткостроковою співпрацею або під час передачі чутливої інформації, такої як тендерні пропозиції, фінансові звіти чи юридичні документи. Визначаючи чіткі часові межі доступу, користувачі підтримують максимальний контроль над даними та гарантують, що конфіденційна інформація доступна лише тоді, коли це дійсно потрібно.
4. Захищений режим перегляду
Одна з ключових функцій elDoc – безпечний режим перегляду – перетворює документ у формат, що не підлягає редагуванню (наприклад, PDF або зображення). Це унеможливлює копіювання, виділення тексту чи пошук по контенту. Такий режим значно підвищує рівень захисту інформації, не дозволяючи її легко дублювати або повторно використовувати. Перетворюючи документи у статичний формат лише для перегляду, elDoc ефективно запобігає несанкціонованому повторному використанню або поширенню конфіденційної інформації. Це ідеальне рішення для обміну вмістом, який має залишатися захищеним і незмінним.
5. Водяні знаки
Щоб запобігти несанкціонованим скріншотам, повторному поширенню чи витоку документів, elDoc автоматично застосовує динамічні водяні знаки на всі надіслані файли. Ці знаки чітко відображають персоналізовану інформацію, зокрема повне ім’я або email отримувача, а також точний час доступу до документа. Кожен переглядач бачить персоналізований слід, який неможливо видалити. Це ефективний психологічний і юридичний запобіжник: будь-яка спроба «винести» документ залишає цифровий відбиток. На відміну від базових рішень, система elDoc генерує водяні знаки в режимі реального часу, враховуючи дані про доступ, і таким чином фіксує кожен перегляд. Така прозорість не лише мотивує користувачів до відповідального поводження з документами, а й сприяє відповідності нормам захисту даних. elDoc – ідеальне рішення для безпечного обміну важливою або конфіденційною інформацією.
6. Гнучке керування правами доступу
elDoc надає детальний контроль над тим, що можуть робити отримувачі з файлами. Ви можете дозволити або заборонити: завантаження, редагування, повторне пересилання, додавання файлів. Кожен дозвіл налаштовується індивідуально. Обмеження на повторне поширення також зберігаються: навіть якщо файл переслано далі, обмеження діють. Крім того, elDoc може автоматично перетворити документ у захищений PDF при дозволеному завантаженні – щоб уникнути несанкціонованих змін. Такий багаторівневий, гнучкий підхід до дозволів дозволяє користувачам повністю контролювати, як саме працюють з їхніми файлами, гарантуючи безпеку та відповідність вимогам на кожному етапі обміну.
elDoc: контрольований обмін файлами – з безпекою в основі
З elDoc вам більше не доведеться обирати між зручністю співпраці та контролем безпеки. Незалежно від того, чи передаєте ви один конфіденційний звіт, чи цілу папку важливої інформації – кожен файл обгорнутий у багаторівневу систему захисту.
Завдяки таким функціям, як OTP-автентифікація, водяні знаки, контроль термінів, захищений режим перегляду, паролі та гнучке керування правами – elDoc гарантує безпеку файлів навіть після того, як ви їх надіслали.
Зробіть наступний крок до відповідального та захищеного обміну файлами. Зв’яжіться з нами або спробуйте безкоштовну демо-версію elDoc – і переконайтесь, якою простою може бути сучасна та безпечна робота з документами. elDoc – платформа, побудована на довірі, відповідності й спокої.