У сучасному цифровому світі, де все пов’язано між собою, щодня передаються мільйони файлів – між компаніями, відділами й навіть країнами. Такий постійний обмін даними сприяє продуктивності та співпраці, але водночас несе серйозні ризики. Неконтрольований обмін файлами може призвести до витоку інформації, порушення вимог безпеки та випадкового розголошення конфіденційних даних. І для організацій, і для окремих користувачів наслідки слабкого захисту файлів можуть бути критичними – від втрати репутації до фінансових та юридичних проблем.
Саме тут у гру вступає elDoc – сучасна платформа для безпечного керування файлами та захищеного обміну. Створена для зручної взаємодії як внутрішніх команд, так і зовнішніх партнерів, elDoc вирішує проблему безконтрольного поширення файлів, забезпечуючи надійність, контроль і відповідність нормам. Нижче ми детально розглянемо ключові функції безпеки платформи – і як саме elDoc допомагає уникнути ризиків, пов’язаних із передачею файлів у сучасному бізнес-середовищі.
1. Одноразовий пароль (OTP)
Перевірка особи при кожному доступі
У традиційній системі обміну файлами через email передане посилання легко може потрапити не в ті руки. elDoc підвищує рівень безпеки за допомогою автентифікації через OTP – користувачеві потрібно ввести унікальний код з обмеженим терміном дії, який надсилається на email або телефон. Навіть якщо посилання перехоплене, файл залишиться недоступним без відповідного OTP. Такий підхід додає динамічний рівень захисту та суттєво підвищує довіру до цифрової доставки документів.
2. Захист паролем
Додатковий рівень контролю доступу
Для ще більшого захисту elDoc дозволяє захистити файл індивідуальним паролем. Отримувач має ввести його перед відкриттям документа – бажано, щоб пароль був надісланий окремим захищеним каналом. У поєднанні з OTP це створює надійну дворівневу систему захисту, що унеможливлює несанкціонований доступ навіть у разі компрометації одного з елементів. Такий підхід однаково ефективний при роботі з клієнтами, партнерами чи колегами.
3. Контроль терміну дії
Обмежте час доступу — мінімізуйте ризики
elDoc дозволяє точно вказати, як довго файл буде доступним для перегляду. Після закінчення встановленого терміну доступ автоматично анулюється. Це особливо корисно при тимчасовій співпраці, одноразових переглядах або короткострокових проєктах, де тривалий доступ може становити загрозу. Такий контроль допомагає уникнути ситуацій, коли застарілі посилання виявляються й використовуються сторонніми особами.
4. Режим безпечного перегляду
Перегляд без можливості копіювання
У режимі безпечного перегляду elDoc перетворює документи у формат лише для читання – наприклад, у захищені PDF-файли або зображення, які не можна редагувати, копіювати чи шукати в них текст. Це суттєво знижує ризик несанкціонованого дублювання або розповсюдження. Ідеально підходить для юридичних документів, конфіденційних цінових пропозицій чи інтелектуальної власності – коли ви хочете показати, але не передати документ.
5. Динамічне водяне маркування
Відстежуйте кожного користувача – запобігайте будь-якому витоку
Щоб запобігти скриншотам або навмисним витокам, elDoc автоматично накладає динамічні водяні знаки на всі файли, надані зовнішнім користувачам. Ці мітки можуть містити ім’я, email і час доступу – прямо на документі. Завдяки цьому кожен перегляд можна відстежити, а будь-який витік – персоналізувати. Користувачі знають, що їхні дії видно й фіксуються, що значно зменшує бажання поширювати конфіденційну інформацію. На відміну від статичних, водяні знаки в elDoc змінюються в реальному часі для кожного перегляду.
6. Гнучке керування правами доступу
Визначайте, що саме можуть робити інші
elDoc дає змогу чітко налаштовувати права доступу для кожного користувача: дозволити чи заборонити завантаження, редагування, вивантаження або повторне пересилання. Ці обмеження діють навіть у разі переадресації файлу. Крім того, якщо завантаження дозволене, файл автоматично конвертується у захищений PDF, який не можна змінити. Такий детальний контроль гарантує, що документ буде використано лише так, як ви запланували – без втрати цілісності чи порушення нормативних вимог.
Безпечний обмін файлами – основа довіри
У світі, де інформація постійно в русі, безпечний обмін файлами вже не розкіш, а необхідність. Ризики випадкового розголошення, несанкціонованого доступу чи зловживання даними стосуються всіх – від корпорацій із конфіденційною інформацією до приватних осіб, які надсилають персональні документи (контракти, посвідчення особи, фінансову інформацію тощо).
elDoc пропонує комплексне рішення. Завдяки функціям OTP-аутентифікації, захисту паролем, обмеження терміну дії, безпечного перегляду, динамічного водяного маркування й керування дозволами, платформа забезпечує надійний і зручний спосіб обміну файлами – як для міжнародних команд, так і для особистих потреб.
Надаючи пріоритет безпеці, контролю та прозорості, elDoc дозволяє організаціям захистити конфіденційну бізнес-інформацію, а приватним особам – спокійно ділитися своїми особистими файлами. У кожному разі, elDoc зміцнює довіру, забезпечує дотримання нормативних вимог і робить обмін файлами безпечнішим – без зайвих ускладнень.