Як бухгалтеру автоматизувати обробку рахунків за допомогою ШІ: практичний гід

Обробка рахунків-фактур — одна з найбільш рутинних і трудомістких задач у роботі бухгалтера. Щодня потрібно зчитувати дані, перевіряти суми, ПДВ, постачальників, звіряти інформацію з договорами та банківськими виписками, а потім вносити все це в облікові системи. За великої кількості документів така робота забирає години часу, виснажує команду та підвищує ризик помилок.

Сьогодні цю задачу можна вирішити принципово інакше. Мова йде не просто про класичний ШІ або OCR, а про GenAI з великими мовними моделями (LLM), які виводять обробку рахунків на абсолютно новий рівень. Такі системи не потребують шаблонів, правил або розробки. Достатньо просто завантажити документи — і всі дані автоматично зчитуються, структуруються та стають готовими до використання.

GenAI не просто «читає» рахунок, а розуміє його зміст і фінансову логіку, незалежно від формату, мови чи постачальника. Саме тому те, що раніше було складним, дорогим або взагалі неможливим, сьогодні доступне миттєво.

У цій статті ми покажемо, наскільки легко бухгалтер може автоматизувати обробку рахунків за допомогою GenAI та LLM, без технічних складнощів і тривалих впроваджень — лише завантажив документи й отримав результат.

Чому ручна обробка рахунків більше не працює

Навіть у невеликій компанії ручна або напівавтоматична обробка рахунків швидко перетворюється на вузьке місце фінансових процесів. Бухгалтер щодня змушений витрачати значну частину робочого часу на механічні дії, які напряму впливають на швидкість оплат, точність обліку та фінансову дисципліну компанії.

На практиці бухгалтер стикається з низкою постійних проблем:

• кожен постачальник має власний формат рахунку, що унеможливлює стандартизацію;
• поля, таблиці та підсумки постійно змінюють розташування, навіть у межах одного контрагента;
• документи надходять у різних виглядах — PDF, скани, фото з телефону, низької якості;
• один файл може містити кілька рахунків, які потрібно вручну розділяти;
• рахунки приходять різними мовами та валютами, з різними податковими моделями.

У результаті обробка кожного рахунку вимагає індивідуальної уваги. Це призводить до затримок у проведенні оплат, пропущених дедлайнів і напружених відносин із постачальниками. Будь-яка помилка у сумі, ПДВ або валюті може спричинити невірні нарахування, повторні платежі або проблеми під час аудиту.

Крім того, ручна обробка є надзвичайно трудомісткою. Зі зростанням обсягу документів бухгалтерія не масштабується — для обробки більшої кількості рахунків потрібні додаткові люди, а не кращі процеси. Це збільшує витрати, навантаження на команду та ризик вигорання.

Традиційні OCR-системи або шаблонні рішення лише частково вирішують проблему. Вони працюють тільки за ідеальних умов і ламаються при найменшій зміні формату. Кожне оновлення макету, новий постачальник або нестандартний рахунок означають переналаштування, технічну підтримку або ручне виправлення результатів.

У підсумку бухгалтерія витрачає більшість часу не на контроль, аналіз і фінансові рішення, а на механічне введення даних. Саме тому традиційні підходи до обробки рахунків більше не відповідають реаліям сучасного бізнесу — і потребують принципово нового, інтелектуального підходу.

Як GenAI кардинально змінює підхід бухгалтера до обробки рахунків

GenAI — це не еволюція класичного OCR, а повна зміна парадигми. Якщо традиційні системи просто зчитують символи, то GenAI з великими мовними моделями (LLM) фактично “читає” і розуміє рахунок, так само, як це робить бухгалтер.

Замість жорстких шаблонів і координат GenAI аналізує рахунок комплексно, враховуючи:

• структуру документа — незалежно від макету;
• контекст даних — що є реквізитами, що сумами, а що податками;
• фінансову логіку — зв’язки між позиціями, підсумками, ПДВ і валютами.

Завдяки цьому GenAI здатен автоматично та точно визначати:

• номер і дату рахунку;
• постачальника та покупця, навіть якщо вони не підписані явно;
• загальну суму, ПДВ, валюту та проміжні підсумки;
• таблиці з позиціями — незалежно від того, як вони оформлені.

Ключова відмінність для бухгалтера — повна відсутність шаблонів і налаштувань. Не потрібно створювати правила, навчати систему або підлаштовуватися під нових постачальників. GenAI сам адаптується до кожного нового рахунку, навіть якщо він виглядає інакше, ніж усі попередні.

Для бухгалтера це означає радикальне спрощення процесу: не «як правильно налаштувати систему», а просто завантажити документи й отримати готові, структуровані дані. Саме тому GenAI переводить обробку рахунків із технічної проблеми в керований, швидкий і надійний фінансовий процес.

Практичний процес: як це працює для бухгалтера

Автоматизована обробка рахунків за допомогою GenAI та LLM побудована так, щоб бухгалтеру не потрібно було змінювати звичний спосіб роботи або розбиратися в технологіях. Увесь процес інтуїтивний, швидкий і зрозумілий.

1. Завантаження документів в elDoc — без обмежень і підготовки

Бухгалтер може працювати з рахунками так, як зручно саме йому — у ручному режимі або повністю автоматизовано, без зміни звичних процесів.

Підтримуються сценарії:

• Ручне завантаження
  Рахунки можна завантажувати вручну у кілька кліків — просто перетягнути файли в систему.
• Автоматизоване завантаження
  
  • рахунки надсилаються на спеціальну електронну пошту, звідки автоматично потрапляють до elDoc;
  • або система забирає документи з визначеної директорії за розкладом (наприклад, з мережевої папки або файлового сховища).

У будь-якому випадку не потрібна жодна підготовка документів. elDoc приймає рахунки в будь-якому вигляді:

• цифрові PDF-файли;
• скановані рахунки;
• фото з телефону або месенджерів;
• пакети документів, де в одному файлі міститься кілька рахунків.

Не потрібно вирівнювати сторінки, перейменовувати файли або розділяти документи вручну. GenAI самостійно визначає межі кожного рахунку, навіть якщо вони об’єднані в одному файлі. Це особливо зручно, коли документи надходять від постачальників у довільному форматі та з різною якістю.

Таким чином, рахунки можуть оброблятися автоматично з моменту надходження, без участі бухгалтера, або ж завантажуватися вручну — залежно від внутрішніх процесів компанії.

2. Автоматичне зчитування даних — без шаблонів і правил

Після завантаження GenAI автоматично запускає процес аналізу. Система зчитує всі ключові дані без будь-яких налаштувань з боку бухгалтера:

• реквізити рахунку (номер, дата);
• дані постачальника та покупця;
• загальні суми, ПДВ, податки, валюти;
• таблиці з позиціями, навіть якщо вони оформлені нестандартно.

На відміну від класичного OCR, GenAI розуміє фінансову логіку документа. Він відрізняє підсумкову суму від проміжних, коректно обробляє багатомовні рахунки та адаптується до нових форматів автоматично. Бухгалтеру не потрібно створювати шаблони або перевіряти, чи «підходить» рахунок системі.

3. Перевірка з візуальним підтвердженням — швидко та зручно

Хоча GenAI забезпечує високу точність, бухгалтер завжди зберігає контроль. За потреби можна швидко перевірити результат у зручному форматі:

• з одного боку — оригінальний рахунок (PDF або скан);
• з іншого — зчитані та структуровані дані.

Усі значення чітко прив’язані до відповідних фрагментів документа. Це дозволяє миттєво переконатися в правильності зчитування без перегляду кожного рядка вручну. Такий підхід значно скорочує час перевірки та знижує навантаження на бухгалтера.

4. Автоматичне відстеження та валідація даних

elDoc не лише зчитує дані, а й автоматично контролює їхню якість та коректність. Якщо з будь-якої причини частина інформації була розпізнана неточно — наприклад, через низьку якість скану, розмитий текст або нестандартний формат рахунку — платформа це виявляє.

На основі заданих вами правил та рівня скорингу впевненості elDoc автоматично визначає потенційні неточності та фіксує їх як винятки (exceptions). У таких випадках система надсилає email-сповіщення відповідальному бухгалтеру, щоб звернути увагу на документ.

Усі винятки відображаються в окремій вхідній скриньці (Inbox) в системі elDoc. Такі поля легко ідентифікувати — вони позначені червоним кольором, що дозволяє швидко зосередитися лише на проблемних випадках.

Бухгалтер може:

• переглянути документ і зчитані дані;
• швидко перевірити коректність;
• натиснути кнопку “Validate”, якщо все правильно;
• або внести необхідні виправлення, якщо вони потрібні.

Після валідації або корекції документ автоматично повертається у відповідний робочий процес, без повторного завантаження чи ручних дій. Такий підхід дозволяє обробляти основну масу рахунків повністю автоматично, залучаючи бухгалтера лише у виняткових ситуаціях.

4. Експорт зчитаних даних у зручному форматі — легко та просто

Після перевірки зчитані дані можна миттєво експортувати у форматі, зручному для подальшої роботи:

• CSV — для Excel, бухгалтерських програм або внутрішніх звітів;
• JSON — для інтеграції з ERP, фінансовими чи аналітичними системами.

Дані експортуються вже структурованими, чистими та готовими до використання. Не потрібно вручну копіювати значення, виправляти формат або перевіряти узгодженість колонок. Це дозволяє швидко передати дані в облікові системи та уникнути помилок на етапі введення.

Аналітика, яка думає за вас: нова роль бухгалтера з GenAI

З появою GenAI роль бухгалтера змінюється принципово. Якщо раніше основний час витрачався на зчитування, перевірку та ручну обробку рахунків, то сьогодні ці задачі бере на себе штучний інтелект. Бухгалтер переходить від механічної роботи до інтелектуального контролю та аналізу.

GenAI здатен аналізувати всі рахунки одночасно, а не вибіркові документи. Він бачить закономірності, відхилення та ризики, які складно або неможливо виявити вручну, навіть маючи великий досвід. Це і є «аналітика, яка думає за вас» — коли система не просто показує цифри, а допомагає зрозуміти, що за ними стоїть.

За допомогою GenAI бухгалтер отримує можливість:

• автоматично виявляти дублікати рахунків, навіть якщо вони оформлені по-різному;
• знаходити аномалії та потенційні помилки у сумах, податках або валютах;
• порівнювати витрати між періодами, постачальниками чи проєктами без ручних звітів;
• контролювати ПДВ та валютні відхилення в масштабі всієї компанії.

Найважливіше — взаємодія з даними стає максимально простою. Бухгалтер може ставити запитання природною мовою, без формул, складних фільтрів або таблиць. GenAI миттєво аналізує всі доступні документи та повертає чіткі, обґрунтовані відповіді з прив’язкою до конкретних рахунків.

У результаті бухгалтер перестає бути лише виконавцем процесів і стає активним учасником фінансового управління. GenAI дає впевненість у даних, дозволяє швидше приймати рішення та своєчасно виявляти ризики. Це не просто автоматизація — це новий стандарт роботи бухгалтера в епоху інтелектуальних фінансів.

В elDoc ми прагнемо посилити бухгалтера за допомогою GenAI, знявши з нього рутинну, трудомістку роботу та перетворивши обробку рахунків на швидкий, інтелектуальний і контрольований процес. GenAI бере на себе зчитування, перевірку та аналіз документів, дозволяючи бухгалтеру зосередитися на контролі, аналітиці та прийнятті рішень.

Наша мета — зробити складну фінансову роботу простішою, точнішою та масштабованою, щоб бухгалтерія працювала ефективніше вже сьогодні, а не колись у майбутньому.