elDoc GenAI інтегровано з сервісом Вчасно для швидкого та безпечного підписання документів

У elDoc ми розглядаємо підписання документів як невід’ємну частину керованого документообігу. У платформі elDoc реалізовано модуль електронного підписання за міжнародними стандартами, що дозволяє організаціям використовувати цифровий підпис у межах внутрішніх процесів погодження та затвердження. Користувачі можуть підписувати документи безпосередньо в середовищі процесів без розриву між узгодженням, рішенням і фіналізацією документа.

Розширюючи присутність на українському ринку, ми врахували вимоги місцевого законодавства та практику використання кваліфікованого електронного підпису. Для українських компаній важливо не лише мати технічну можливість підпису, а й працювати через звичні сервіси електронного документообігу, які вже використовують їхні контрагенти.

Саме тому elDoc інтегрувався з сервісами Вчасно, щоб надати користувачам можливість підписувати документи у зручний для них спосіб – відповідно до вимог законодавства України та ринкових стандартів електронного обміну документами. Інтеграція дозволяє запускати підписання напряму з процесу: документ автоматично передається на підпис, відстежуються статуси, а підписана версія повертається в систему без ручних операцій.

Такий підхід забезпечує цілісність процесу, зменшує операційні ризики та прискорює проходження документів від створення до юридично значущого результату – в єдиному керованому середовищі elDoc.

Що дає інтеграція elDoc + Вчасно для кінцевого користувача?

Інтеграція між elDoc та сервісом Вчасно поєднує дві ключові зони сучасного документообігу в один безперервний процес:

• внутрішнє керування документами, маршрутами погодження та бізнес-процесами – в elDoc
• зовнішній юридично значущий обмін і підпис із контрагентами – через Вчасно

Для кінцевого користувача це означає не просто “інтеграцію систем”, а єдиний робочий простір, у якому документ проходить весь шлях — від створення до юридично значущого підпису — без ручних розривів процесу.

Як виглядає наскрізний процес в elDoc з інтеграцією Вчасно для кінцевого користувача?

У elDoc внутрішній модуль керування документами – це не просто реєстрація та погодження файлів. Це кероване цифрове середовище повного життєвого циклу документа: від створення — через узгодження — до підписання, збереження, контролю доступу та подальшого аналітичного використання даних.

Користувач працює не з окремими діями, а з цілісним процесом, у якому кожен крок прозорий, контрольований і відтворюваний, а результат — керовано зберігається в єдиному сховищі документів організації. Нижче — як це виглядає на практиці.

🧩 Гнучке моделювання маршрутів погодження

elDoc дозволяє налаштовувати маршрути погодження так, як це реально працює у компанії.

Процеси можуть бути:

• послідовними або паралельними
• змішаними — з альтернативними гілками
• умовними — залежно від типу документа, параметрів, сум, підрозділу
• рольовими — коли учасник визначається за функцією, а не лише за користувачем

У вбудованому дизайнері процесів маршрути моделюються користувачем: призначаються виконавці, групи та ролі, налаштовуються автоматичні переходи між етапами, можливість делегування та заступництва. У результаті бізнес-процес формалізований у системі й виконується однаково передбачувано щоразу.

🧩 Розумні форми та шаблони документів

Створення документа в elDoc — це робота зі структурованими формами, а не з неформатованими файлами.

Користувачі можуть:

• використовувати динамічні форми під різні типи документів
• працювати з шаблонами компанії
• автоматично заповнювати поля картки документа у відповідні документи
• автозаповнювати поля з довідників і карток
• уніфікувати структуру документів у масштабі всієї організації

Це пришвидшує підготовку документів, зменшує ручні операції та мінімізує помилки — особливо для документів, що переходять у зовнішнє юридичне підписання.

🧩 Спільна робота, задачі та повна історія дій

Документ у процесі — це робочий простір взаємодії, а не вкладення в листі.

В elDoc підтримується:

• одночасний перегляд і редагування
• контроль версій
• автоматична історія змін
• журнал усіх дій по документу
• коментарі, резолюції та службові примітки
• постановка додаткових задач і доручень
• інструкції виконавцям на окремих етапах

Користувач у elDoc бачить не лише фінальний статус погодження, а повний трекінг взаємодії з документом на всіх етапах процесу система зберігає детальний журнал дій, що дозволяє відновити повну картину роботи з документом у розрізі часу, учасників і прийнятих рішень на кожній ітерації процесу.

Наприклад, під час внутрішнього погодження учасники процесу можуть у вкладці «Моніторинг» відстежувати поточні статуси документа та хід узгодження в деталях: хто і коли взяв документ у роботу, які рішення були прийняті, чи було його відхилено або делеговано – з відображенням усіх подій у розрізі кожної ітерації процесу.

Процес підписання через Вчасно з моніторингом в elDoc

Коли документ проходить підписання через Вчасно, користувачі прямо в інтерфейсі elDoc бачать актуальні статуси підписання контрагентами. Таким чином повністю відстежується весь життєвий цикл документа: від внутрішнього погодження — до зовнішнього юридично значущого підписання — а також подальші дії за процесом, включно з пов’язаними задачами та дорученнями, якщо вони передбачені маршрутом.

🧩Пов’язане середовище документів і контрагентів

У elDoc формується зв’язана екосистема даних, у якій документи існують у повному бізнес-контексті. Платформа надає вбудовану документно-орієнтовану CRM-модель для ведення бази контрагентів, партнерів і клієнтів — без відриву від процесів погодження та підписання.

Кожен контрагент має власний профіль у системі elDoc, де зберігаються ключові ідентифікаційні дані, зокрема ЄДРПОУ та email. Саме ці атрибути використовуються як зв’язуючий ідентифікатор для автоматичного зіставлення та прив’язки контрагента під час підписання через інтегрований сервіс Вчасно.

Це означає, що користувачу не потрібно дублювати дані: якщо контрагент уже заведений в elDoc і призначений у процесі, підписання через Вчасно запускається без додаткових кроків — за умови, що такий контрагент існує у сервісі підписання.

Після підписання документа:

• підписана версія автоматично повертається в процес і продовжує маршрут
• документ автоматично прикріплюється до профілю контрагента
• зберігається вся історія взаємодії за цим партнером

Додатково в профілі контрагента можна:

• призначати follow-up задачі
• додавати співробітників і контактних осіб
• розширювати контактні дані
• накопичувати пов’язаний пакет документів і процесів

Такий підхід забезпечує цілісність даних і інтеграцію процесів в одному робочому середовищі — без розрізнених довідників і повторного введення інформації.

🧩 Єдине сховище юридично підписаних і внутрішніх документів для аналітики та GenAI

У elDoc життєвий цикл документа не завершується на етапі підпису. Після завершення підписання – зокрема через інтеграцію із зовнішніми сервісами Вчасно – документ автоматично повертається в єдине централізоване сховище даних elDoc і стає частиною керованого корпоративного репозиторію.

У сховищі в одному середовищі зберігаються:

• юридично підписані документи
• внутрішні документи, що не потребують юридичного підпису
• усі версії та редакції
• пов’язані файли та матеріали
• метадані процесу, погодження та підписання
• історія дій та ітерацій маршруту

Це формує єдину довірену базу документів організації – без розрізнених архівів, локальних копій і дублювання.

Централізація даних додатково відкриває можливості для:

• побудови управлінської та процесної аналітики
• контролю життєвого циклу документів і retention-політик
• наскрізної звітності по процесах погодження і підписання
• використання GenAI для аналізу змісту документів
• виявлення закономірностей, ризиків і відхилень
• інтелектуального пошуку та узагальнення даних

У результаті сховище elDoc працює не лише як архів, а як активне джерело знань і аналітики для прийняття рішень.

🧩 Гранульоване управління правами, безпекою та життєвим циклом документів

У elDoc управління документами поєднане з багаторівневою моделлю безпеки та контролю доступу. Платформа використовує гранульований підхід до прав і політик, тому документи, процеси та аналітика доступні лише тим користувачам, кому це дозволено роллю, підрозділом і функціональними обов’язками. Кожен учасник працює тільки з дозволеними типами процесів і документів: може запускати лише визначені для нього сценарії, бачить релевантні шаблони та категорії справ і не перевантажений зайвими маршрутами — це допомагає чітко розділяти зони роботи між юридичними, кадровими, фінансовими та іншими підрозділами. Права доступу налаштовуються детально — на рівні документа та процесу (перегляд, редагування, погодження, підпис, експорт), а також за ролями й групами. Окремо підтримується керування життєвим циклом документів: retention-політики, строки доступу, архівація та обмеження використання після завершення процесів. Інфраструктурна безпека включає MFA, за потреби шифрування даних відповідно до політик середовища, high-availability розгортання та повне журналювання доступів і дій.

Які переваги надає інтеграція Вчасно для користувачів elDoc?

Інтеграція сервісу Вчасно з платформою elDoc робить підписання документів природною частиною всього бізнес-процесу, а не окремою операцією. Для користувачів це означає швидшу роботу, повний контроль і менше ручних дій, а також наскрізний моніторинг усіх подій – як внутрішнього погодження, так і зовнішнього юридично значущого підписання контрагентами.

Юридично значущий підпис

Документи підписуються зовнішніми контрагентами через Вчасно відповідно до вимог законодавства України.

Повна прозорість процесу

Користувачі бачать статуси погодження та підписання прямо в elDoc, включно з історією дій і часовими мітками.

Безперервний end-to-end процес

Повністю відстежується шлях документа: внутрішнє погодження → зовнішній підпис → подальші процесні дії → збереження →GenAI.

Автоматичне повернення результату

Підписаний документ автоматично повертається в бізнес-процес і зберігається в єдиній базі elDoc, а також автоматично прив’язується до профілю контрагента в документно-орієнтованій CRM elDoc, зберігаючи повний контекст взаємодії.

Зручність для контрагентів

Зовнішні партнери підписують документи у звичному для них середовищі Вчасно без доступу до внутрішніх систем.

Безпека та контроль доступу

Підписані документи зберігаються з гранульованими правами доступу, аудитом і політиками retention та доступом до GenAI.

Які переваги надає вбудоване в elDoc підписання через Вчасно для користувачів Вчасно?

Єдиний end-to-end процес управління документом

Усі етапи роботи з документом об’єднані в одному керованому процесі:

• внутрішнє погодження
• зовнішнє юридично значуще підписання
• внутрішні follow up активності після підписання документу
• централізоване зберігання
• управління всім життєвим циклом на різних стадіях
• аналітика та доступ до GenAI

Без розривів між системами та без ручних операцій.

Єдина база контрагентів, партнерів

Формується централізована документно-орієнтована CRM:

• єдиний профіль контрагента
• чітка прив’язка підписаних та додаткових документів (які не потребують юридичного підписання) до контрагента
• повна історія взаємодії та ітерацій по контрагенту
• відсутність дублювання даних

Контрагент задається один раз і використовується у всіх процесах внутрішнього погодження та зовнішнього підписання.

Гнучкі внутрішні процеси погодження

Можливість будувати процеси внутрішнього погодження будь-якої складності:

• послідовне, паралельне та комбіноване погодження
• бібліотека процесів під різні типи документів
• автозаповнення шаблонів з картки документа
• нагадування та контроль виконання дій
• моніторинг процесів у реальному часі
• онлайн-робота з документами з контролем версій
• ітераційність маршрутів погодження

Контроль, безпека та управління доступами

Повний контроль доступу і дій:

• гранульовані права на запуск і перегляд процесів
• розмежування доступів між ролями та підрозділами
• додаткові дії та проєктні задачі з відстеженням
• політики retention і архівації
• аналітика та звітність по документах і процесах

Підтримка українських і міжнародних стандартів підпису

В одній платформі доступні:

• юридично значущий підпис за вимогами законодавства України (через Сервіс Вчасно)
• підтримка міжнародних стандартів електронного підпису (через функціональні можливості elDoc)
• можливість працювати з локальними та міжнародними контрагентами

Інтелектуальна обробка документів (GenAI)

Доступ до сучасних AI-можливостей:

• автоматичне зчитування даних (OCR, Computer Vision)
• аналіз змісту документів за допомогою LLM
• зчитування даних з будь-яких форм документів
• зменшення ручної обробки документів

Масштабованість від SMB до Enterprise

Платформа підходить як для малих компаній, так і для Enterprise:

• структуроване управління великими обсягами документів
• безпечний обмін файлами з зовнішніми контрагентами (secure file sharing)
• підтримка організаційної структури
• заступництво та делегування
• гнучка модель управління користувачами
• доступи на рівні файлів і полів
• watermark, QR-codes
• синхронізація з AD та іншими корпоративними системами
• управління доступами на рівні enterprise, включаючи можливість локального розгортання та шифрування данних

GenAI нового покоління + інфраструктурна гнучкість

Доступ до сучасних GenAI можливостей:

• класифікація, упорядкування та структуризація файлів
• глибокий інтелектуальний аналіз великих масивів даних та документів
• локальне, хмарне або гібридне розгортання

elDoc + Вчасно: єдиний наскрізний процес управління та підписання документів

Інтеграція elDoc із сервісом Вчасно формує цілісну екосистему управління документами, у якій підписання є логічним продовженням бізнес-процесу. Платформа elDoc поєднує підтримку українських і міжнародних стандартів електронного підпису, що дозволяє працювати як з локальними, так і з міжнародними контрагентами в єдиному процесі. Усі етапи роботи з документом — ініціація, внутрішнє погодження, зовнішній юридично значущий підпис, подальші дії, зберігання та аналітика — об’єднані в одному керованому середовищі, підсиленому можливостями GenAI для інтелектуальної обробки, аналізу та використання документних даних.

Користувачі працюють у зрозумілих і гнучких процесах, з повним моніторингом і контролем доступів, без дублювання даних і ручних операцій. Єдина база контрагентів, гранульовані права, політики життєвого циклу, підтримка українських і міжнародних стандартів підпису та можливості GenAI перетворюють elDoc разом із Вчасно на сучасну платформу для масштабованого, безпечного й аналітично орієнтованого документообігу — готову як для локальних компаній, так і для enterprise-рівня та міжнародної взаємодії.